ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

INTRODUCCION

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno, es decir, de la protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

• Promover la contabilización adecuada de los datos.

• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

Dentro de la administración financiera del capital del trabajo, un punto de vital importancia son los fondos con que cuenta para cubrir sus obligaciones ante terceros.

En sus inicios toda organización generalmente solo cuenta con efectivo, el cual, es canjeado por bienes, que al ser realizados dentro del giro normal del negocio, se convertirán en efectivo y/o cuentas por cobrar que regresan a la empresa en forma de efectivo, dando como consecuencia el ciclo normal de la empresa.

El administrador financiero debe conocer de antemano cuáles son sus compromisos y con qué recursos financieros cuenta para poder cumplirlos oportunamente.

El efectivo le permitirá a la empresa adquirir nuevas mercancías o liquidar sus compromisos, dando como resultado que en algunas ocasiones existan excedentes o faltantes de efectivo. Ambas situaciones son inadecuadas financieramente, porque el exceso crea dinero ocioso, y el faltante afecta al tener que pagar obligaciones con sobreprecio por la mora o el no poder contar con recursos para el desempeño de las operaciones normales de la empresa.

El efectivo cumple tres funciones a saber:

A. Transacción.- Esta función permite afrontar necesidades rutinarias, ya sea compras, pago de gastos o inversiones.

B. Precaución.- Permite solucionar situaciones imprevistas donde se necesite dinero para solventarlas.

C. Especulación.- Permite aprovechar situaciones fuera del curso normal de la empresa.

Es necesario que el administrador financiero, analice en forma concreta las características y peculiaridades de su empresa, para poder determinar los requerimientos necesarios de la función de caja y bancos, a fin de fijar los niveles adecuados de inversión.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO.

Para poder administrar eficientemente los recursos del efectivo, se requiere que previamente se hayan fijado los objetivos a alcanzar, es decir:

1.- Evitar despilfarros.- Lo cual se logra ejerciendo un estrecho control sobre las erogaciones a realizar, para que no se hagan gastos superfluos.

2.- Reducir al mínimo de imprevistos.- Los imprevistos son un mal necesario, debiendo evitarse que repercutan en forma substancial en la empresa; para ello hay que prever cuando llegaran a la empresa y de que forma la impactaran.

3.- Control de inversión.- En cualquier fase del ciclo económico de la empresa puede suceder que se efectúen inversiones en exceso, que van a provocar una lenta recuperación del efectivo, razón por la cual es aconsejable ajustarse al presupuesto de caja, para evitar que la organización se vea comprometida por falta de liquidez.

4.- Aprovechamiento de descuentos.- Es aconsejable que se anticipe el pago de obligaciones que causen interese o que signifiquen obtener un beneficio, solo cuando se cuente con excedente de efectivo.

5.- Inversiones de recuperación inmediata.- Tiene como fin efectuar inversiones con vencimientos escalonados, para evitar problemas de liquidez y obtener rendimientos adicionales, mientras que no se utilicen los recursos para cumplir compromisos o inversiones proyectadas.

TECNICAS

Las técnicas son las herramientas que coadyuvan para alcanzar un objetivo. En la administración de caja y bancos, tiene como finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y se divide en:

1.- Técnicas Usuales.- Son las que se pueden aplicar en forma genérica ya que no requieren de información compleja.

2.- Técnicas Matemáticas.- Requieren de modelos matemáticos

...