ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES E INSTITUCIONALES

DIAGNÓSTICO

PRONÓSTICO

Algunas de las problemáticas detectadas en el proceso de recolección de datos son: el nivel de matrícula se encuentra en crecimiento constante, en un periodo de 5 años se ha aumentado en un 100 % de tener 4 grupos a en estos momentos tener 8.

La falta de docentes para cubrir las demandas de materias curriculares y extracurriculares, desde el momento del incremento de la matrícula la tendencia a la necesidad de más docentes ha ido en aumento, ya que se cuentan con materias curriculares que ya están cubiertas pero el área de materias extracurriculares no se cubre satisfactoriamente, me refiero a las materias de inglés y talleres vespertinos.

Derivado de lo anterior y como se ha mencionado en otros trabajos las áreas administrativas no cuentan con el personal suficiente y capacitado para el cargo, a modo que no se cubren las demandas de los escolares al 100 %. Este problema ha generado descontento entre los padres de familia y los estudiantes, vamos desde cosas sencillas como la atención en cafetería hasta cosas como la obtención de útiles o uniformes que en ocasiones tardan demasiado en llegar.  

Durante el ciclo escolar en turno 2018-2019 la expansión de la institución va en aumento, se recomienda que el edificio de secundaria que se comparte con primaria sea única y exclusivamente secundaria, aulas para estudiantes, talleres y oficinas con el personal suficiente para la correcta atención de las necesidades de capacidad de la matrícula. Esto derivado del diagnóstico que muestra que el edificio cuenta con tres plantas, en la primera existen 4 salones de primaria, un salón de música para ese nivel y oficinas que comparte el personal administrativo de primaria y secundaria. El segundo nivel cuenta con 2 salones de secundaria, uno de club de tareas, una oficina de maestros y una oficina de dirección que comparten orientadores, dirección y administración. El tercer y último nivel cuenta con 6 salones de secundaria.

Que se considere la contratación del personal docente suficiente para cubrir las necesidades de aprendizaje de los estudiantes, así como sus inquietudes (orientadores o psicólogos), personal para sus talleres que no compartan asignaturas de aprendizaje directo (curricular). Se recomienda ya que el nivel de secundaria cuenta con la siguiente matrícula docente:

Existen 14 docentes de los cuales 4 comparten asignaturas. Se cuenta también con 2 coordinaciones 1 de español y otra de inglés y un auxiliar. Además 1 docente (Artes) tiene a su cargo un taller vespertino y 4 prestan asesorías por las tardes. También se cuenta con 2 orientadores para los tres grados.

Que el personal administrativo sea exclusivo de secundaria a fin de que no se comparta con primaria para poder optimizar los tiempos de respuesta a los padres de familia y estudiantes en sus necesidades extra escolares. Esto se hace mención ya que existe un solo auxiliar en recepción que lleva a cabo todas las llamadas correspondientes a los niveles de primaria y secundaria, un solo auxiliar para satisfacer las necesidades de reportes o solicitudes de materiales de los estudiantes y uno solo para las nóminas de docentes, pagos de estudiantes y obtención de recursos extra escolares.

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

En este caso en particular se debe poner atención en la operación de la administración directiva, el área de recursos humanos, materiales y financieros.

En el momento de la ejecución en primer lugar el área de recursos financieros deberá realizar el análisis correspondiente de los espacios de primaria y secundaria y determinará si es factible el movimiento de los salones de nivel primaria a otro edificio que cuente con los espacios suficientes o no. Además de facilitar la contratación del personal docente, de intendencia, administrativo y de vigilancia necesario para cubrir las necesidades del incremento en la matrícula escolar. El área de recursos materiales se encargará de facilitar las herramientas para llevar a cabo este movimiento y brindará el personal necesario para efectuarlo. Por último el área de dirección será la encargada de observar durante algún período establecido el funcionamiento y analizará si este es factible al funcionamiento de ambos niveles y de ser así dará seguimiento para el correcto funcionamiento y operación del mismo.

Las  tres áreas trabajaran de forma interdisciplinaria con el fin de cumplir con las metas y objetivos planteados en la misión, visión y filosofía de la institución.

Por último los dueños (ya que estamos hablando de una institución del tipo privado) tendrán que evaluar si la misma requiere de una expansión en cuanto a los espacios

A fin de dar un correcto seguimiento se plantean en el siguiente cuadro los mecanismos de supervisión, corrección, actores y actividades a realizar que brinden mayor seguridad a los resultados de lo planteado anteriormente.  

Durante el seguimiento como se mencionó en el cuadro anterior, las áreas encargadas de dar seguimiento son también las mencionadas ahí, dirección general (dueños), área de recursos financieros, materiales y recursos humanos.

En primera instancia el área de recursos materiales dará el seguimiento al paso del nivel primaria a otro edificio con regularidad y con estricto apego a las normas de seguridad necesarias para que se lleve a cabo.

El área de recursos financieros y recursos humanos iniciarán con la contratación del personal necesario para cubrir las demandas de la población estudiantil, me refiero a docentes, seguridad, limpieza y administrativos.

La dirección general encabezará las observaciones pertinentes al desarrollo del cambio en los espacios y tendrá que evaluar el proceso de ejecución, los avances y resultados durante el tiempo que sea necesario para poder tomar la decisión de expansión o no del inmueble.

Por último y no menos importante, los padres de familia tendrán que dar seguimiento puntual a sus demandas y al cumplimiento de las mismas a través de las acciones y mecanismos llevados a cabo hasta el momento por la institución con el fin de brindar el mayor y mejor de los servicios a sus hijos.

En la evaluación, se pondrán en marcha las iniciativas de carácter esencialmente permanente y estable, dirigidas a valorar o juzgar los elementos de entrada del proceso o insumos, y todos los elementos de salida o productos en función del plan de desarrollo total.

Se evaluará en dos etapas, la primera en la eficacia interna del proceso de ejecución del plan, en la cual se verán involucradas todas las áreas administrativas emitiendo juicios de valor como la correspondencia entre los fines, objetivos, metas y logros concretos en la ejecución del plan.

En un segundo momento se llevará a cabo la evaluación de la eficiencia externa del proceso de ejecución del plan, es decir el impacto social o institucional de los resultados en cuestión.

Los objetivos estarán encaminados al control del proceso o ejecución/cumplimiento de objetivos y metas, además determinará los niveles de eficacia interna y externa del proceso, con estricto apego a fundamentar los reajustes, cambios pequeños o eventuales del plan.

Los sujetos encargados de este proceso estarán relacionados directamente al mismo y ya se han mencionado en repetidas ocasiones.

Las características a evaluar serán la compenetración y correspondencia plena con el proceso de planeación, la regularidad, el carácter participativo, la efectividad, objetividad y factibilidad.