Acuerdo 4 De 2013

ACUERDO 4 DE 2013

(marzo 15)

Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los Decretos 2126 y 2578 de

2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden

nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las

entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas

en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca

garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental.

Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012. el Presidente de la República aprobó la modificación

de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el

numeral 9 del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo “expedir las normas y reglamentos

generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en

general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y

territorial”.

Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, “por el cual se reglamenta el Sistema

Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración

de los archivos del Estado”, modificó las competencias asignadas al comité interno de archivo y a los Consejos

Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la evaluación y aprobación de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental.

Que el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 3o estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema

Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Que el parágrafo del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012, establece que “el Archivo General de la Nación, podrá

evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus

entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas

de los municipios distritos y departamentos una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva

entidad”.

Que el artículo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoración de documentos de archivo

se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y que el Archivo General

de la Nación, reglamentará el procedimiento para su elaboración evaluación, aprobación, implementación y

actualización continua.

Que el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la Nación reglamentará el

procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y

máxima divulgación.

Que el artículo 8o del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental

entre los cuales se encuentran los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario

de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación

requiere ser más eficiente con miras a evitar la pérdida del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la

adecuada organización de los archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticosnecesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, sin los cuales no es posible disponer

de archivos técnicamente organizados.

Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno está formulando el

gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las tecnologías de la información en todas las

entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboración, evaluación

e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el Archivo

General de la Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y

municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar

y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo

establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí

indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

PARÁGRAFO 2o. El Archivo General de la Nación definirá procedimientos especiales en concordancia con lo

establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás

entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida.

ARTÍCULO 2o. ALCANCE. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la

organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el

Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de

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