Administración del Tiempo

Administración del Tiempo

Introducción

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un

bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se

malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio

y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las

prioridades.

Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la

vida académica como en la vida profesional.

Concepto de administración del tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy,

se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los

administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le

asignen a las actividades diarias a un emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se

planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo

grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el

tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

El más importante de los recursos.

El más atípico de los recursos.

Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.

Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.

El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin

tiempo.

Recurso insustituible.

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Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su cadencia. Lo

más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.

Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos

quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15

minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda

hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y

produce mejores resultados.

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20

minutos de labores, en planear el día siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se

debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos

establecidos.

Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más

que por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, es decir que los

emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus

actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los

compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a

sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los

esfuerzos en cada actividad.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y

limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos

problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho

tiempo.

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia

Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite

establecidas.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben

ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y

reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes

debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del

registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

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Eficiencia y Efectividad

Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

Eficacia: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se

logran.

El cambio de paradigma más importante que se ha producido es el relacionado con la eficiencia y

la eficacia (o efectividad). El concepto eficiencia expresa la relación entre insumos (gastos) y

resultados (ingresos), viene de la teoría económica y tiene una lógica contundente, usted tiene

que "producir con los costos más bajos posibles", o dicho de otra forma, "obtener los mayores

resultados con los mismos recursos (gastos)".

La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde se puede trabajar para reducir

gastos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, es donde tiene

que estar muy al tanto de lo que está pasando "afuera" de la empresa para ajustar sus estrategias

y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se

presenten.

"No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas

(eficacia) dice Drucker. Otros autores plantean "... la experiencia

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