Universidad de Guanajuato

UNIDAD DE APRENDIZAJE: COMPRAS

NIVEL: IV

ALUMNO: ___________________________________________________________

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Universidad de Guanajuato

  Lola Salazar, comprador del departamento de adquisiciones de Universidad de Guanajuato, se preparaba para una reunión con su jefe, Paco Meraz, la cual se llevaría a cabo durante ese mismo día. Dos días antes, el 6 abril, Paco recibió una llamada telefónica de Waldo Carbonero, administrador de la oficina del registro de la universidad. Lola se sorprendió cuando Paco le indicó que Walter acababa de comprar una nueva pieza de equipo para su departamento sin seguir las políticas de compras de la Universidad. Paco le pidió a Lola que estudiara la situación y que regresara con sus recomendaciones.

Departamento de compras

  La Universidad de Guanajuato es una de las universidades más grandes del estado, con una población de más de 25 000 estudiantes a nivel graduado y pasante y 3 500 empleados. Tiene 12 facultades, más de 20 programas de diplomados de educación continua y de certificación y tres colegios afiliados. Por su parte, Blas Iriarte, director de la centralizada área de compras, le reportaba al vicepresidente administrativo de la universidad.

El departamento de compras era responsable de las negociaciones con los proveedores, de firmar los contratos con ellos y de supervisar su ejecución. Las compras con un valor reducido, esto es, menores a 100 dólares, podían manejarse con el fondo de caja chica. El departamento de compras también había introducido en fechas recientes una tarjeta de compras, la cual se podía usar para adquirir bienes y servicios con un valor de menos de 1 000 dólares.

El proceso de compras empezaba cuando se presentaba una requisición al departamento de adquisiciones; luego, un empleado la sellaba con la fecha y hora en que se recibía y verificaba la firma de quien autorizaba. En algunos casos, era necesario enviar el pedido a la sección de investigación contable del departamento de finanzas para que la cuenta se aprobara. También se le añadía otra información, como el estatus de los impuestos y de los derechos, la clasificación del producto y el estatus del proveedor.

Aunque la forma de la requisición de compras permitía que el solicitante señalara al proveedor preferido, la política consistía en solicitar al menos dos cotizaciones escritas en caso de compras superiores a 7 500 dólares y un mínimo de tres cotizaciones en caso de ser superiores a $15 000. Uno de los compradores preparaba un formulario de pedido de cotización (re-quest for quotation form, RFQ) y se ponía en contacto con los proveedores aprobados. El formulario RFQ especificaba detalles como la descripción del producto o del servicio, las cantidades, el punto FOB y los términos de pago. Una legislación reciente del gobierno exige que cualquier RFQ superior a $100 000 se publique en internet. Después de que todas las ofertas se recibían y se evaluaban, el comprador seleccionaba al proveedor y emitía una orden de compra.

El departamento de compras había elaborado una lista con alrededor de 1 200 proveedores aprobados, la cual se ajustaba de cada tres a cinco años. Los criterios de selección para convertirse en proveedor aprobado se basaban en el siguiente sistema de evaluación de promedios ponderados:

• precio, 50%;
• cumplimiento de las especificaciones, 25%;
• servicios, 20%;
• asociación, 5%.

  El departamento de adquisiciones tenía tres grupos de compradores, cada uno de los cuales manejaba alrededor de 20 requisiciones por día. (Vea el organigrama) Además, cerca de 250 contratos presentaban nuevas ofertas anuales de las compras continuas, como los servicios de recolección de basura y suministros para fotocopiadoras. El volumen total de las compras ascendía a 750 millones de pesos en bienes y servicios cada año.

De acuerdo con Lola Salazar, el principal objetivo del departamento de compras era conseguir los mayores ahorros en costos. Ella comentó el papel que desempeñaban las compras:

"Nuestra capacitación en compras nos permite negociar las mejores oportunidades para la universidad y nos ayuda a evitar que se desperdicie el dinero de la institución"

Organigrama del departamento de compras Universidad de Guanajuato.

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Aunque la política de la universidad establecía que se requería la aprobación del departamento de compras antes de adquirir compromisos con los proveedores, no era inusual que el personal estableciera contacto con ellos de manera directa. Cada año había cerca de 275 casos en los que se firmaban contratos con los proveedores sin la aprobación previa del departamento. Lola describió lo que sucedía en estas situaciones: "La mayor parte del tiempo, lo único que podemos hacer es llamarles y pedirles que nos proporcionen los detalles de las compras. Es común que la compra ya se haya concretado, y en tales casos no es mucho lo que se puede hacer".

El problema de la máquina de doblado

  La oficina del registro manejaba alrededor de 160 000 envíos por correo anuales. Hay cuatro picos principales en los envíos postales de cada año: honorarios, admisiones, registros y becas. Se emplean de 50 a 60 personas para llenar los sobres a mano durante dos días al mes. Se utiliza una combinación de empleados de tiempo completo y temporales para ejecutar esta actividad.

Waldo Carbonero había visto un anuncio donde se presentaba una nueva máquina de doblado, la cual podría usarse para eliminar una parte del trabajo manual necesario para hacer los envíos postales masivos. Por ello, se puso en contacto con un representante de la compañía e hizo el pedido de la máquina, a un costo de 14 000 dólares. A Paco se le notificó después de la llegada de la máquina porque Walter necesitaba hacer los arreglos para el pago. Hasta donde Lola sabía, la máquina había llegado en los últimos días y todavía no se había instalado.

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