Foro Temático Estrategias de control de inventarios

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Foro temático: Estrategias para prevenir la pérdida de información de los inventarios

La falta de existencias en el inventario se traduce en pérdidas para la compañía. Esta falta es la diferencia entre el número de productos registrado en el inventario y el número de productos reales.

Comprender los principios del control de inventarios y reducir las pérdidas es fundamental para todas las empresas que quieran prosperar.

Entonces, ¿qué estrategias implementaría para prevenir la pérdida de información de los inventarios?

En primer lugar, se deben tener en cuenta las causas comunes de la pérdida de inventarios, pues esta pérdida reduce el margen y la rentabilidad de las ventas:

• Hurto o robo, ya sea por situaciones internas o externas a la organización.
• Acciones administrativas como documentación detallada incorrectamente, errores en los envíos, variaciones en la disposición de la bodega entre otras.
• Fraudes, estafas y/o comisiones ilegales cuando los proveedores, intencionalmente o no, cobran de más por bienes de menor valor o directamente estos bienes no son entregados.
• Deterioro del inventario durante el transporte o en la bodega, y puede ser consecuencia de un mal embalaje, sistemas de almacenamiento incorrectos entre otros factores.

Cuando la empresa se enfrenta a problemas de pérdida de inventario, se hace necesario diseñar medidas de seguridad que no impacten negativamente a clientes internos y externos.

Una de las medidas más aceptadas consiste en la automatización del proceso de recuento de productos en existencia utilizando programas (hardware o software o la combinación de ambos) que estén destinados a sistematizar el control de ventas e inventarios. Estos programas se denominan Sistemas POS (Point of Sale) o PDV (Punto de Venta, por su traducción al español), los cuales, además de permitir obtener el control de los inventarios de la empresa, llevando un conteo en tiempo real de la cantidad de productos disponibles en stock, también aumentan la productividad mediante la facturación de forma rápida y, por ende, el control total de los ingresos. (Freire, 2019)^[1]*

Los Sistemas POS funcionan a través de Internet y permiten que los usuarios puedan acceder desde cualquier dispositivo. Y si se prefiere usar, en vez de un Sistema POS tradicional, un Sistema POS en la nube, no se requiere de ningún tipo de instalación y puede ser consultado desde cualquier lugar del mundo de manera rápida y con información actualizada.

Los programas como PDV Square o el Sistema POS de Alegra tienen características absolutamente necesarias como informes en tiempo real sobre los niveles de inventario, transacciones, valor de pérdidas, actividad del personal encargado del stock y otra información relevante que ayudará a mantener las pérdidas de información bajo control.

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