Diagrama de flujos de información Q´PAILA

PROPUESTA Q´PAILA

Presentada por:

Diego Armando Ramírez Sáenz

Asesor REHU

Dirigida a:

Emilio Sabogal

Gerente Q´PAILA

REHU CONSULTORES

Florencia Caquetá

10-07-2015

1. Diagnóstico de los principales problemas de la organización Q´PAILA

De acuerdo a la visita efectuada por REHU consultores a la empresa Q´PAILA encontramos las siguientes inconsistencias que tienen que ver con la caída de las ventas, la baja productividad y los clientes insatisfechos:

• No existe un proceso de inducción en la parte operativa: lo cual genera un desconocimiento del operario en el proceso de producción por ende dicho proceso se torna demasiado lento y lo cual ocasiono un accidente laboral.

• No están estipulados los conductos regulares de forma clara: En nuestra visita pudimos evidenciar que no se encontraba la funcionaria Mónica ya que se encontraba enferma y jamás aviso al jefe directo, por el contrario dio aviso al celador para que avisara al jefe evadiendo el conducto regular, en realidad debería realizar una reunión con sus colaboradores mencionando este importante proceso.

• El operario de la máquina de producción no ha podido continuar con su proceso de producción: Evidenciamos que la maquina no estaba funcionando correctamente y el operario dio a aviso al supervisor de área y el hiso caso omiso o quizás se le olvido dar aviso y finalmente como resultado fue que paro el proceso de producción por mucho tiempo.

• No existen canales de comunicación claros: En nuestra visita pudimos evidenciar que los colaboradores viven mucho del rumor, de lo que puedan medio escuchar en los pasillos, ya que no hay nadie que les informe reamente las decisiones que se están tomando e la gerencia.

1.  Aspectos a mejorar en Q´PAILA

• Capacitación del personal en todas las áreas de la organización.
• Verificar los procesos de producción y las condiciones de seguridad e higiene industrial de los colaboradores.
• Establecer canales de comunicación directos.
• Establecer conductos regulares.
• Establecer una política de manejo de información interna y externa que brinde garantías en el trabajador y cliente.

1. Posibles Soluciones

1. Si la empresa Q´PAILA después del proceso contratación, realiza un proceso de capacitación e inducción hacia cada uno de los cargos a donde se va a contratar con actas de asistencia y de aprobación a cada una de las capacitaciones, generara una confianza en el trabajador nuevo y realmente el sabrá cuáles son sus verdaderas funciones y no atrasara el proceso de producción, además conocerá sus conductos regulares, esto no quiere decir que el proceso de inducción sea solo para los nuevos, realmente en este momento usted necesita un proceso de inducción a todo el personal, aparte de eso es bueno retroalimentar esa información mínimo anualmente.
2. Es importante contar con un jefe de recursos humanos o de seguridad industrial que este pendiente de los procesos productivos y del uso de los elementos de protección personal para evitar accidentes a futuro.
3. Recomiendo que se haga una reunión semanal donde se le informe a los colaboradores lo que se está haciendo en la gerencia, esto genera confianza en sus subalternos y no inician los rumores, es importante saludar a cada uno de sus empleados genere confianza entre ellos pero no pierda su autoridad.
4. En estas reuniones explique cuál es el proceso cuando hayan inasistencias, incapacidades, a que persona debe dirigirse, a quien debe avisar para que tenga el control de su personal.
5. Compre un software donde pueda tener la información completa de su organización y sepa cómo actuar en algún problema dentro de ella.
6. Brinde la información necesaria al cliente sobre el producto o servicio a vender, genere confianza en él y tendrá muy buenos resultados.    

1. Reflexión sobre una buena comunicación dentro de la organización    

La comunicación es la esencia de las actividades de una organización  y es imprescindible para su buen funcionamiento. Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad,  implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.  

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