Evaluación cuantitativa.

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Implementación de un sistema de archivos, que optimice el proceso de recepción, préstamo y mantenimiento de documentos, en el Departamento de servicios escolares de la Universidad Valle del Grijalva, Campus Tabasco.

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Facilitador:                                                                      Realizado por:

Lic. César E. Montiel Sánchez                                       Jocelis Paradas Velasquez

Villahermosa, Febrero, 2016

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La UVG, siendo una institución de educación, genera gran cantidad de documentos que están almacenados de manera desorganizada, lo que dificulta la buena gestión y transparencia en sus funciones.

Ésta no posee un sistema de gestión de archivos formal, que permita el acceso ágil y efectivo de la información a los usuarios que la requieren, así como también las normas y procedimientos adecuados para el resguardo de los mismos.

Actualmente, esa información está ubicada en archiveros, sin ningún tipo de control, organización y en condiciones físicas no adecuadas, expuestas al deterioro, además que se desconoce el paradero de gran parte de la información generada durante mucho tiempo, por lo que se hace necesario el rescate de dichos documen tos, para su debida conservación como patrimonio documental.

La carencia de normas y procedimientos tampoco contribuyen a solventar esta problemática, por lo que se hace urgente la implementación de un sistema de archivos, con todas las condiciones de infraestructura, personal y algunas normas que posibiliten o faciliten tanto la gestión de los documentos de archivos, como su acceso, entre otras cosas.

OBJETIVO GENERAL

Crear un Sistema de gestión de archivos, que optimice la organización, conservación y disposición de los documentos que se generen en la Universidad Valle del Grijalva, campus Tabasco.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Planificar y organizar la implementación del sistema de archivos de la Universidad Valle del Grijalva, Campus Tabasco.
2. Proponer un sistema que permita la organización, la gestión del archivo institucional, utilizando las técnicas archivísticas que puedan desarrollarse como una nueva forma de gestión, entre ellas forma de almacenamiento, conservación y procesos de eliminación.
3. Elaborar un manual de normas y procedimientos que guíe cada uno de los procesos de la gestión de los documentos de archivo.
4. Presentar una propuesta del cuadro de clasificación de los documentos para su ubicación física.

PREGUNTAS

1. ¿Cómo organizar el área de archivo adecuadamente?
2. ¿Qué herramientas se necesitan para establecer un sistema de archivos?
3. ¿Cómo elaborar un manual de normas y procedimientos?
4. ¿Qué instrumentos son requeridos para la elaboración de un cuadro de clasificación?

JUSTIFICACIÓN

La Universidad Valle del Grijalva, Campus Tabasco, es una universidad de carácter particular, que contempla, en sus estratégias de desarrollo, la comunicacción social y la educación masiva a fin de generar cambios sustaciales en la sociedad Tabasqueña.

El principal elemento que ha motivado esta investigación ha sido el problema de la conservación y la preservación crítica en el quehan permanecido los documentos de archivos y que el no actuar rápidamente en función de esto a nives institucional, puede ser dramático, ya que la memoria histórica de la institución se perdería y la institución quedaría desprotegida de evidencias documentales de su actuar.

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