SUBPROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

TIPO DE NORMA

NÚMERO

FECHA  DE ENTRADA EN VIGENCIA

DENOMINACIÓN DE LA NORMA

ARTICULO

APLICACIÓN ESPECÍFICA

NTC ISO

9001

2008

Norma Técnica Colombiana

4.2.3, 4.2.4, 6.2.1, 6.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5

Todos los Artículos

Estatuto

Mayo 31 de 2005

Estatuto Docente

Selección y contratación

Código

N.A.

Agosto 05 de 1950

Código Sustantivo del Trabajo

Forma, contenido, duración del contrato

Terminación de contrato de trabajo

Contrato de aprendizaje

Ley y decretos reglamentarios.

100

1993

Ley de seguridad social, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y dictan otras disposiciones

Lo que se aplicable.

ENTRADA

SUBPROCESO

SALIDA

SUBPROCESO  EMISOR

RESPONSABLE

INFORMACIÓN

MEDIO

SUBPROCESO  RECEPTOR

INFORMACIÓN

RESPONSABLE

MEDIO

Todos los procesos

Coordinadores de programa y jefes de unidad

Requerimientos de personal

Correo electrónico

Selección del  personal

Todos los subprocesos

Aprobación o rechazo de el o los candidatos

Directora gestión de talento humano

Correo electrónico

Auditoria de calidad

Director(a) de calidad y control interno

Informe consolidado e informe de auditoría de calidad

Impreso

Gestión de talento humano

acciones de mejora, preventivas y/o correctivas

Directora gestión de talento humano

Físico

Planeación  estratégica

Coordinador de Planeación y Control Interno

Directrices para formular planes, informe de gestión de la  corporación.

Magnético ò impreso

Planeación estratégica

Informe trimestral de plan estratégico de unidad

Directora Gestión de Talento Humano

Correo electrónico

Formación integral

Vicerrector(a) académico(a), coordinadores de programa

Calendario académico

Magnético ò impreso

Gestión del Talento Humano

Cronograma para reporte de novedades

Directora Gestión de Talento Humano

Físico

Todos los procesos

Coordinadores de programa y jefes de unidad

Relación de seleccionados

Impreso

Gestión del talento humano

Personal vinculado

Coordinación de nomina

Físico

MEN

-

Normatividad

Electrónico o impreso

Min protección social

-

Normatividad

Electrónico o impreso.

CICLO

PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TAREAS

REGISTRO

NOMBRE

CODIGO

P

1. PLANEAR LA SELECCIÓN DEL PERSONAL

DIRECTORA GESTION DEL TALENTO HUMANO.

1.Planear el proceso de selección para cada inicio de semestre

2. Elaborar cronograma de selección y contratación del periodo.

Cronograma de selección y contratación

3.Socializar cronograma de actividades

H

2. ANALIZAR LOS REQUISITOS DEL PERSONAL

DIRECTORA GESTION DEL TALENTO HUMANO.

1. Recibir  y analizar los requerimientos de personal de las diferentes unidades.

E mail

2. Consultar el  manual y/o ajustar  de competencias y responsabilidades.

Manual Competencias Y

Responsabilidades

F6P7S134.2

3. Recibir y analizar las hojas de vida

H

3. REALIZAR LA EVALUACION PARA LA SELECCIÓN

DIRECTORA GESTION DEL TALENTO HUMANO.

4. Citar al personal para la aplicación de las herramientas de selección.

1. Aplicar las herramientas de selección establecidas (entrevista, pruebas psicotécnicas y verificación de referencias laborales y académicas).

Verificación de Referencias

Verificación de Títulos Académicos

GTH-SP-F5

GTH-SP-F4

2. Elaborar resumen de proceso de selección y pronostico ocupacional

Resumen del Proceso de Selección y Pronostico Ocupacional

GTH-SP-F1

H

4. EJECUTAR SELECCION

DIRECTIVO O JEFE DE UNIDAD

3. Informar directivo y/o jefes de unidad solicitantes candidatos aptos para la contratación

Email

1. Recibir Información de candidatos aptos y aplicar prueba técnica

Prueba Técnica

GTH-SP-F6

2. Seleccionar el candidato, dentro de los  aprobados por Gestión del Talento Humano.

3. Enviar a Gestión del Talento Humano la relación de   seleccionados y prueba técnica para los trámites contractuales.

Relación de Seleccionados

Prueba Técnica

GTH-SP-F2

GTH-SP-F6

CICLO

PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TAREAS

REGISTRO

NOMBRE

CODIGO

H

5. TRAMITAR VINCULACION

COORDINADOR DE NOMINA

1. Recibir y analizar la información de seleccionados

Relación de Seleccionados

GTH-SP-F2

2.Comunicar al seleccionado instrucciones sobre los requisitos para la vinculación

Hoja de vida institucional

GTH-SP-F3

H

6. ELABORAR CONTRATO

DIRECTORA GESTION DEL TALENTO HUMANO Y COORDINADORA DE NOMINA

1. recibir y verificar los requisitos del seleccionado.

2. Verificar coherencia entre la hoja de vida y relación de seleccionados.

3. Consultar  y/o actualizar el manual de Competencias y Responsabilidades

H

7. LEGALIZAR CONTRATO

COORDINADORA DE  NOMINA

1. Citar al personal para la firma del contrato.

Correo electrónico

2. Revisar los requisitos para la afiliación a la seguridad social.

3.Realizar la afiliación a la seguridad social (salud, riesgos y pensión) y afiliación a la caja de compensación familiar

4. Entregar copias del contrato al empleado.

H

8. REALIZAR INDUCCION O REINDUCCION

DIRECTORA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

1.Preparar la logística y el material necesario

2.Citar el personal para la inducción o re inducción

3.Ejecutar la Inducción o re inducción

Control de Asistencia a Capacitaciones

GTH-FC-F2

H/ V

9. REALIZAR EVALUACION DEL DESEMPEÑO

DIRECTIVO Y/O JEFE DE UNIDAD

1.Programar los empleados para la concertación de objetivos

Concertación  objetivos

GTH-SP-F7

2. Realizar la concertación de objetivos en el primer bimestre del año.

3.Remitir copia de la concertación de objetivos a la Dirección de Gestión de Talento Humano

Seguimiento  Objetivos

GTH-SP-F8

4.Realizar seguimiento semestral a la Concertación de Objetivos

Cuadernillo de Medición

Competencias

Evaluación final de objetivos

GTH-SP-F10

GTH-SP-F9

5.Ejecutar junto con el empleado la medición de competencias de acuerdo al nivel  y evaluación final de objetivos

Concertación de objetivos

GTH-SP-F7

6. Remitir copia a la Dirección  de Gestión de Talento Humano.

CICLO

PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TAREAS

REGISTRO

NOMBRE

CODIGO

H/V

10. CONSOLIDAR RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

DIRECTORA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

1.Verificar que todo el personal administrativo haya sido  evaluado

2.Ingresar la información por unidad al sistema

3.Tabular la información y analizar resultados

4. Elaborar informe y presentar al Comité Directivo.

H

11. REALIZAR TRAMITES DE DESVINCULACION

COORDINADORA DE  NOMINA

1. Identificar causa de  desvinculación , la cual puede ser: Renuncia o Terminación unilateral del contrato de trabajo.

2. Solicitar  el paz y salvo.

Paz y Salvo Empleados

GTH-LNPS-F3

3. Elaborar liquidación y enviar a Gestión Financiera para realización de pago.

4. Tramitar desvinculación de seguridad social y Caja de Compensación  Familiar.

5. Archivar Hoja de vida en personal  en ubicación inactivo.

V.A

12. EVALUAR LA GESTION DEL SUBPROCESO

DIRECTORA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

1. Elaborar  cuadro de mando integral y respectivo análisis del mismo, dando cuenta del cumplimiento de los indicadores del subproceso

Cuadro de mando integral

PE – F2

2.Proponer y documentar las acciones requeridas, bien sean de mejora, correctivas y preventivas

3. Remitir el informe  A la coordinación de planeación y control interno

Acta

SGC – CDR- F2

A

13. RETROALIMENTAR EL SISTEMA

DIRECTORA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

1. Identificar, analizar y solicitar los ajustes a los documentos del sistema de Gestión de la calidad.

Planilla de control de cambios

2.Documentar los respectivos cambios en los formatos

Reporte de no conformidad y acciones propuestas.

SGC – CDR- F6

3. Remitir los cambios a la dirección de calidad, cada que sea necesario para su análisis, aprobación y notificación.

4.Implementar las acciones de que le sean aprobadas

IDENTIFICACIÓN

1

2

3

4

5

NOMBRE

CÓDIGO

RESPONSABLE DE ARCHIVAR

MEDIO

ACCESO/UBICACIÓN

CONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN

Resumen proceso de selección y pronostico ocupacional

GTH-SP-F1

Directora de Gestión del Talento Humano

FISICO

Archivo unidad Gestión del Talento Humano

Permanente

Archivo General

Verificación de referencias

GTH-SP-F5

GTH-SP-F4

Coordinador de nomina

Permanente

Archivo General

Hoja de vida institucional

GTH-SP-F3

Coordinador de nomina

Permanente

Archivo General

Relación de seleccionados

GTH-SP-F2

Coordinador de nomina

Un año

Archivo General

Prueba Técnica

GTH-SP-F6

Directora  de Gestión del Talento Humano

Permanente

Archivo

General

Evaluación del Desempeño

GTH.SP-F7

GTH.SP-F8

GTH.SP-F9

GTH.SP-F10

Directora  de Gestión del Talento Humano

Un año

Archivo

General