Conceptos básicos de dirección de reuniones

DIRECCION DE REUNIONES.

• Definición

Se podría definir como la gestión de una junta de personas, realizada bajo un fin en común con el propósito de alcanzar una administración y realización efectiva de los objetivos propuestos, logrando así eficacia directiva y organizacional.

• Definición de reunión

Las reuniones son una herramienta de comunicación dinámica, en la cual se presenta la asociación de diversos individuos de manera planificada o espontanea en planos personales y profesionales, cada una definida por objetivos distintos, donde la finalidad es la interacción entre un grupo de integrantes con el fin de tratar objetivos en común.

En el ámbito profesional, se trata de un intercambio planificado que solicitan la intervención de un grupo de individuos, a partir de la cual se origina la toma de decisiones y compromisos colectivos en función de la información obtenida. Gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.

• Objetivos de una reunión

Normalmente, los objetivos tienen como propósito aumentar la productividad de las reuniones, para que sean lo más eficaces y eficientes posible. 

Objetivo formal: son un medio esencial para difundir información, resolver problemas, tomar decisiones y recoger opiniones en el entorno laboral.  Objetivo informal: a la vez son un medio ideal para satisfacer necesidades humanas como la necesidad de relacionarse entre los miembros de una organización, el intercambio de opiniones, ideas, etc.

1. Participación unánime de los miembros que conforman el grupo de individuos presentes, con el fin de promover una buena toma de decisiones, y conocer opiniones de los miembros.
2. Es una herramienta eficaz para proponer criterios, unificar ideas, discutir opiniones, e impulsar en la creación de propósitos en común.
3. Facilita la comunicación entre los individuos y la unificación del equipo de trabajo.
4. Consolidación de los objetivos empresariales, para así mejorar la presencia de los trabajadores y su conocimiento sobre las situaciones, dificultades y decisiones que se tomen en la empresa.

• Tipos de reunión

1. Reuniones informales o de entretenimiento

Se refiere a un encuentro casual, donde un grupo reducido de individuos interactúan, lo cual permite cercanía, complicidad y libertad para comunicarse con el grupo. Las mismas pueden ser encuentros sociales o amistosos.

1. Reuniones para toma de decisiones

Son de las más habituales en una empresa. Dentro de un proceso de toma de decisiones es esencial aplicar metodologías grupales como recopilación e intercambio de información, soluciones de lluvia de ideas, opciones de evaluación, preferencias de clasificación y votación, para así resumir y compartir la información, recopilando los datos importantes, explorando las opciones y, consecuentemente, hacer la toma de decisión capaz de promover la empresa.

1. Reuniones de innovación

La innovación es la clave del éxito en toda organización. Durante las reuniones de innovación, A través de la clasificación, las evaluaciones y la toma de decisiones, se identifica las ideas más adecuadas a través de la capacidad de pensamiento, trabajando en igualdad de condiciones y con flexibilidad, donde la idea o ideas más acordes son identificadas, y las recomendaciones y labores pueden ser asignadas basadas en esto.

1. Reuniones informativas

Estas se fundamentan en el intercambio de información sobre un tema específico, caracterizadas por llevar a cabo presentaciones o conferencias. El objetivo es que todos los integrantes estén actualizados con los próximos cambios, técnicas, avances y actualizaciones de los proyectos, manteniéndolos al tanto de las decisiones de la organización.

1. Reuniones Individuales

Una reunión individual es un encuentro entre dos personas. Se programa con un propósito específico, teniendo un formato poco preciso y se desarrolla como una conversación normal.

1. Solución de problemas

Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva cualquier dificultad determinada. El líder debe proporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades.

• Importancia

Las reuniones presentan esencialidad para promover la actividad empresarial, encargándose de recibir una adecuada retroalimentación de parte de los trabajadores con el fin de optimizar el ambiente laboral. Las mismas permiten planificar los diversos ámbitos que conforman la estructura de la empresa y la consolidación de sus departamentos, promoviendo la motivación del equipo. Además, cabe remarcar que, las reuniones son el vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial.

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