Factores que pueden afectar el éxito del proyecto

Resúmen págs. 8 a 13 libro “Administración Exitosa de Proyectos”.

Factores que pueden afectar el éxito del proyecto

Debe existir un equilibrio de las restricciones del proyecto, ya que el éxito del proyecto está circunscrito a varios factores que lo pueden afectar:

1. Alcance: es todo el trabajo que se debe realizar con el fin de

1. Producir todos los elementos o productos que se entregarán
2. Cumplir los requisitos o criterios de aceptación
3. Lograr el objetivo del proyecto.

Consulta: en el caso de un proyecto de software el alcance sería cumplir con todas las fases del Ciclo de Vida del Desarrollo de Software?

1. Calidad: debe cumplirse desde el inicio del proyecto, de acuerdo con los criterios de calidad y las especificaciones. Deben ponerse en marcha mecanismos como las normas, las inspecciones y las auditorías para asegurar que se cumple con las expectativas de calidad a lo largo de todo el proyecto.

1. Programa o agenda: cronograma que especifica cuándo debe iniciar o terminar cada tarea o actividad del proyecto, para que se pueda cumplir la fecha de terminación del proyecto. Esta fecha es del objetivo del proyecto para que pueda completarse su alcance, de acuerdo a la fecha especificada por el patrocinador o cliente y el ejecutor del proyecto.

1. Presupuesto: monto que el patrocinador o cliente ha acordado pagar por el producto o elementos que se entregarán. Se basa en los costos estimados de los diversos recursos que se emplearán para realizar el proyecto.

1. Recursos: necesarios para realizar las tareas del proyecto y lograr el objetivo del mismo. Incluyen personas, materiales, equipos, instalaciones, etc. Los requerimientos de los recursos deben estar alineados con el tipo y la cantidad de recursos disponibles en los periodos que se les requiera.

1. Riesgos: situaciones que pueden afectar negativamente el logro del objetivo del proyecto. Se debe desarrollar un plan de administración que identifique y evalúe los riesgos potenciales, su probabilidad e impacto potencial; para hacerles frente si ocurren.

1. Cliente satisfecho: se debe cumplir no solo con las expectativas del cliente, sino desarrollar y mantener una relación excelente durante todo el proyecto. Se requiere una comunicación constante con el cliente para mantenerlo informado y determinar si las expectativas han cambiado.

Se requiere completar el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en un tiempo determinado según el programa, administrando eficaz y eficientemente los recursos y los riegos, cumpliendo con la calidad y las expectativas del cliente.

Ciclo de vida del proyecto

Se tienen 4 fases con niveles de esfuerzo y tiempo dedicado a cada una. Este tiempo y esfuerzo pueden variar dependiendo del proyecto.

1. Inicio: consiste en la identificación de una necesidad, problema u oportunidad. Puede dar como resultado que el patrocinador que autoriza el proyecto haga frente a la necesidad indicada o resuelva el problema. Esto significa que el patrocinador o cliente deciden invertir en el proyecto.

Se podría tomar cierto tiempo para definir claramente una necesidad, reunir datos suficientes y definir adecuadamente el objetivo del proyecto. La necesidad del proyecto se identifica comúnmente como parte del proceso estratégico de una organización. Los proyectos son medios para implementar los elementos o acciones específicas de las estrategias.

Las organizaciones pueden tener varios proyectos pero deben decidir en cuáles invertir, realizando un proceso de selección de acuerdo a sus fondos y a la rentabilidad de los proyectos. Una vez que se hacen las selecciones se autorizan formalmente mediante un documento conocido como la cédula del proyecto, que incluye las razones, justificación de los objetivos y beneficios esperados, requerimientos generales y condiciones, como el monto de los fondos autorizados, fecha de terminación, producto o elementos que se entregarán, revisiones y aprobaciones.

En el caso de utilizar recursos externos como contratistas se preparará un documento llamado solicitud de propuesta, donde especificarán como harán frente a la necesidad, costos asociados y el programa para hacerlo. Luego la organización selecciona la empresa que realizará el trabajo.

1. Planeación: antes de iniciar el proyecto se debe planear adecuadamente. Se debe establecer un plan de trabajo que muestre cómo se completará el alcance del proyecto y dentro del tiempo previsto. El problema de no realizar la planeación es que después se deberá encontrar tiempo para rehacer las cosas más adelante.

Luego se hace la planeación que consiste en determinar qué se debe hacer (alcance, producto), cómo se hará (actividades, secuencia), quién lo va a hacer (recursos, responsabilidad), cuánto tiempo tomará hacerlo (duración, programa), cuánto dinero costará (presupuesto) y cuáles son los riesgos. De todo esto resultará el plan inicial, que es un plan según los requerimientos y las limitaciones estipuladas en la cédula del proyecto o contrato. Además sirve para comparar el avance real.

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