Glosario de términos de convenciones y eventos

CONCEPTOS Y TÉRMINOS

CONVENCIONES Y EVENTOS

A

ACARREO: Transferencia de artículos de exhibición del punto de arribo al área de exhibición.

ACOMODO: Forma de ordenar los asientos de un evento.

ACOMODO LIBRE: Evento en el que no existen lugares reservados para los invitados o participantes ni pre – asignación alguna.

ACOMPAÑANTE: Persona que no participa en el programa técnico, profesional o científico pero que viaja con el participante.

AFICHE: Cartel publicitario.

AFORO: Capacidad de un espacio, auditorio o teatro expresada en número de personas.

AGENDA: Temas a discutir en una reunión.

AMENIDADES: Suministros y objetos ofrecidos en cortesía por un hotel o proveedor.

ANFITRIÓN: Asociación, organismo corporativo, entidad, ciudad o país que acoge un evento para que se celebre bajo su jurisdicción.

ÁREA DE EXPOSICIÓN: Espacio efectivo en el que se distribuyen los stands de una exposición.

ÁREA DE REGISTRO: Área designada, usualmente fuera del salón de exhibición o del de conferencias, en donde se lleva a cabo el registro.

ASISTENCIA: Número total de personas que asisten a un evento.

AUDITORIO: Asistentes a una reunión. Público.

B

BANQUETE: Cena formal en la que se pronuncian discursos por parte de las autoridades presentes.

BANNER: Panel de comunicación suspendido en el aire, elaborado de papel o tela, que pude ser usado para colgar señalizaciones.

BIENVENIDA: Servicios y actividades organizadas en torno a la recepción y familiarización de los participantes en un evento.

BLOQUEO: Reservación de determinado número de espacios en transportación o alojamiento como reservación tentativa previa a ala definición precisa del tamaño del evento.

BOCADILLOS: Alimentos en una recepción que no requieren  cubiertos.

BOLETÍN DE INFORMACIÓN: Circular con indicaciones, anécdotas y datos importantes del evento, se distribuye durante el evento.

BOLETIN DE PRENSA: Comunicado escrito o digital  a los medios de comunicación con información relativa al evento.

C

CARPETA: Documentos que se entregan a los participantes de un evento al momento del registro.

CENA DE GALA: Evento social relevante realizado en cualquier tipo de evento, acompañado de discursos, actividades de animación musical.

CENA OFICIAL: Toda cena que forma parte del programa oficial.

CENTRO DE MENSAJES: Lugar en el cual cartas y mensajes son almacenados y entregados a sus destinatarios en un evento.

CEREMONIA DE CLAUSURA: Clausura formal de un evento que requiere y sigue un guión específico en la cual los temas de los que se han discutido a través del evento son resumidos y las posibles conclusiones son hechas y anunciadas.

CEREMONIA DE INAUGURACIÓN: Inauguración oficial de un evento que requiere de un guión específico.

CEREMONIAL: Conjunto de prácticas y reglas que se observan en actividades oficiales y que reflejan un alto grado de solemnidad y/o formalidad. Protocolo.

CERTIFICADO DE PARTICIPACIÓN: Documento que se entrega personalmente a los participantes de un evento.

CIERRE DEL EVENTO: Tiempo especificado para la clausura de un evento o exhibición y del inicio del desmantelamiento.

CICLO DE CONFERENCIAS: Serie de conferencias dictadas por profesores y especialistas en una determinada materia.

COCTEL: Acto social de cordialidad y contactos donde se ofrecen alimentos  ligeros y bebidas. La duración de este evento es limitada y la asistencia controlada y seleccionada previamente. Generalmente se aprovecha para dirigir unas palabras o hacer una presentación.

CÓDIGO DE VESTUARIO: Protocolo de vestuario que se establece para cada acto de la reunión de negocios. Puede ser formal, de etiqueta o casual. Éste código se informa a los participantes en el programa.

CONFERENCISTA: Persona que dicta la conferencia.

COSTO DE PARTICIPACIÓN: Presupuesto de gastos en que incurre el participante.

COSTO POR PERSONA: Cuota de inscripción al evento.

CRONOGRAMA: Calendario de actividades.

D

DELEGACIÓN: Representantes de un país, organización o asociación que asisten a un evento.

DELEGADO: Persona que asiste a un evento, para visitar expositores  y/o asistir a reuniones y conferencias. Representante de voto en una reunión. Miembro de una delegación.

DESMONTAJE: Acción y tiempo requerido para retirar de un salón los materiales y el stand utilizados durante una exposición.

DIRECTORIO DE EVENTO: Lista que contiene los números de los stands de todos los expositores de un evento y que muestra en un mapa la ubicación de los mismos.

DISCURSO DE APERTURA: Discurso formal pronunciado por una persona eminente al inicio de un evento para dar la bienvenida a los participantes y para dar por iniciados los trabajos.

DISCURSO DE CLAUSURA: Discurso formal pronunciado por una persona eminente al final de un evento para dar a conocer los resultados más relevantes.

E

EDECÁN: Personal profesional para atención y apoyo en diversas áreas de responsabilidad durante una reunión, tales como: registro, salas de conferencias, traslados, atención a los VIP’s.

ENDOSO: Dar su aprobación o acuerdo en una cierta cosa o en un evento.

ENTREGA DE PREMIOS: Ocasión en la que una empresa otorga distinciones a los ganadores de un concurso.

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