Actividad de Proyecto: Elaborar y presentar la propuesta con base en el diagnóstico.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Técnico en Organización de Archivo.
• Código del Programa de Formación: 510551
• Nombre del Proyecto: Organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas.
• Fase del Proyecto: Análisis y planeación
• Actividad de Proyecto: Elaborar y presentar la propuesta con base en el diagnóstico.
• Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

• Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.
• Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas

• Duración de la Guía: (     ) horas

1. PRESENTACION

La redacción comercial permite al empresario actual, mejorar las relaciones interpersonales,  elevar su productividad y rendimiento; ya que de las funciones administrativas se desprenden infinidad de documentos  que son los que soportan las acciones actividades y procesos.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante señalar  que la presente guía   permite a los aprendices afianzar los  conocimientos claves para la elaboración, transcripción y digitación  de documentos organizacionales.

De igual forma, redactar implica

3.  FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la(s) Actividad(es):

• Foro sobre importancia de la digitación en el ámbito empresarial.
• Taller individual: conociendo del teclado.                            
• Taller grupal: transcribiendo contra reloj
• Reflexión sobre: la importancia de lectura comprensiva para mejorar la redacción.
• Taller de lectura de los textos: La carta a García y ¿quién se ha llevado mi queso?                                
• Mesa redonda: importancia la redacción comercial en la era del conocimiento
• Consulta y puesta en plenaria por equipos de proyecto: manual básico de ortografía
• Debate sobre la importancia de las cualidades del texto en los documentos comerciales.                
• Seminario Taller: identificando clases  y tipos de párrafos en las diferentes lecturas textuales (narrativa, descriptiva, argumentativa y expositiva) aplicadas a documentos comerciales.
• PHILLIS 66 sobre documentos administrativos  (leyes decretos acuerdos y circulares entre otros) y contables (facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso e ingreso, salida y entrada
• Estudio de casos:

• Caso Manix
• Caso navegando entre signos de puntuación y ortografía

• Seminario taller elaboración de documentos empresariales, aplicando la GTC 185 y  NTC 1486.

•Ambiente Requerido: Sala de informática, ambiente de formación,

• Materiales: Papelería, Marcadores, Borradores, Bolígrafos, Lápices, Resmas de papel, Computadores, Video Beam o TV,  

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DESARROLLO DE ACTIVIDADES

Lea el siguiente texto y participe en el foro que se encuentra en Blackboard  (importancia de la digitación en el ámbito empresarial)

HERRAMIENTAS EMPRESARIALES

El concepto de la oficina sin papel está cobrando cada vez más auge debido a las facilidades que otorga la digitalización de documentos, en este post hablaremos sobre este tema y las ventajas que ofrece para las oficinas que lo adoptan. La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa. Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que permite su almacenamiento en los discos internos de cualquier computadora en sistemas de almacenamiento masivo con la facilidad de contar con respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB que garantizan un mantenimiento de los archivos en condiciones óptimas.

La digitalización de documentos no sólo está dirigida a las empresas, se puede utilizar para facilitar el acceso a los archivos en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, empresas de bienes raíces, bibliotecas, hoteles, dependencias gubernamentales, farmacéuticas, etc. Aquellas organizaciones, industrias, empresas o instituciones que estén interesadas en la sustitución del uso del papel para el almacenamiento de archivos por imágenes digitales que pueden ser consultadas con rapidez, sin riesgos de deterioro ni extravío.

Ventajas de la digitalización de documentos:

• Mayor almacenamiento de archivos en un espacio mucho menor. Sin archiveros, papeles tirados ni pérdidas de documentos.
• Economía: el costo de una imagen fotocopiada es similar al de una imagen digitalizada, pero la fotocopia no puede integrarse a ningún sistema digitalizado y puede dañarse con mayor facilidad.
• Visibilidad, un documento impreso solo puede ser visto por una persona a la vez, en cambio una imagen digital puede consultarse y compartirse por una gran cantidad de personas.
• Mayor acceso a documentos importantes. Buscar un documento de mayor antigüedad se hace más sencillo con la digitalización de documentos y se puede buscar documentos simultáneamente sin pérdida de tiempo en el proceso.
• Aumento en la productividad al facilitar el acceso a los archivos de la organización.
• Ahorro en papel, copias, impresiones, tóner y mobiliario para archivar documentos.
• Durabilidad, las imágenes digitales no se dañan ni pierden nitidez como las imágenes impresas.
• Los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos.

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Actualmente la digitalización de documentos forma parte del proceso operativo y administrativo de una organización, especialmente en las áreas administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad, desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, etc.

DOCUMENTOS DE APOYO: Ampliar temas teniendo en cuenta los siguientes  link y los documentos que se encuentran en la carpeta “Material de apoyo”, la cual se encuentra en blackboard  

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