PLAN DE ACCIÓN AUDITORÍA DE SEGURIDAD BELMIRA

Observaciones de Auditoría

Plan de Acción

En el periodo auditado se evidencio que no se está realizando por parte del personal administrativo de la tienda o JDT, Supervisor de turno, la inspección en Baños, pasillos, área de procesos, bodega, áreas restringidas, puertas y ventanas, garantizando la seguridad de la tienda y que no quede personal al interior.

Al final de  todos los turnos de cierre de tienda, el JDT o supervisor de turno inspeccionará todas las áreas de la tienda para verificar que no haya personal extraño o vías de acceso abierto hacia la tienda. Esto será revisado por el JDT en las cámaras una vez a la semana y la Jefe de Zona, revisará también cámaras dos veces al mes. Esto con el fin de verificar el correcto cumplimiento.

Se evidencia en el periodo auditado que no se está realizando la revisión adecuada por parte del personal administrativo supervisores y JDT, no se realiza la revisión de bolsos y el visado de los productos que traen los empleados al ingreso de la tienda, es necesario que a la salida de los empleados en ausencia del guarda el JDT o supervisor de turno realice una revisión de los bolsos minuciosa garantizando que no se sustraiga mercancía en las pertenencias de los empleados, no se validan las compras de los empleados versus la factura de pago, generando riesgos para sustracción de mercancías de la compañía.

Todos los días al final del turno del cierre de tienda, se verificarán las maletas y bolsos de los operadores. Adicionalmente, se verificará cada compra con su respectiva factura. Únicamente se podrán ingresar las compras dentro de las maletas, cuando el encargado de turno haya verificado cada producto con recibo de pago. En caso de incumplimiento se  procederá a realizar un diálogo de desarrollo con el operador. El JDT verificará una vez a la semana en cámaras que este procedimiento se esté realizando y la JDZ verificará una vez al mes. El supervisor o JDT que no esté realizando el procedimiento tendrá un diálogo de desarrollo y si persiste, un proceso disciplinario.

En el proceso de entrega de kits de dinero y conciliaciones es necesario que el jefe de tienda o supervisor de turno esté observando el procedimiento desde que inicia hasta que el dinero se encuentre dentro del cofre, se evidencia en el periodo auditado que no se cumple procedimiento de entregas de kit y alistamiento de dineros en la gerencia, sino se obseva al supervisor Santiago Parra alistando y llevando el cajón hasta el POS, donde la operadora no tiene la oportunidad de recibir, alistar y verificar su kit, se observa personal de operadores conciliándose solos en la oficina de gerencia, con la caja fuerte abierta generando espacios para pérdida a la compañía.

Se cumplirán los procedimientos de entrega de kits de dinero y conciliación. En ningún momento se dejará operadores solos en la oficina de Gerencia, conciliándose, contando kits de  dinero o manipulando cualquier cantidad de dinero. Adicionalmente, no se dejará en ningún momento la caja fuerte abierta. Estos procedimientos serán verificados por el JDT una vez a la semana en cámaras y la JDZ verificará una vez al mes. El supervisor o JDT que no esté realizando los procedimientos tendrá un proceso disciplinario.

La puerta de la oficina de Gerencia debe estar en todo momento cerrada y asegurada. Se observa la puerta de gerencia abierta en algunas ocasiones y adicional a pesar de que es un área restringida, los operadores ingresan solos a gerencia con las llaves de ésta.

Bajo ninguna circunstancia se le prestarán las llaves de Gerencia a los operadores. Adicionalmente, la puerta de la oficina siempre se mantendrá cerrada y asegurada. El JDT realizará una revisión semanal por CCTV para verificar el correcto cumplimiento de estos procedimientos. Adicionalmente, la JDZ realizará una revisión aleatoria una vez al mes, con el mismo fin de verificar el cumplimiento.

El cofre debe permanecer cerrado de forma inmediata una vez se finalice la actividad de verificación de kits, entrega de kits, o cualquier otra actividad. Se observó el día 03 de marzo que se deja la caja fuerte abierta toda la noche hasta el día siguiente, gerando riesgos para hurto de los dineros en caso de intrusión a la tienda; adicional se observa la  indisciplina constante al mantener la caja fuerte abierta sin bloquearla.

En ningún momento se dejará el cofre abierto. En caso de incumplimiento y/o negligencia por parte del encargado de turno, se procederá a realizar un proceso disciplinario (en caso de reincidencia) o diálogo de desarrollo (en caso de primer error). El JDT realizará revisiones periódicas semanales por CCTV para verificar el correcto cumplimiento y la JDZ realizará revisiones bisemanales.

Las llaves deben ser custodiadas en todo momento por el JDT o supervisor encargado, asegurando el cofre de las llaves ubicado en la gerencia. Se observa el préstamo de las llaves de la puerta de gerencia a los operadores y la manipulación de las llaves del casillero de llaves por estos, exponiendo las llaves de la tienda.

Bajo ninguna circunstancia se le prestarán las llaves de Gerencia a los operadores o se permitirá la manipulación del cofre de las  llaves. Adicionalmente, la puerta de la oficina siempre se mantendrá cerrada y asegurada. El JDT realizará una revisión semanal por CCTV para verificar el correcto cumplimiento de estos procedimientos. Adicionalmente, la JDZ realizará una revisión aleatoria una vez al mes, con el mismo fin de verificar el cumplimiento.

Los probadores de billetes se encuentran desconectados, no son usados por el personal de la tienda durante su rol de Cajero.

Los  probadores de billetes se conectarán y los operadores deberán utilizarlos en todo momento del turno. El encargado de turno deberá verificar  que éstos están siendo utilizados por cada operador.