Herramienta para la gestión de la demanda y clasificación ABC de inventarios en bodegas del Zoológico de Cali

Herramienta para la gestión de la demanda y clasificación ABC de inventarios en bodegas del Zoológico de Cali.

Resumen

La variación de la demanda en el mercado es un aspecto del cual no se tiene control, esta influye significativamente en la gestión del inventario en una empresa, sin embargo, efecto de esta variable se puede disminuir implementando diferentes métodos de pronósticos. El zoológico de Cali es una organización enfocada en la generación de experiencias para sus usuarios, en función de cumplir este objetivo, la compañía ofrece servicios especiales para sus clientes, entre estos se encuentran las Zootiendas y la cafetería. Para conservar estos centros de experiencias es necesario mantener un inventario que satisfaga la demanda. En el siguiente informe, se presentará una herramienta diseñada para pronosticar la demanda de un periodo determinado, el método de empleo y el impacto que esta podría tener en el manejo de los inventarios en las Zootiendas y cafeterías del centro cultural.

Objetivos

• Presentar una herramienta diseñada para pronosticar la demanda, mantener el control del inventario y clasificar los ítems con el sistema ABC de las bodegas del zoológico del Cali.
• Explicar el método de empleo de la herramienta, los principales componentes de esta, y el respectivo análisis que se le debe dar a los resultados obtenidos a partir de ella.

Contexto

El Zoológico de Cali es una organización ambiental que ofrece una experiencia única de contacto con la riqueza natural y cultural de Colombia, que promueve y ejecuta programas de educación, comunicación, recreación e investigación para la conservación de la biodiversidad colombiana.

Para el funcionamiento y atención del público que ingresa al Zoológico es necesario llevar a cabo un proceso de planeación de las operaciones al interior del mismo y el control de inventarios en diferentes áreas dependiendo de su utilización, tales como:

• Zoo tienda: Inventario de M/CIA para venta al público, los cuales incluye (Peluches-Bisutería-productos para el hogar-Artículos personales-Prendas de vestir).

• Cafetería: Inventario de alimentos y bebidas para venta al público, los cuales incluye productos comercializados y otros preparados directamente en cocina.

• Uba: Inventario de Alimentos y Medicamentos para uso animales del parque.

• Infraestructura: Inventario de materiales, insumos, herramientas y equipos de infraestructura; los cuales son utilizados para labores de mantenimiento y ejecución de obras.

• CCA: Inventario de materiales, insumos y herramientas necesarias para realizar labores de jardinería y cuidado de árboles en el parque.

• Administración: Inventario de papelería, dotación personal y productos de aseo.

• Las otras áreas manejan únicamente inventario de papelería y productos de aseo

La Zootienda y las Cafeterías dependen exclusivamente de ingreso de público, y a su vez reciben pedidos a través de la tienda virtual y domicilios de almuerzo. Se realizan pronósticos teniendo en cuenta el comportamiento de datos históricos a través de promedios.

Para realizar el control de inventarios se utiliza como sistema el Módulo inventarios Cg-Uno, listado físico para conteo, y balanzas para pesar alimentos. No se tiene un límite estipulado como tal de cantidad por producto, siempre se conserva un stock de productos y se va solicitando según la rotación del mismo. Siempre se conserva un stock de productos para hacer frente a cualquier improvisto. El software está parametrizado en factores de control con 8 días tiempo de seguridad, periodo de cubrimiento y tiempo de reposición para generar la alerta cuando estos se cumplan. Se realiza conteo de inventario mensualmente y el control es permanente (diario) en el sistema.

Con los proveedores de cafetería y zootienda se estipula una fecha para la entrega del producto según la necesidad, no se tiene estadística de demoras y/o atrasos en la entrega de pedidos. Se realiza un cronograma de pedidos anual, dependiendo de las temporadas, dado que todos son proveedores locales, no son tan rápidos, se debe solicitar un mes antes. El objetivo es garantizar entregas en temporadas altas como Semana Santa, temporada de mitad de año (abarca casi dos meses de temporada), principios de septiembre (semana de receso de octubre). Octubre tiene la particularidad de realizar la actividad de mitos y leyendas.

Se espera poder identificar el comportamiento y rotación de los ítems para definir la cantidad de nivel de inventario a mantener de cada uno, de forma que al alimentar la herramienta con el nivel de inventario actual se generen alertas relacionando ¿Cuánto falta? ¿Y cuánto se debería pedir? En algún momento, habían definido tener 20 unidades de inventario para cada ítem, pero se dieron cuenta que para algunos ítems era insuficiente.

Para el desarrollo del caso se cuenta con información relacionada con los ingresos a taquillas de personas y el movimiento de los inventarios en las bodegas de la zootienda Australiana, la zootienda Andes y el almacén de la zootienda física.

Marco teórico

Recuerden que este informe no solo lo leerá la profesora sino también la empresa, así que desarrolle un marco teórico a modo de párrafos (no listas) de los conceptos necesarios para entender los resultados y análisis. Cite si es necesario (Normas APA).

Para la comprensión de la estructura y funcionamiento de la herramienta importante es necesario tener claridad en algunos conceptos de inventario y pronóstico.

El pronóstico es un proceso de estimación o proyección de la demanda para un periodo determinado a futuro o para comparar un resultado del pasado. Muchos de los métodos de pronósticos están basados en los datos de periodos pasados, se debe tener en cuenta que antes de aplicar cualquier método, se debe calcular el CVD de la demanda, este indicador determina estado de los datos que se van a analizar, en caso de obtener un CVD superior al 100% la demanda se clasificará como errática y no se podrán utilizar los datos para el pronóstico.

 Dentro de los métodos para pronosticar, se encuentran los descritos a continuación.

Método intuitivo: En este método se asume que la demanda en el siguiente período es la misma del período exactamente anterior. Este puede ser un punto de partida para aquellos productos que apenas están siendo implementados en el mercado.

Promedio móvil simple: Este método supone que la demanda de un periodo determinado es el promedio de los resultados N anteriores más recientes, este método se emplea cuando no se presenta una tendencia o estacionalidad.

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