Servicio social- Nombre de la institución o dependencia

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Nombre de la institución o dependencia

La prestación del servicio social se realizó a cabo en Servicios educativos integrados al Estado de México en el departamento de registro y archivo  cuyas oficinas se encuentran ubicadas en José María Velazco #145 Col. Los ángeles Toluca Edo. México.

1.2. Objetivos y servicios que se presta

Debido a la necesidad de mover y escanear  muchos documentos los equipos necesitan de reparación  y constante mantenimiento.

Como también el traslado de documentos  dentro las diferentes áreas de la estancia y apoyo técnico en el equipo ya sean de mantenimiento correctivo y preventivo para mantener los equipos en óptimas condiciones y poder realizar los procesos  eficientemente y en el tiempo y forma que correspondan.

Elaboración de oficios importantes  dentro  de la dependencia ya sea para la autorización de equipo nuevo o requerir  piezas para los diferentes equipos en reparación

2.- INFORMACIÓN ESPECÍFICA

2.1 Organigrama del departamento [pic 1]

2.2 Puesto y nombre del Jefe Inmediato

• Jefe del departamento de registro y archivo: Lic. José Luis Rojas Cruz

2.3 Breve descripción del Departamento

El departamento de registro archivo que pertenece a servicios  educativos  al estado  de México. Es un organismo público descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio. Tiene como objetivo digitalizar los expedientes del personal del organismo con la finalidad de proveer una consulta digital en áreas administrativas

2.4 Funciones del Departamento

Algunas de las funciones del departamento son:

• Pago de percepciones de educación básica y superior
• Validación de plazas presupuestales
• Atención al público como credenciales
• Control de la asistencia del personal
• Digitalización de documentos para su consulta.

2.5 Actividad del Departamento

Las actividades que realiza el departamento de registro y archivo son las siguientes:

•   Firma de documentos para validación de tareas dentro del área de digitalización.
• Control de documentos  a través de un sistema , para conocer la ubicación física  dentro de los procesos
• Agilizar la consulta de los expedientes ,mediante un sistema  evitando perdida y maltrato de documentos
• Control de transferencia de expedientes , mediante un módulo del sistema , para tener registro donde se envió y quien lo recibió
• Digitalización de documentos y expedientes
• Resultados de exámenes para plazas
• Consultas de documentos por internet
• Dudas y aclaraciones de las consultas

3. INFORMACIÓN PARTICULAR

3.1 Programa Desarrollado

Los Servicios Educativos Integrados al Estado de México, cuenta con 65,964 trabajadores activos, generando de 6,000 a 12,000 documentos de incidencias mensuales los cuales tienen que ser integrados al archivo.

Se estima que el Organismo cuenta aproximadamente con 120,000 expedientes (Activos, Inactivos y Archivo muerto), de los cuales actualmente se tiene un registro de 94,372.

El ingreso de los documentos son turnados por diferentes áreas, departamentos u organismos, pasando por varios procesos (ordenación alfanumérica, depuración, expurgo, y digitalización) antes de su integración al su expediente correspondiente. El problema principal es el tiempo excesivo que se lleva cada proceso, lo que ocasiona retraso en trámites realizados por los empleados u algunas áreas, agregando que se desconoce la ubicación durante los procesos.

Otro de los problemas son los préstamos de expedientes ya que no se tiene un control de estos por lo que ocasiona que se lleguen a extraviar expedientes o que el área usuaria tarde mucho en regresarlos al archivo.

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