DESARROLLO DE LA REUNIÓN:
Inicialmente se hace un recorrido por la casa para observar el estado de la misma, considerando que el inmueble va a ser pintado se encuentra para organización, se hará la consulta a la Directora sobre la utilización del espacio de sala de juntas en el segundo piso para dejar todo el mobiliario que no se encuentra en uso.
Se da inicio entonces a la reunión tratando las dificultades que se han presentado frente a los siguientes temas:
- SERVICIO DE VIGILANCIA, se presentó una situación de relacionamiento entre la guarda Sandra Lima y una usuaria que asiste a capacitación con las TIC, caso que fue comentado por la auxiliar a la señora Alba Delia Niño.
- SERVICIO DE ASEO, hasta el momento no se ha presentado ningún tipo de inconveniente, se realiza el pedido de los insumos de cafetería y aseo entre la señora supervisora, la señora que presta el servicio y la auxiliar.
- SERVICIOS PÚBLICOS, se recibe en la CIO el recibo de energía, el de acueducto se recepciona en la sede principal al igual que el servicio telefónico. No hay servicio de gas.
- RECURSOS TECNOLOGICOS, no hay ningún problema con teléfonos, impresoras y computadores.
- INVENTARIOS, se informa por parte de la auxiliar que no hay ninguna novedad, todo quedo verificado con la señorita Angélica Catherine Rojas.
- MANTENIMIENTO, en el momento se encuentra el todero Jonny Benavides pintando el inmueble, al respecto de este trabajo se solicita por parte de la señorita Lina María Osorio verificar si es posible pintar la sala TIC. Se hará la consulta.
- BUZÓN, no hay en la sede, teniendo en cuenta las recomendaciones hechas por la profesional de atención a la ciudadanía que adelantó visita a la sede se requiere adaptar una caja para su funcionamiento.
- PIEZAS COMUNICATIVAS, se sugiere adelantar una jornada de volanteo por la localidad para distribuir las piezas comunicativas existentes y promover a través de estas los servicios y actividades que se desarrollan en la misma.
- GESTIÓN DOCUMENTAL
- ACTAS COLMYEG, 1 carpeta con 75 folios. Se encuentra organizado, foliado, archivado y la carpeta se encuentra rotulada con formato de versión 3.
- ORIENTACIÓN SOCIO JURIDICA, 4 carpetas con 800 folios. Se encuentra debidamente organizado, foliado y la carpeta rotulada. Pendiente archivo de la abogada por entregar del mes de diciembre por tanto el archivo por esta serie no se ha cerrado.
- ORIENTACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO PSICOSOCIAL, 2 carpetas con 457 folios. Se encuentra archivado, foliado, organizado y pendiente de rotulación la carpeta porque no se ha hecho entrega por parte de la profesional de todo el archivo 2015, se entregó hasta el mes de octubre.
- ENCUENTROS DE CONVERSACIÓN PSICOSOCIAL, 1 carpeta con 111 folios. Se encuentra organizado, archivado, foliado y la carpeta rotulada.
- INFORMES DE GESTIÓN, 1 carpeta con 85 folios. Se encuentra organizada, archivada, foliada y rotulada.
- FORTALECIMIENTO A GRUPOS, REDES Y ORGANIZACIONES DE MUJERES, no hay carpeta por esta serie, la profesional social realiza sensibilizaciones por tanto las actas y los listados son incluidos en la carpeta de sensibilizaciones.
- INGRESOS A LAS CASAS, 3 carpetas con 476 folios, se encuentra organizada, archivada, foliado y la carpeta rotulada.
- REGISTROS DE PRIMERA ATENCIÓN, 3 carpetas con 613 folios, debidamente organizada, foliada y la carpeta rotulada. Se incorporaran las actas y listados (13) de la última carpeta a la tercera.
- PROCESOS DE SENSIBILIZACIÓN, 1 carpeta con 169 folios, organizada, archivada, foliada, hay que corregir el rotulo de la carpeta porque se había hecho una reclasificación a la información.
- PROCESOS DE INFORMACIÓN, 1 carpeta con 150 folios, organizada, foliada y la carpeta se encuentra rotulada.
CARPETAS DE APOYO:
- EVENTOS DE CONMEMORACIÓN, 1 carpeta con 102 folios, organizada, foliada y la carpeta se encuentra rotulada.
- ARTICULACION CON OTROS SECTORES, 1 carpeta con 158 folios, organizada, foliada y la carpeta se encuentra rotulada.
- TRANSVERSALIZACION DEL ENFOQUE, 2 carpetas pendiente foliar con 292 folios hasta el día de ayer.
- FUENTES DE VERIFICACIÓN, 1 carpeta con 37 folios, organizada, foliada y la carpeta se encuentra rotulada.
- VARIOS, 1 carpeta con 100 folio, organizada, foliada y la carpeta se encuentra rotulada.
NOTA: Se informa por parte de la auxiliar que el archivo de los años 2013 y 2014 se encuentra listo para su traslado debidamente arreglado y organizado. Por otra parte se informa que las profesionales no han entregado los listados y las actas soportes de las acciones adelantadas así:
- Irene Martínez debe las fichas de atenciones socio-jurídicas de la segunda quincena de diciembre y del mes de enero.
- Adriana Marcela Cediel no ha hecho entrega de archivos de los meses de noviembre, diciembre y enero.
- BASES DE DATOS: ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN, Se debe manejar en cada uno de los puntos relacionados en el documento enviado el 13 de agosto de 2015, evidenciar cada una de las acciones adelantadas.
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