¿POR QUÉ SE ESTUDIA ADMINISTRACIÓN?

1.  ¿POR QUÉ SE ESTUDIA ADMINISTRACIÓN?

Una de las razones que hace importante el estudio de la administración, es porque está disciplina permite emplear con eficiencia y eficacia los recursos humanos, financieros y materiales.  Hay cierta controversia en la utilización de los conceptos eficiencia y eficacia, por lo que es necesario definir ambos términos:

Eficiencia: Realizar adecuadamente las actividades (reducir al mínimo los recursos empleados).

Eficacia: Realizar las actividades bien (alcanzar objetivos).

Por lo que eficiencia hace referencia a la optimización de los recursos con los que se cuenta, o sea, las actividades son realizadas con la utilización de recursos de la mejor manera.

Por otra parte, la eficacia es la realización correcta de las acciones previamente propuestas.

ESTUDIO DE CASO: COMPAÑÍA G

La compañía G quiere expandir sus operaciones a Oaxaca y Monterrey, para ello los altos ejecutivos de la empresa mandan al Lic. Rodolfo Rodríguez al estado de Oaxaca y a la Lic. Isabel Torreblanca a Monterrey para evaluar la posibilidad de comprar inmuebles para sus sucursales.  A ambos se les asignaron viáticos de $30.000 y deben entregar         reportes a la semana siguiente de su arribo a esas ciudades de la República Mexicana.

ESCENARIO 1: EEFICAZ Y EFICIENTE

El Lic.  Rodolfo Rodríguez opta por visitar a su tío que vive en Oaxaca para no gastar en un hotel. Los primeros cuatro días sale a caminar con su pariente y entre ambos deciden salir porque Oaxaca está muy cambiada desde que el Lic. Rodríguez dejó el estado, en busca de un empleo en la Ciudad de México.  Asimismo deciden que es buena idea que Rodolfo camine y visite algunas inmobiliarias que le puedan ser de interés de su compañía.  Por supuesto los gastos fueron asumido por viáticos asignados por la compañía tanto del Lic. Rodríguez como de su tío, corren a cuenta de los viáticos por la Compañía G.

Al quinto día, el Lic. Rodríguez decide regresar a las inmobiliarias previamente visitadas y así elaborar su reporte para la compañía G.  Sin embargo, en ese día preciso, hay una manifestación en gran cantidad de calles por lo que llega muy tarde a la casa de su tío, aunque después de tres horas, por computadora manda su reporte a su superior en la compañía G.

OBSERVACIONES

El Lic. Rodolfo Rodríguez debe ser considerado eficaz ya que cumplió su meta de mandar cotizaciones de inmuebles a su superior, sin embargo, no puede ser considerado eficiente ya que en los paseos con su pariente no midió gastos y cargó la totalidad de las cuentas a la compañía.  Además habría podido enviar su reporte más rápido si días atrás lo hubiera empezado a realizar.

ESCENARIO 2: EFICIENTE PERO NO EFICAZ

El primer día que llegó a Monterrey, la Lic Torreblanca decide ir a un hotel barato para no cargar demasiados gastos a la compañía.  Además decide ir a una sola inmobiliaria para enviar lo más pronto posible su reporte.  En ese lugar, le aseguran que al tercer día por la noche le darán varias opciones para su reporte, sin embargo, rápidamente se cumplió el plazo y la inmobiliaria no pudo enviarle los datos solicitados y le solicitaron más tiempo para cumplir la encomienda.

Al quinto día por la tarde, la inmobiliaria le comentó que no podría cumplir con su encargo porque uno de sus principales vendedores se encontraba enfermo y no podían tener los datos de su computadora.  Desesperada, la Lic. Torreblanca buscó en diversas páginas de internet, varias opciones para cumplir con su reporte, aunque, ninguna de ellas era de las características que buscaba la compañía G pero envió de todas formas el reporte a su superior.

OBSERVACIONES

A pesar de que la Lic. Torreblanca ahorró en los gastos de representación de su compañía y fue eficiente en su manejo, no puede ser considerada eficaz ya que no cumplió con la meta de buscar inmuebles con las características deseadas por su empresa.

Para concluir es necesario señalar que:

“Aquel que es eficiente optimiza los recursos con miras al cumplimiento de objetivos.”

“Aquel que es eficaz cumple con los objetivos que le han sido propuestos.”

“Se puede ser eficaz sin ser eficiente, pero difícilmente se podrá ser eficiente sin ser eficaz porque no se pueden optimizar adecuadamente los recursos sin haber cumplido objetivos”.

Así:

La eficacia depende de cumplir con éxito la tarea asignada; la eficiencia se refiere a la optimación de recursos (hacer un uso correcto de los mismos).

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