Administracion Documental

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.

Como el avance de la tecnología no para el papel cada vez se vuelve más complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada. Anteriormente no conocíamos este concepto que como tal es parte importante en el desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, ni un orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas, archivadores, ni espacios reservados para documentación detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma documentación y retrasando procesos que pueden ser determinantes para la empresa y colaboradores o recurso humano.

Por tal motivo vamos a ver como hacemos de la administración una herramienta de avance. Organización rapidez y eficiencia en el manejo de documentaciones.

UNE EPM TELECOMUNICACIONES empresa Colombiana que maneja diferentes sucursales, empleados , procesos, servicios y productos veamos como se maneja la documentación gracias a la administración de los mismos.

Unos años atrás cada empleado encargado de cada proceso se encargaba de guardar sus documentos y archivarlos« el cambio de empleados o rotación de los mismos se vio muy afectado el cliente a través de procesos erróneos ya que no se sabia cual era la base para mantenerlo al tanto del problema.

Ejemplo : cliente llamando para mantenimiento de puntos adicionales« si no se sabia donde estaba la orden de instalación no se podía garantizar que los puntos o el cableado fuera legalmente instalado por la empresa y eso ocasionaba disgustos en los clientes al no ser solucionado su problema con eficacia , agilidad y eficiencia.

En el presente se cuenta con una persona encargada de escanear cada documento y archivarlos. Así mantener una base de datos actualizada de los documentos« los legales, los informativos, técnicos etc.

...