Concepto de archivo, funciones y etapas.

1. Concepto de archivo, funciones y etapas.

Es pertinente resaltar la observación de Mundet en su manual de Archivística frente a la concepción que en diversas ocasiones se hace del archivo. La errónea  tendencia  a asociar el término con desorden y amontonamiento es común a la hora de hacerse una idea de ello, y que, realmente existen muchas definiciones técnicamente hablando, pero que le dan valor a esta práctica. Según el diccionario de la RAE la palabra archivo, proveniente del latín archivium, presenta tres acepciones diferentes.

Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan). Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

Funciones.

En el manual de archivística se encuentran de manera detallada las diversas funciones de los archivos, pero aquí resaltaré las que encuentro de mayor utilidad. La conservación de documentos, ya que la ley lo obliga, estableciendo plazos mínimos de conservación y durante los cuales se puede exigir la presentación de los mismos. Los documentos se conservan debidamente clasificados y ordenados, proporcionando de esa manera información acerca del funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, siendo el archivo eficaz para encontrar rápidamente lo que se desea. En ese sentido el archivo también es un centro activo de información que permite hacer una relación de los documentos nuevos con los ya archivados, quedando también como mecanismo de consulta cuando se desea investigar acontecimientos pasados y, sirve de igual forma como elemento probatorio cuando una entidad u organismo intenta demostrar la ejecución de un acto o la forma de hacerlo.

Etapas del archivo.

Un archivo consta de varias etapas destacadas en torno al ciclo de vida de los documentos, concepto norteamericano que le brinda mayor importancia afirmando que “la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico el cual vive nace y muere” (p.97). El documento recorre distintas etapas desde su elaboración hasta que va perdiendo su valor de acuerdo al propósito con que se crea, hasta  que con el pasar del tiempo es cada vez menos utilizado mientras dichas etapas corren de acuerdo al contexto por el que atraviese el documento con el tiempo.

2. concepto de documento, documento de archivo y caracteres internos y externos.

Para la real academia española documentar significa “probar documentos” y al mismo tiempo los define como “un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredite algo”, como concepto general de documento.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados. El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se implanta una relación entre las personas físicas o jurídicas con la administración pública o de diferentes organismos públicos entre sí. La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados. Al mismo tiempo que el documento es fuente de información, se reconoce oficialmente como prueba de que un acto ha sido o no realizado, aunque no todos estén regulados adecuadamente.

Caracteres internos y externos.

Para estudiar cualquier tipo de documento escrito es necesario analizar todos los elementos que puedan aportar información, es aquí donde aparecen los caracteres internos y externos del documento.

 Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los documentos, y son los siguientes:   Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal, vidrio, marfil, barro...) o blandos (papiro, pergamino y papel). Las tintas son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su contenido) sobre el soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha sido la pluma de ave, pero también el cálamo, una caña cortada de forma adecuada que permite escribir.  -Tipos de escritura: La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía. Hará falta utilizar todos los medios de esta ciencia para analizar las características de la escritura de los textos que se trabajan. Se observará la forma (a través del ductus, trazado de las letras, peso y módulo de las grafías, enlaces...) pero también la puntuación, la disposición de la escritura y el pautado del texto.

Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que están escritos, al estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídico-administrativo de validación que utilizan. Además de éstos se considera fundamental la estructura cómo se organiza el texto.

La estructura de los documentos: Es importante tener en cuenta que, para la redacción de los documentos, siempre se han seguido unas pautas que muchas veces vienen dadas por unos formularios. De esta manera las oficinas que han generado los documentos han tenido una guía para organizar de forma lógica y coherente el contenido de cada uno de los actos jurídicos o administrativos que han querido reflejar en los documentos. La estructura de los documentos forma parte de estos formularios y se compone de tres partes esenciales: Protocolo inicial, parte central y escatocolo o protocolo final. A la vez, cada una de estas partes puede tener unos subapartados, pero es necesario tener en cuenta que no siempre los encontraremos en todos los documentos, como tampoco siempre aparecerán en el mismo orden.

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