Análisis y propuesta de mejora para los almacenes de TICSA

Análisis y propuesta de mejora para los almacenes de TICSA

Resumen

En este documento me enfocaré en la problemática actual de los almacenes de proyecto de la empresa, con la intención de mejorarlo aplicando en el un análisis para ordenar sus procesos y mejorar su gestión.

Además, se proponen una serie de mejoras sobre el diseño actual que no supondrían coste alguno y otros que también representan una inversión que con un adecuado manejo representarán importantes mejoras en la gestión.

Se introduce una estructura de layout, diseñándose de acuerdo con las instalaciones que el almacén tiene.

Se busca homologar e implementar un sistema de inventarios.

Instalar un sistema de capacitación y seguimiento a los almacenistas.

Situación actual del almacén

Falta de infraestructura

La naturaleza de los proyectos es ya de por si compleja, los almacenes se encuentran en sitios remotos y faltos de las mínimas condiciones, cada nuevo proyecto genera un nuevo planteamiento para el almacenaje, las instalaciones del almacén se van haciendo sobre la marcha y en la mayoría de los casos los insumos necesarios llegan a destiempo o cuando el almacén ya está por terminar, no se cuenta con equipos de computo en tiempo, por lo general demoran en llegar hasta 1 mes o 2 meses posterior a su ingreso, la capacitación del almacenista se hace sobre supuestos y se le deja mucho tiempo en espera de su equipo para practicar, cuando el equipo ya es entregado al encargado en todos y cada unos de los casos el equipo es obsoleto, nunca se considera que los equipos se van a utilizar en sitios donde la energía eléctrica es interrumpida y se mandan equipo con baterías inoperantes, es decir al almacén se mandan lo peor o lo que sobra.

A pesar de que el área de almacén en todas las ocasiones se encuentra lejos o fuera de las áreas de oficina, no se le considera infraestructura adicional como impresora, escaner, equipo fotográfico o asignar un equipo de telefonía que cuente con cámara de buena resolución o caseta de trabajo para funciones administrativas.

No se cuenta con servicios de internet hasta varios meses después de comenzados los trabajos, tampoco se cuenta con un plan para dotarlos de internet móvil con algún otro método moderno.

La estantería, pisos o techumbres que se requieren, llegan tarde o nunca llegan, no se respetan por parte de los encargados de obra los espacios definidos para almacén y se instalan dentro de los almacenes zonas de trabajo, lo que genera que todo el tiempo exista personal ajeno al mismo.

Los espacios de almacén propuestos por el Jefe de Almacén al inicio de las obras generalmente no son respetados y las indicaciones pactadas en un principio son cambiadas arbitrariamente y nunca son consultadas con el Jefe de Almacén, esto genera que la planeación inicial sea modificada sobre la marcha y sin resultados efectivos.

Los almacenes se instalan en zonas abiertas y es complicado asegurar en todos y cada uno de los casos de recepción de equipos las recomendaciones del proveedor.

Rotación, falta de personal y falta de personal capacitado

El personal que se contrata para el almacén es personal con experiencia en almacenes y de alguna manera la practica administrativa en modelos de almacenes clásicos, la naturaleza de nuestros almacenes les genera descontrol y en la mayoría de las veces los almacenistas no son capaces de solucionar dicha problemática en campo que es cuando se requieren resolver.

El personal se encuentra en una laguna en la cadena de mando, los almacenistas no encuentran sitio o jerarquía que los guie de manera correcta, por un lado, en obra se encuentran sujetos a los designios del director de obra o superintendente que los mueve en base a sus necesidades de construcción la cual en todos los casos genera descontrol y faltas al procedimiento establecido, por otro lado se encuentra observado por un Jefe satélite que no conocen y que les menciona siempre seguir el procedimiento, pero que al estar lejos y sin presencia en sitio es por lo general ignorado, pues el almacenista se ve

forzado a seguir las instrucciones del personal o figuras que tiene en sitio y a quienes rinde cuentas diariamente.

El personal que se selecciona por lo general no dura más de un proyecto, pues la empresa no genera u ofrece salarios o condiciones económicas satisfactorias para que los almacenistas hagan carrera dentro de la empresa, dicha situación genera que cada proyecto se tengan almacenistas nuevos, a quienes hay que enseñarlos desde cero, pues aunado a las dificultades del almacenamiento, el giro de la empresa no es muy común y los materiales empleados son por lo general desconocidos para el personal que los va recibir aunado al descontrol en la cadena de mando, a condiciones duras del clima, trabajo pesado y falta de personal de apoyo, los almacenista se desesperan y declinan, adicionando que dentro de un mismo proyecto se tenga que reiniciar el proceso de aprendizaje.

Se va contratando al personal de apoyo en base a la demanda de salida o avance de la capacidad constructiva, pero no se razona que aún cuando la carga de trabajo que se refiere a las entradas y salidas de materiales sea baja, este lapso puede ser aprovechado para que el líder de almacén tenga su equipo completo y en capacitación, además puede ser un tiempo perfecto para delimitar funciones y detallar los requerimientos para cuando la carga de trabajo sea alta ya todo se encuentre listo y no partir de ahí a buscar los controles adecuados.

Incumplimiento a las políticas de la compañía.

El personal derivado de los puntos anteriores, aunado a la distancia y falta de supervisión física por parte del Jefe de Almacén de TICSA ha provocado que el personal en campo desatienda las políticas buscando privilegiar indicaciones erróneas del personal de campo, la falta de supervisión los hace también suponer que al no haber una real supervisión si dejan de hacer ciertas o tales cosas nadie lo notará pues no existe persona alguna que se haga cargo en campo de revisar periódicamente su trabajo.

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