INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

ORDENACION DOCUMENTAL

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTOR

CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

APRENDIZ

LUIS ALBERTO PERALTA CIFUENTES

FICHA 2357729

SENA

18 DE JULIO 2021

INTRODUCCION

Toda entidad debe tener un método de organización teniendo como fin organizar adecuadamente las unidades documentales de tal manera que facilite la consulta y el manejo de la información. Donde un archivo organizado da mayor productividad y menos gastos, ahorrando tiempo en la seguridad de la información.

Es muy importante tener en cuenta las fases de procesos de organización en el cual se establece las secuencias de agrupaciones documentales para la clasificación y disposición de los documentos para una correcta preservación y conservación de los documentos.

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

EVIDENCIA DE PRODUCTO

EVIDENCIA 3. El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación y conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.

Analizando el sistema para la organización de documentos la  entidad  que  investigue  en  su  organización  documental  de  archivo, utiliza el sistema de ordenación documental Numérico (Simples u ordinales, Cronológicos). Y el sistema de ordenación Alfabético  (Onomástico, Toponímicos o Geográficos, Temáticos). Teniendo en cuenta aplica el sistema Numérico y Alfabético en cada Archivo de Gestión de la dependencia productora de documentos y Archivo Central.

Donde se conservar los documentos como en la contabilidad, en gestión humana, calidad seguridad y salud, también lo referente a los proyectos.

DIAGNÓSTICO SI LA EMPRESA CUMPLE O NO CON LOS PARAMETROS DE PRESERVACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL.

Esta entidad organiza sus archivos de manera Numérica y Alfabética la cual les permite acceder a la información de manera sencilla y eficaz gracias a la correcta ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e interna de los documentos permitiendo a la persona que consulta la comprensión de la información de una manera rápida y oportuna

Cumpliendo a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que toda su documentación se encuentra foliada y sistematizada en su FUID de acuerdo a las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Teniendo en su totalidad los documentos clasificados y ordenados para así tener una organización estructurada para la comprensión documental y objetividad en la fundamentación de entendimiento de los objetivos y metas propuestas en la entidad.  

Su estantería es acorde al diseño en la capacidad de almacenamiento de la documentación utilizando las características tecnológicas de los soportes documentales teniendo en cuenta los aspectos para evitar daños sobre los documentos y así evitar pérdidas en la parte documental.

De igual manera hay una persona encargada y responsable por el archivo de gestión en las dependencias productoras y un responsable encargado por el Archivo Central el cual es que inspecciona y supervisa a las dependencias productoras por la preservación y conservación de los documentos.

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