Administracion de Ventas

4.1. Administracion de Ventas

La administración de ventas facilita los procesos de seguimiento y cierre de las oportunidades de negocio. Además permite mantener al día tanto a los vendedores como a los clientes.

La administración de ventas es un concepto que es manejado por la mayoría de las aplicaciones CRM (por ejemplo VCC de Best Commerce) las cuales agrupan estadísticas y procesos de venta que permiten evaluar a cada miembro del equipo de ventas y al grupo en su conjunto.

La administración de ventas también genera reportes e indicadores que facilitan la medición del desempeño bajo estándares robustos y claros para todos los miembros del equipo de ventas.

El embudo de ventas permite evaluar la eficiencia del proceso de ventas y analizar qué paso puede estar generando cuellos de botella en el flujo de trabajo.

Concepto de Administración de Ventas

El comité de definiciones de la asociación de comercialización de E.E.U.U. define a la venta como el proceso personal o impersonal de ayudar y /o persuadir a un cliente potencial para que adquiera un producto o servicio o actúe a un favor de una idea comercialmente significativa para el vendedor.

4.1.1. Objetivo de Ventas

Los objetivos son fines, condiciones o sucesos deseados que motivan y orientan una acción hacia una meta determinada. Resulta claro que los objetivos de una organización de ventas deben ser coherentes con la misión y los objetivos de marketing de la compañía. Los objetivos de ventas sirven como guía y criterios para los gerentes de ventas y los vendedores. Así el nivel alcanzado con el objetivo se utiliza para evaluar el éxito del esfuerzo de ventas de la firma. Los objetivos de ventas no solo expresan las expectativas de la administración de ventas sino que representa estándares para medir y evaluar el desempeño real de ventas. Establecer objetivos de ventas es un proceso estructurado pasos a paso. Con base en la misión corporativa, la gerencia general establece los objetivos corporativos para el periodo planeado. Estos objetivos a su vez determinan los objetivos de marketing los cuales también se emplean para el pronósticos de ventas. Lo más importante es que los objetivos deben ser específicos y expresar con precisión que se va a lograr mediante la estrategia de la organización de ventas. Los objetivos pueden ser agregados o objetivos individuales. Los agregados se relacionan con toda la función de ventas, mientras que los objetivos individuales dirigen el esfuerzo de una persona. También pueden ser generales, específicos, cuantitativos y cualitativos. Los generales dan una dirección general a las actividades de ventas; los específicos determinan logros particulares que deben alcanzarse. Los objetivos cuantitativos pueden medirse con facilidad; los objetivos cualitativos son difíciles de evaluar ya que solo pueden medirse indirectamente.

4.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DE VENTAS

*Conseguir determinado volumen de ventas.

*Elevar progresivamente el número de clientes reales.

*Alcanzar determinada participación de la empresa en el mercado.

*Obtener información sobre la actuación de los competidores en el mercado.

4.2 PLANEACION DE ACTIVIDADES DE UN EJECUTIVO DE VENTAS

Es el proceso de análisis para determinar las posiciones futuras que el ejecutivo de ventas debe alcanzar. Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir y hasta forzar modificaciones en los planes del ejecutivo de ventas, con el fin de responder a las cambiantes circunstancias relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara el ejecutivo de ventas.

4.2.1 FORMATOS POR DÍA: LLAMADAS, TRASLADO, ESPECIES Y PRESENTACIONES LLAMADA

Acto de llamar o hacer que una persona ponga atención en algo o alguien, acuda o hable con uno TRASLADO Cambiar a una persona de un puesto o cargo a otro, generalmente de la misma categoría ESPERA Parar en una actividad hasta que suceda algo. Periodo de tiempo durante el cual se está aguardando la llegada de una persona o que ocurra una cosa. PRESENTACION Es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema.

4.2.2 FORMATOS POR SEMANA

La proyección que más impacto tiene dentro de toda compañía es la meta de ventas, por lo que debe asegurarse de cumplirlas y para ello se requiere una planeación estratégica que elimine incertidumbre sobre un pronóstico. Un formato por semana es una guía que se usa para llevar acabo la planificación de las ventas de una semana el cómo, donde, cuando y a quien se le va a vender.

4.2.3 FORMATOS MENSUALES

Son aquellos donde se deposita la información de una evaluación del desempeño que tienen los vendedores. Generalmente las evaluaciones se realizan al final de cada mes para inspeccionar con tiempo suficiente el desempeño de los vendedores y sanar irregularidades cotidianas. Factores a evaluar *Volumen de ventas realizado en el periodo *Cumplimiento de la cuota de ventas. *Número de visitas realizadas. *Ventas realizadas por visita. *Relación gastos/ventas.

4.2.4 FORMATOS ANUALES

Son aquellos que se realizan al finalizar cada año, para evaluar el desempeño del vendedor definitivamente. Tomar las decisiones adecuadas para que la empresa tenga mejores elementos y así una mejor calidad.

4.3 HERRAMIENTAS DEL EJECUTIVO DE VENTAS

CARPETA DE VENTAS que incluye la siguiente información:

• Catálogo de los productos de la compañía

• Catálogo de clientes activos, dados de baja y prospectos

• Hoja con la política de ventas, crédito y plazo de cada uno de sus clientes

• Estadística comparativa de ventas año actual vs anterior de cada uno de sus clientes y su territorio en general

• Listas de precios de cada una de sus políticas

• material promocional como folletos, trípticos, presentaciones en vídeo, etc.

Por otra parte, los principales instrumentos comerciales y económicos de que dispone son:

• descuentos sobre el precio de fábrica. El vendedor suele tener asignado un límite máximo de descuento sobre la tarifa oficial a partir del cual debe pedir autorización a su superior.

• rappel por consumo. Según la cultura de la compañía, los rappels pueden concederse sobre consumos trimestrales, semestrales o anuales; sobre la totalidad de las ventas o sobre algunos productos en particular.

Para hacer el seguimiento de sus ventas, el vendedor cuenta con determinados documentos de análisis proporcionados de manera periódica por la propia compañía. Pueden incluir los siguientes:

• listado de ventas de clientes comparativo

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