Gestión de Recursos Informáticos en una Organización

Gestión de Recursos Informáticos en una Organización

Mauricio Alfredo González Adonis

Administración de Recursos Informáticos

Instituto IACC

13 Abril 2020

Una red de supermercados ubicada en Santiago desea planificar una estrategia de control de cambio del equipamiento de las cajas del supermercado, ya que se modificará la aplicación y el sistema operativo con el cual trabaja este tipo de equipo. Además, se incorporará en cada caja lectores de código de barra y terminales de Red Compra. 

1.- ¿Qué estrategia implementaría usted para atender a los requerimientos de frecuencia diaria de los servicios de soporte que permitan una máxima satisfacción de sus clientes?

INTRODUCCIÓN

Como se puede apreciar en los locales de supermercados existe una gran cantidad de público, un público muy diverso, cada público que requiera la atención para realizar el pago de las comprar. Para este caso el cambio de sistema operativo, es una solución a la actualización de sistemas operativos para mantener una estabilidad de plataformas, que vendría siendo lo principal para que un sistema completo trabaje con rendimiento óptimo.

[pic 1]

Fig.- 1 – Supermercado en operación.

HARDWARE

Las estrategias marcadas en un medio como este es la simplificación del tiempo de espera en las cajas de cobro de los productos. Como parte de ellos se requiere que el hardware que requiere la nueva implementación requiera un funcionamiento constante, es decir, que pueda soportar la carga de trabajo interminable que no concurra una falla de producto, mientras los clientes esperan a solucionar el inconveniente.

Los equipos de trabajo deben tener un informe completo del inicio de su actividad en el supermercado, comenzando con una hoja de vida, numeración y posición de trabajo. Los accesorios de control de código de barras deberán tener la misma exigencia. Las máquinas de red- compra, se tiene que poner en contacto con Transbank para su operación, ya que ellos están a cargo de su operación de entrega en funcionamiento. Además estará conectado con el equipo completo de punto de venta de cada caja, además de eso, estará equipada con una impresora POS y su correspondiente lectora de código de barras, conectado todo a la red principal del establecimiento. Además de estos puestos de caja, se habilitará un sector de autoservicio, así el cliente que requiera una salida inmediata con pocos productos se minimiza el tiempo de espera.

Los equipos deben estar enumerados en cada puesto y aparte equipos de reemplazo en caso de que se genere una falla de hardware. El reemplazo debe ser bien estudiado y buscar la solución inmediata o dejarla en estudio para evitar fallas reiteradas.

[pic 2]

Fig.- 2 – Máquina Registradora con Pantalla Touch y periféricos.

[pic 3]

Fig.- 3 – Tótems autoservicio.

SOFTWARE

El software actualizado tendrá las mismas aplicaciones del sistema anterior, la operatoria del manejo de un sistema operativo la verdad que es la misma.

Y como programa de caja registradora sólo contará con teclado funcional, es decir, las teclas tendrán funciones específicas, estas funciones se activarán vía pantalla touch. La impresora POS estará directamente conectada a los equipos, deberá ser configurado su formato para vales pre-venta en caso de pago con red compra y boletas fiscales en caso de pagos con dinero en efectivo.

PLANIFICACIÓN

Se retirarán los equipos antiguos para ser reemplazados por el nuevo equipamiento. Instalando cada punto de venta en sus posiciones. Los equipos nuevos se coordinarán turnos de instalación de hardware y otro turno en software, la red interna de la empresa estará a cargo de los administradores de redes para configurar y conectar la base de datos, entregando a cada personal su contraseña de operación.

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones de cada personal se obtendrán en un periodo de prueba de 3 días, a capacidad completa, se dará de alta el sistema cuando todo el personal tenga muy clara, sus funciones y soluciones de problemas. Otro personal capacitado para asistir a los módulos de autoservicio, cada personal guiará al cliente para efectuar sus compras y métodos de pago. En caso de que no se presente el método de pago en tótem, como alternativa se genera un vale con un código para poder cancelar los productos con un método de pago en caja.

PERSONAL

El personal de servicio de técnico, hará turnos rotatorios para la mantención de todo el sistema, ya sea compilando fallas, mejoras, mas implementación y recomendaciones. Se creará un calendario de actividades en conjunto con jefe interno del establecimiento.

CONCLUSIÓN

Se concluye con el sistema a su capacidad completa con un periodo de atención a público, se hará una simulación de desperfecto para así verificar que el sistema de asistencia técnica esté operando.

2.- Planificar el tiempo de duración del cambio de equipamiento más un inventario de todos los recursos a utilizar (hardware, software, recurso humano, capacitaciones, entre otras).

Los tiempos de planificación son los siguientes:

• Primera de Reunión con personal: reunión informativa para el personal del establecimiento con una duración de 4 horas divido en 2 tramos de 2 horas, esta reunión es de tipo asamblea para informar los cambios de panificación de metodología con una introducción, objetivos y conclusiones.
• Segunda reunión de equipamiento: esta reunión tiene una duración de 6 horas, dividida en tramos de a 2 horas. Los principios de esta reunión tiene por objetivo el plan de instalación y configuración de los equipos de establecimiento, con el equipo técnico respectivo para realizar la migración de todo el hardware.
• Retiro equipos antiguos: Se programó, en conjunto con gerencia la posibilidad de realizar trabajos en turnos de noche para realizar el cambio de todos los equipos antiguos, esto implica el desmontaje parcial, para que no todo quede inoperante, se realizó de esta forma para que no impida que el supermercado cierre por implementar todo el local. Este programa de retiro de equipos, tiene una duración de 5 días como máximo, para eso se requirió de personal externo y así tomar un poco de ventaja.
• Revisión de cableados, enchufes e inmobiliario: Es esencial la revisión del cableado en la red de alimentación de 220 volts con sus cargas equilibradas, además de eso, se inicia la implementación de autoservicio, por lo tanto se requerirá la organización de personal de construcción para hacer las medidas exactas y materiales para crear esta sección. El cableado estructurado de red debe ser revisado y en caso de requerir reemplazarlo, también se ejecutará esta acción. El tiempo determinado de esta labor tiene como máximo 4 días. Divididos en turno de noche, como se mencionó antes, con un turno rotativo hasta las 8:00 am ya que el equipo del supermercado hace la apertura de sus puertas a las 10:00 am.
• Instalación de equipos nuevos (Hardware): Estos equipos deben llegar a bodegaje de empresa de montaje, se hará el ingreso correspondiente creando 3 equipos de montaje, un equipo que realice la instalación de los computadores con sus impresoras, el otro equipo estará encargado del sistema de lectura de código de barras mas los equipos Transbank y el último equipo estará a cargo de los tótems de autoservicio, esto requiere del tiempo necesario para que quede sector completamente operativo. El tiempo requerido para esta instalación será de 14 días, para esto también se requiere, con permiso de la gerencia de la empresa, turnos de noche, para mantener el tiempo a favor. No olvidando por cada equipo mantener un libro de ingreso con el número de serie de cada componente y un egreso de numeración interna.
• Instalación de Software: Esto es lo más importante en este proyecto, ya que los software de cada equipos deben estar inscrito en otro libro de licencias de software instalado, se va a hacer un solo equipo completo para que paralelamente quede funcionando con todas sus aplicaciones, este se ideó para así evitar fallas de hardware a último momento, los turnos también será de hasta 4 noches, también con el permiso de gerencia.
• Red: Estando cada equipo operativo, el servicio de administrador de red, se encargará de configurar cada equipo de caja y de autoservicio a la red central del establecimiento, esto solamente requiere de una persona, para que mantenga un orden en lo que se estará realizando.

Las horas ocupadas están determinadas de acuerdo al tiempo de hora se requiera el técnico para su configuración completa, se estima una cercanía a 6 días.

• Capacitación Cajas: la capacitación del personal completo se hará en el momento mismo de la puesta en marcha de todo el sistema, esto se hace siempre que todos se encuentren en plena función de todo lo que requiera, para así, mantener un corto periodo de marcha blanca, una vez capacitado el personal de caja se irá supervisando las clases de errores o dificultades que pueda tener el sistema.
• Capacitación Autoservicio: Se capacitará a personal completo para lo que signifique la atención directa a cliente, esto implica el momento en que el cliente requiera de ayuda en caso que presente un poco amabilidad con el sistema. También se capacitará a las personas para rotar los turnos atención para no perder práctica en la operación del sistema completo.

3.-Establecer las políticas de uso de las cajas con sus respectivas documentaciones. Justifique su respuesta.

INGRESO A ESTABLECIMIENTO

Cada cajero(a) con su capacitación y el modo de operar en forma coordinada, implementando su tarjeta de identificación interna, esta tarjeta se debe utilizar para marcar su horario de entrada al establecimiento, la máquina debe generar una boleta de horario, estos horarios se deben siempre marcar, de acuerdo a sus turno, su ingreso, entrada a colación, salida de colación y salida de establecimiento.

...