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ADMINISTRADOR ZONAL


Enviado por   •  10 de Abril de 2022  •  Trabajo  •  505 Palabras (3 Páginas)  •  78 Visitas

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IDENTIFICACION DEL CARGO

SECRETARIA

(CLAUDIA COLLAO ROJAS)

CALIDAD JURIDICA

CONTRATA

GRADO

XV

DEPENDENCIA

ADMINISTRADOR ZONAL

SUPERVISA A:

No aplica

OBJETIVO DEL CARGO:

Es responsable del área de secretaría de la Corporación Zonal cumpliendo las funciones de mantener un sistema de archivo ordenado que permita la fluidez en la búsqueda y despacho de información, además de apoyar en funciones administrativas asignadas por el Administrador Zonal y de mantener un canal de comunicación de llamadas y recados adecuado a la funcionalidad de la oficina.

FUNCIONES ASOCIADAS AL CARGO

  • Recepción y atención a todas las personas que requieran, personal o telefónicamente, de alguna información concerniente a la Corporación Administrativa del Poder Judicial o Tribunales, ante consultas de temas técnicos y/o específicos que no sean de su competencia, es responsable de su derivación a la unidad pertinente.
  • Responsable de la recepción de toda la documentación que entra y sale de la Corporación Zonal, en sus distintas formas, la que debe ser registrada y timbrada asignando un número correlativo cuando corresponda.
  • Responsable del manejo de archivos de correspondencia despachada y correspondencia recibida de la Iltma. Corte de Apelaciones, Tribunales de la Jurisdicción, Servicio de Salud, SERPLAC, Bienes Nacionales, Contraloría General de la República, Ministerio de Justicia, Correos de Chile y otros; así como la correspondencia recibida de la Corporación Central, tales como oficios, circulares, ordinarios, memos.
  • Preparar la correspondencia para distribuir a los tribunales de Antofagasta, así como la correspondencia que se despacha a los tribunales fuera del asiento de corte.

  • Encargada de ingresar las comisiones de servicios de los funcionarios, que realizan cometido dentro y fuera de la jurisdicción.
  • Solicitar los móviles que sean requeridos por Ministros o Fiscales de la Corte de Apelaciones cuando van en cometidos dentro y fuera de la jurisdicción.
  • Organizar la secretaría y el sistema de archivo de la misma.
  • Ingreso de documentos recepcionados en Oficina de partes al sistema de docflow como asimismo salida de documentos por el mismo sistema y derivación de estos a las distintas áreas.
  • Llevar seguimiento de documentos que quedan en espera de respuesta.
  • Todo ingreso debe ser fechado, foliado y escaneado para ser subido al sistema docflow, lo mismo para la salida.
  • Recepción de recados y canalización de las llamadas del Administrador Zonal de la Corporación y funcionarios en general.
  • Tipeo de toda documentación que le asigne el Administrador Zonal y encargada de efectuar los procesos de búsqueda de toda información referida a documentos recibidos y/o enviados por la Zonal.
  • Confección de Oficios generales a Departamentos del Nivel Central por solicitudes varias, de los siguientes departamentos:
  • Depto. de Bienestar solicitando Reembolso de Gastos Médicos y Dentales, apoyando al funcionario con el seguimiento de su pago por concepto de reembolso, solicitud de bonificación por nacimiento de hijo, solicitud pago bono escolaridad a socios del departamento.
  • Depto. Asesoría Jurídica, envía contratos de proveedores.
  • Solicitud de sala en la ACHS para rendir exámenes Psicológicos.
  • Atención de Público y llamados telefónicos
  • Solicitar asistencia técnica de las fotocopiadoras.
  • Archivo general de la documentación recibida y enviada 

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