La administración efectiva de inventarios

Planteamiento del Problema

La administración efectiva de inventarios sustentada en técnicas, métodos e instrumentos de apoyo orientados a su sistematización, constituye un factor catalizador en la optimización de los procesos operacionales y gerenciales de la empresa moderna. Diversas organizaciones desconocen la importancia de implementar un control ordenado de flujo de información y comunicación, de inventario o de las actividades relacionadas con actualizaciones o ajustes, lo que genera usualmente como consecuencia la tenencia errónea de datos contables y financieros o pérdidas.

La administración deficiente de inventarios es uno de los mayores problemas que afectan significativamente los costos de las empresas, la falta de controles que protegen a los recursos de la empresa, y causa pérdida en posibles negociaciones debido a la incertidumbre de los productos, lo que genera bajos estándares de calidad en atención al cliente; por tales motivos es de vital importancia que los procedimientos para el control, dirección y administración de los inventarios se encuentren definidos conforme a la del negocio, para que las decisiones que tome la gerencia sean acertadas y puedan mejorar su actividad económica a través del desarrollo de estrategias objetivas.

En la actualidad la demanda del consumo de los productos de primera necesidad ha ocasionado la apertura de grandes números de tiendas dedicadas a la venta de dichos productos, a través de los años estas empresas han ido creciendo convirtiéndose en tiendas de mayor demanda por las personas.

Sin embargo, los sistemas de control interno implementados siguen siendo tradicionales y obsoletos haciéndose necesaria la evolución de nuevos procedimientos de control interno que permitan manejar con eficiencia y eficacia los procedimientos que poseen cumpliendo la normativa técnica, legal y otros aspectos relacionados.

Es de suma importancia reconocer que dentro de una empresa los inventarios representan uno de los recursos más valiosos de la misma por el hecho de ser uno de los activos con mayor liquidez y valor. De ahí se establece la necesidad de resguardarlos y administrarlos de la mejor  manera a través de la implementación de un control de inventario. Debido a la carencia de tan importante herramienta la organización y control.

Este fenómeno se empeora con el hecho de que no se cuenta con órdenes de pedido debidamente autorizadas, es decir la falta de los formatos adecuados para tal manejo y su personal capacitado. Así mismo, el desconocimiento de funciones en cuanto al registro, custodia y vigilancia para la compra, recepción y despacho de la mercadería en los distribuidores hace que el control sea sumamente difícil.

Otro aspecto importante que expone al inventario de estas empresas a sufrir pérdidas de mercadería irrecuperable, es la falta de uso de seguros por montos adecuados para cubrir los riesgos inherentes al manejo del mismo.

Una problemática más que se experimenta en estas empresas es que no se realizan comparaciones periódicas de las existencias físicas del inventario con los registros contables, dando lugar a la pérdida de mercancía.

Así mismo, la empresa AJEVEN, C.A posee un gran departamento de inventario, con procedimientos detalladamente fijados para el cumplimento de esta misma, pero se han venido presentando acontecimientos con su manuales de procedimiento, dejando así como consecuencia perdida y descontrol en su inventario. Se carece de una investigación inmediata en cuanto a la diferencia entre los registros contables y el resultado del inventario físico para poder determinar cuál es la causal de dicha diferencia donde una de las causas más importantes es la falta de facturación de mercadería por autoconsumo.

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