Gestión del alcance de proyectos

Gestión del alcance de proyectos

Hablando en términos de gerenciamiento de proyectos es de inferir que el termino alcance hace referencia a la capacidad previamente establecida por los encargados de dar inicio a un proyecto para que en el proceso de planeación ejecución y control de este, se entienda claramente con qué cualidades, características y limitaciones se debe trabajar para cumplir con los objetivos propuestos, asimismo estos objetivos también son condicionados por el alcance que cuente el proyecto para cada trabajo.

De acuerdo con el Instituto de gerencia de proyecto, un alcance es la configuración de un conjunto de cinco procesos los cuales se componen de acciones y actividades enfocadas a cumplir con la realización de un producto, resultado o servicio; estos proceso nombrados de la siguiente manera: planeación del alcance, definición del alcance, estructura de desagregación de trabajo, verificación del alcance y control del alcance son herramientas claves para el cumplimiento satisfactorio de los objetivos del proyecto.

De manera ordenada, la planeación del alcance del proyecto es el primer paso para dar inicio al plan de proyecto, en este se tiene la libertad de describir de una manera abierta las escogencias del proyecto para seguidamente ajustaras a las necesidades del cliente, esto implica dar un inicio, un fin y una guía que ilustre las direcciones y especificaciones de trabajo para cada uno de los entregables del proyecto.

La definición del alcance enfatiza en el cumplimiento de objetivos bajo los cuales se describe una clara descripción del alcance que no solo servirá para saber hacia dónde se quiere dirigir el proyecto, sino también de la manera que se va lograr, adicionalmente esta definición servirá como documento que ayudara a confirma las decisiones y medidas que se deben tomar a lo largo del desarrollo del proyecto para evitar malas interpretaciones y continuar en la misma dirección.

Como tercer proceso se encuentra la estructura de desagregación de trabajo, que como su nombre lo indica, esta intenta ilustrar como seria la división de un producto en partes mínimas de fácil ejecución, de tal forma que siguiendo una estructura con nivel de jerarquía, todo el personal involucrado pueda visualizar de manera detallada el trabajo a realizar o a entregar en cada parte mínima o paquete de trabajo; debido a la cantidad de entregables que pueden componer una estructura de trabajo se hace necesario manejar un diccionario de estructura de desagregación de trabajo.

Para rectificar que cada entregable cumple con los requisitos definidos de aceptación es necesario crear un proceso que provea retroalimentaciones y que aseguramiento de que se cuentan con estos requerimientos es necesario implementar una verificación del alcance que también a futuro minimizara demoras e inconvenientes.

A medida que se avanza en el proyecto es probable que surjan ideas de cambio o acciones correctivas que deberán ser autorizadas y controladas por el proceso de control del alcance, este minimizara demoras y complicaciones futuras, debido a que para hacer estos cambios en el proceso de control del alcance se realiza un estudio que verifique el efecto del cambio sobre variables como tiempo, costo y recursos, evitando que el proyecto se extienda por fuera de su alcance.

Sumando todos los procesos nombrados anteriormente hará que todo proyecto se desarrolle a lo largo de la estructura de desagregación de trabajo sin complicaciones que no se puedan solucionar, además de evitar sobrecostos y repetir tareas que repercuten es más esfuerzo y tiempo.

Cronograma de proyecto

Todo proyecto se puede valorar de acuerdo a las buenas prácticas que se tuvo en este para el ejecución de su alcance, como también de su capital previsto para el desarrollo. Estas buenas prácticas mencionadas en el artículo the five secrets of proyect scheduling toman como fundamento la eficaz utilización del cronograma de proyecto; una buena utilización y actualización de este cronograma facilita y asegura la ejecución de un proyecto con éxito en la identificación a tiempo de posibles riesgos, malinterpretaciones y otros posibles problemas que pueden llegar a afectar significativamente el progreso del proyecto en cualquier etapa de la vida de este;

De tal manera que un cronograma en la elaboración de un proyecto actúa como mapa con exactas indicaciones que sirve de guía para conocer la ubicación temporal y la dirección de que se debe tomar; asimismo este mapa cuenta con cinco secretos o pasos que si se implementan contribuirán a un proyecto exitoso enfocándose en cada uno de estos de la siguiente manera: crear un cronograma de proyecto basado solamente en entregables, establecer y mantener un apropiado nivel de detalles, implementar una actualización regular y un proceso de reporte de datos, revisar y regular periódicamente el cronograma y crear y seguir estándares certificados de gerencia de proyectos para cronogramas.

La creación de un cronograma de entregables marca una diferencia física en el inicio y finalización de estos mismo ya que se habla de documentos tangibles que representan el cumplimento de trabajos, por otro lado, sabiendo que la culminación de todos los entregables se entiende como la finalización de un proyecto, hace que tenga mas sentido la realización de un cronograma aparte solamente basado en entregables. Existen dos pasos para la realización de un cronograma de entregables: Identificar todos los entregables y sus responsables y Construir una estructura de desagregación de trabajo compuesta solamente de entregables.

Determinar el apropiado nivel de detalle de cada cronograma para gestionar un proyecto es una decisión fundamental y única para cada proyecto y esta debe ser definida de acuerdo a la duración de cada tarea y a complejidad del trabajo, adicionalmente esta decisión debe ser tomado antes de querer construir un cronograma de trabajo; asegurar que todos las tareas incluidas en el cronograma cumplen los criterios establecidos puede considerarse tiempo perdido pero en la ejecución puede ser una clave para la temprana identificación de retrasos, problemas y riesgos que se pueden evitar o mitigar preguntados si de verdad una tarea contribuye al conjunto o uno de los entregables, si la tarea tiene el apropiado nivel de detalle, si esta tarea tiene asignado como mínimo un recurso y si la tarea en cuestión pertenece a una continuación de un grupo de tareas. Solamente cuando todas las preguntas son afirmativas puede considerarse agregar una tarea al cronograma de trabajo del proyecto.

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