En términos generales, la función del área de contraloría administra las operaciones y estrategias mencionadas, y como hemos visto, tiene múltiples responsabilidades y un gran alcance.

Definición contraloría

En términos generales, la función del área de contraloría administra las operaciones y estrategias mencionadas, y como hemos visto, tiene múltiples responsabilidades y un gran alcance. Asimismo, si una empresa cuenta con una fuerte participación de su área de contraloría, tendrá una ventaja para asegurar el logro de sus objetivos.

Antecedentes

La Contraloría surgió de la necesidad de coordinar y dirigir las labores de los distintos departamentos del Área Financiera. El término Contralor se deriva de la palabra inglesa Controller y comenzó a generalizarse en los Estados Unidos en la década de 1900 y 1910. El cargo de Contralor es una evolución del de Jefe de Oficina. El jefe de oficina era el funcionario que tenía a su cargo la dirección de todas las labores de apoyo administrativo. Incluían las labores que se segregan en departamentos tan diferentes como ventas, compras, gerencia administrativa, contraloría, gerencia financiera, tesorería, etc.

Con el desarrollo de las empresas y la distribución y especialización del trabajo, se fueron ampliando sus estructuras organizativas, y al jefe de oficina se le fueron segregando aquellas funciones que requerían de personal especializado y que revestían importancia para la empresa.

En este sentido se segregaron inicialmente las funciones de ventas y de servicios administrativos, creándose la Gerencia o Departamento de Ventas y el Departamento Administrativo con sus respectivas dependencias.

En esta fase del desarrollo de la especialización del trabajo, todas las labores de carácter financiero quedan en manos del jefe de oficina, al que comienza a llamársele Contralor, posteriormente al Contralor se le segregaron otras funciones administrativas y las operacionales del Área Financiera, así se despegan las funciones de compras, cobros, pagos, creándose los departamentos de Compras, Tesorería y Gerencia Financiera.

De acuerdo a un estudio realizado por Year Book (1930) se determinó que no estaban bien definidas las funciones del Contralor, así como su relación de dependencia, además de las funciones antes señaladas, al Contralor se le asignaban las siguientes:

Secretario y Subsecretario del Consejo de Administración.

Como Vicepresidente.

Como Tesorero y Subtesorero.

Como miembro del Consejo de Administración.

Como miembro del Comité Financiero.

Como miembro del Comité Ejecutivo.

Períodos de evaluación de la Contraloría.

La Contraloría ha pasado por varias etapas o fases de desarrollo las cuales definen como ha ido evolucionando la Contraloría a través de los tiempos:

Primera etapa: Corresponde a los orígenes de la Contraloría, esta etapa, aunque es la más larga porque abarca el período que va desde el desarrollo del mercantilismo y la artesanía en Europa hasta la introducción de la división y especialización del trabajo, es la menos definida, puesto que la evolución hacía formas definidas de cargo y funciones que operaban conjuntamente con otras funciones como la de Tesorero, Jefe de Personal, Auditor, etc.

A mediados del siglo pasado en Europa ya se utilizaban los términos de Contralor Auditor y Tesorero con la denominación actual, ya que el cargo de Tesorero de la Corona existía siglos atrás. El desarrollo industrial y los aportes de Taylor y Fayol a la administración con la división y especialización del trabajo dieron un gran impulso a lo que es la estructura organizativa de la empresa. De éste modo el área financiera también recibió este impulso, y se definen funciones y cargos dentro de ésta área.

Segunda etapa: Como consecuencia de la división y especialización del trabajo, en esta etapa se segregan las funciones operativas generales: ventas, compras, y las administrativas: personal, mayordomía, correspondencia, etc.

Es importante señalar que la evolución no ha sido uniforme y que la segregación a que hacemos referencia es en términos generales. Aún en la actualidad se pueden encontrar casos de empresas en las cuales la oficina de Contraloría tenga funciones operativas y administrativas, como son los casos de compras generales y compras y suministros de oficina.

En esta etapa, aunque existe el cargo de Tesorero, el mismo no está bien definido y la Contraloría conserva funciones operativas del área financiera. Esta etapa corresponde a lo que concierne del siglo pasado e inicio del presente.

En el libro Manual de contador, de W. Patton, se señalan los departamentos con los cuales el Contralor tenía relación según estudios realizados en el año 1930.

En el mismo se señalan los siguientes cargos:

Tesorero.

Gerente de Ventas.

Director de la Fábrica.

Agente de Compras.

Director de Oficina.

Como puede verse, para esa época ya se habían segregado las funciones operativas generales y se habían creado la Gerencia de Ventas y el cargo de Agente de Compras que corresponde al Departamento de Compras. Aunque se habían segregado las funciones administrativas, las mismas estaban dispersas y no se encontraban claramente definidas.

La cita de Patton del trabajo publicado por J. P. Jordan señala la opinión de éste acerca de la responsabilidad y los deberes del jefe de oficina, y como debe emplear algunas medidas para realizar su trabajo de una manera eficiente y eficaz:

Trabajar constantemente para reducir el costo de todo el trabajo de oficina y de registros, sin reducir por ello el valor de las cuentas, datos e informes.

Estar siempre

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