PROPUESTA DE UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN COMO ESTRATEGIA PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA “CONSTRUCCIONES 30 DE NOVIEMBRE, S.A. DE C.V.”

Planteamiento del problema

El problema de la comprobación de los gastos en la industria de la construcción es muy común en día de hoy y cada vez la autoridad hay cerrado más opciones para evitarlo y no es porque lo quisieran hacer ya que las circunstancias se presentan y no hay opción, y por otro lado los dueños de estas empresas haces y desasen con los ingresos y cuando termina el mes termina con el dilema no quiero pagar mucho impuesto, o “cuanto voy a pagar de impuesto este mes” etc. Por tal motivo nosotros como estudiantes en Lic. En Contaduría no queremos pasar con este tipo de problemas y tener una solución a la mano y Proponemos un manual general de organización como estratégico para el mejoramiento del control interno en la industria de la construcción.

Propuesta.

PROPUESTA DE UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN COMO ESTRATEGIA PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA “CONSTRUCCIONES 30 DE NOVIEMBRE, S.A. DE C.V.” EN TUXTLA GUTIERREZ CHIAPAS

Manual General de Organización.

Duhalt Kraus Migual lo define como: “un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

Organigrama.

Benjamin Franklin: un Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.

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DESCRIPCION DE FUNCIONES

Socio A, B tienen como función vigilar que las funciones de todo el personal se lleven a cabo, tomar decisiones de acuerdo a los estados financieros.

Administrador único tienen como función administrar los gastos de la empresa como firmar cheque, pagar a los trabajadores y realizar los trámites correspondientes para recepción de obras.

Secretaria su función es llevar en orden la agenda de los socios y del administrador único, así como decepcionar la documentación de gastos e ingresos.

Área contable  la función es contabilizar los gastos e ingresos, realizar los estados financieros, realizar facturación y realizar las nóminas.

Auxiliar contable apoyar en las funciones del área contable además de realizar los trámites en el IMSS, INFONAVIT y trámites en el SAT.

Administrador de obras supervisar que las obras se lleven a cabo de acuerdo con los estándares de calidad.

Área de administración su función es contratar al personal, checar que cumplan los requisitos y capacitarlos.

Área de finanzas hacer las proyecciones de  los presupuestos, checar las fianzas, los seguros.

POLITICAS

En la constructora se puede apreciar que carece de políticas que regulen el regulen el control interno, y el buen funcionamiento de las operaciones realizadas, por lo que citamos como propuesta las siguientes políticas.

POLITICAS DE EFECTIVO.

• Exista una persona encargada de manejar caja chica
• Que todos gastos de caja chica sea efectivamente comprobado con factura electrónica.
• Debe existir una persona autorizada para los depósitos bancarios.
• Debe existir una persona que autorice la expedición de cheques.
• Los gastos de combustible pagados en efectivo no se debe facturar y es recomendable que se pague solo por medio de tarjeta.
• Todos los gastos en efectivos debe ser menores de $2000.00 y se deberán facturar siempre y cuando sea deducible.
• Todos los gastos efectuados en efectivo debe entregarse al encargado de caja chica.

POLITICAS DE INGRESO

• Debe existir una persona de cobrar y depositar los ingresos recibidos con cheque o en efectivo.
• Todos los ingresos cobrados con cheque o en efectivo se deberán depositar al banco inmediatamente.
• Cuando un ingreso se cancela, se deberá cancelar la factura en el portar de SAT.

POLITICAS DE EGRESOS

• Al comprar materiales que se utilizaran en las actividades de la constructora deben verificar que están en buenas condiciones.
• Verificar que las facturas recibidas cumplan con los requisitos fiscales.
• Todas las compras o salidas de dinero deben ser autorizadas por el administrador único de la constructora.
• Verificar la cuenta bancaria cuando se va realizar una transferencia de los gastos efectuados.
• Pedir siempre factura electrónica cuando el administrador único lo autorice.

POLITICAS DEL PERSONAL

• El horario de entrada será en el horario establecido con tolerancia de diez minutos.
• Por acumular tres retardos e el horario de entrada se le llamara la atención y se procederá descontarle $50.00 de su quincena.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

• En la constructora  debe contar con copias de archivos importantes y guardados en archiveros.
• Deberá establecer un horario de entrada y salida al personal.
• Se deberá respetar los niveles jerárquicos y delegaciones de funciones.

POLITICAS CONTABLES

• Todos los comprobantes fiscales tanto de ingreso como los de egresos deberán ser revisados y contabilizados mensualmente.
• Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente.
• Calcular los impuestos antes del 17 del mes siguiente posterior de dicho mes calculado.
• Presentar mensualmente los estados financieros básicos con sus respectivas notas a los socios de la constructora.

PROCESO DE SELECCIÓN  DE PERSONAL

PROCESO DE RECLUTAMIENTO

1. Puesto vacante.

Independientemente del tipo o giro de empresa siempre cuando se realice el proceso de selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es ocupado por nadie.

1. Requisición.

Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario dar a conocer la existencia de este, la cual se da por medio de la convocatoria que es realizada por el jefe inmediato que solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al encargado de realizar el proceso de selección.

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