Actividad # 4 Informe sobre requisitos del sistema de gestión

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN[pic 2]

Informe sobre requisitos del sistema de gestión

Actividad 4

Comparison chart Standards on ISO Standards

Activity 3

Presentado por:

Yovany Sánchez

Edgar Augusto Ocampo

        Claudia Céspedes

Andrés Aguirre

Profesor

Héctor Duque

Asignatura:

Sistema Integrado de Gestión

NRC: 3204

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

BELLO - ANTIOQUIA

2019

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INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo escrito es la implementación de conceptos y aprendizajes durante la asignatura sobre el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la NTC ISO 9001 de una empresa seleccionada, en este caso la DROGUERIAS GRUPO FARMA SAS y sus componentes como organización.

Asimismo, analizamos el entorno empresarial, la estrategia, las actividades que se realizan, la estructura y los elementos del diseño organizacional. Por medio de la situación actual de una empresa, de esta manera poder dar un diagnóstico para su buen funcionamiento y servicio al cliente.

RESUMEN

ABSTRACT

PALABRAS CLAVE  

KEY WORDS

1. INFORME CON REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN QUE DEBE CUMPLIR LA DROGUERÍA GRUPO FARMA SAS

DROGUERÍAS GRUPO FARMA SAS, es una empresa dedicada a la venta de medicamentos, y ejecuta sus actividades tanto de tipo administrativo como de tipo operativo con diferentes modalidades (oficina y parte operativa), lo que puede conllevar a que sus trabajadores se vean involucrados en diferentes riesgos que pueden afectar su integridad física, mental y social. Aunque la empresa no cuenta con un volumen de trabajadores muy alto, por la actividad económica que ejercen y la responsabilidad con sus aliados, proveedores y demás grupos de interés, reflejan la necesidad de contar con un Sistema de Gestión y así poder dar cumplimiento a la normatividad vigente. 

• Descripción de la Empresa

• MISIÓN: 

Contribuir al cuidado de la salud humana, ofreciendo productos de calidad, con eficiencia y efectividad, a través de un comprometido equipo de trabajo con el fin de satisfacer los requerimientos de nuestros clientes. (Elaboración propia)

• VISIÓN:

Para el 2025, Ser una empresa en continuo crecimiento profesional para la satisfacción de nuestros clientes, orientándonos en una atención personalizada, buscando permanentemente productos que mejor se adecuen a sus necesidades, ofreciendo la mejor calidad y bienestar. (Elaboración propia)

• VALORES EMPRESARIALES: 

Integridad, trabajo en equipo, compromiso, respeto, vocación de servicio, honestidad con el cliente y con nosotros mismos y responsabilidad con la comunidad.

• LEMA: “Tu bienestar es nuestra mayor prioridad” (elaboración propia)
• HISTORIA:

DROGUERIAS GRUPO FARMA SAS, fue creada en 2008 por el señor Milton Javier Báez Melgarejo, quien gracias a su conocimiento en la parte de fármacos por haber laborado tanto años como vendedor tomo la decisión de adquirir un pequeño local en Bello- Antioquia, fue una ardua tarea porque consistía en atraer clientes a una Droguería que empezaba desde cero. Gracias al trabajo constante hoy en día esta posesionado en el mercado y cuenta con más de 10.000 clientes en toda el área metropolitana.

1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Factores internos y externos y condiciones que pueden afectar el enfoque de una organización para sus productos, servicios, inversiones y partes interesadas

2.1. ANÁLISIS INTERNO DE LA EMPRESA

• FORTALEZAS

• Variedad de productos: la DROGUERIA GRUPO FARMA SAS, se caracteriza por tener una cantidad de productos para la satisfacción de necesidades de diferentes segmentos, teniendo todas las gamas y líneas que pueden existir de varios productos. Esto hace que el cliente se sienta satisfecho y cómodo comprando en nuestra droguería.
• Precios: como se ofrecen productos de alta calidad a un precio bajo se ganan clientes ya que es un hecho que el consumidor genera una fidelidad con la empresa ya que tienen el precio como uno de los factores más importantes al momento de comprar.
• Competencia: se toma la competencia que hay alrededor como una fortaleza, ya que, gracias al punto de venta, el tamaño del local, su visibilidad y los precios bajos, permiten que seamos los primeros en cuanto a número de ventas del sector. Además, permite que como empresa nos concentremos en los ámbitos competitivos y no bajemos la guardia en cuanto a mejoramiento de procesos de ventas y calidad de productos.
• Obtención de productos: el consumidor nos prefiere porque siempre buscamos su satisfacción ya que cuando un cliente necesita un producto de baja rotación o muy costoso que no se encuentra fácilmente en el mercado se les brinda la posibilidad de conseguirlos en un tiempo determinado para suplir sus necesidades.
• Liquidez: la empresa cuenta con un buen nivel de liquidez que permite mantener el proceso comercial activo y permite el cumplimiento de las obligaciones de la marcha en las operaciones y obligaciones legales que debe asumir, además esto permite que la empresa cada vez genere más ingresos y rentabilidad en su actividad económica.
• Control de productos: se tiene una estrategia para el control de inventarios bien determinada, ya que estamos conscientes que no nos podemos dar el lujo de tener mercancía detenida en forma de inventarios y tampoco permitir la devastación de productos para ofrecer a nuestros clientes. Por medio de este control, se puede estar seguro del almacenamiento de productos y si los movimientos en el inventario tienen un registro adecuado por parte de los vendedores.
• Proveedores competentes: nuestros proveedores se caracterizan por brindarnos un apoyo fuerte para el crecimiento de ventas en la empresa, brindándonos insumos de alta calidad, variedad, precios competitivos y opciones de financiamiento.
• Herramientas de trabajo eficientes: contamos con una alta calidad de herramientas debido al flujo de ventas que se presentan en la empresa, teniendo un mejor funcionamiento operativo y económico.

• DEBILIDADES

• Mala comunicación interna: lastimosamente, hay relaciones débiles entre los líderes de la organización y los empleados, además como hay un alto nivel de competitividad entre los vendedores se generan sentimientos negativos entre compañeros, provocando un clima laboral débil e inestable.
• Falta de liderazgo: el administrador de la empresa no sabe conducir al personal por lo tanto al momento de hacerle una observación o recomendación a un trabajador, no se hace de la manera correcta y esto genera una inestabilidad en el personal y una falta de apoyo a la gerencia general de la empresa por lo tanto los trabajadores no se sienten reconocidos por sus trabajos y los esfuerzos que hacen en él.
• Servicio al cliente: hay ciertos momentos del horario laboral más pesados que otros, en horas pico (5 a 7 p.m.) el flujo de personas es mayor por lo tanto la demanda es demasiado alta y se hace en esos momentos escaso el personal en la parte del mostrador y de ventas, esto genera una demora de aproximadamente 10 minutos en cuanto a prestar un servicio a un cliente y algunas personas están apurados y no están dispuestas a esperar ese tiempo y deciden retirarse del establecimiento.
• Incapacidad para innovar: aunque la empresa no se limita solamente a vender un producto u ofrecer un servicio, se manejan las mismas cualidades de hace un tiempo para todos los procesos que se pueden presentar en esta y aunque sea mínima esto puede generar una disminución en la competitividad empresarial en el mercado.
• Trabajadores con poca motivación: esto se da porque no hay reconocimiento en las actividades que día a día los vendedores realizan también por la falta de comunicación que hay entre la parte administrativa y el personal. Esto impide que sentido de pertenencia de los trabajadores con la empresa crezca y se convierta en una relación estable.

1. ANÁLISIS EXTERNO DE LA EMPRESA (MATRIZ DOFA)

• Clientes 🡪 existimos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes que consumen nuestros productos y se benefician de nuestros servicios, para lograr esto creamos una necesidad y lealtad de la relación empresa-cliente para lograr la vida comercial empresarial.
• Proveedores 🡪 Trabajamos por mantener una sana relación con nuestros proveedores ya que estos nos brindan recursos financieros y laborales. Esto genera un alto nivel de confianza al momento de realizar los contratos de suministro generando una seguridad en la operación y en el correcto funcionamiento de compras y ventas de la empresa.

• AMENAZAS

• Delincuencia: La empresa no se encuentra ubicada en un sector vulnerable, pero hay lugares y barrios cerca en los que piden domicilios, se han presentado varios robos de mercancía cuando el domiciliario sale de la farmacia a entregar el o los respectivos productos, generando una pérdida de ingresos a la empresa.
• Piratería: en este mercado se ven altos riesgos en los consumidores y a nosotros como vendedores, ya que los fármacos piratas son muy frecuentes, pero esto no solamente genera un riesgo para el cliente porque no obtiene el beneficio esperado del medicamento, puede llegar a causar una intoxicación enorme e incluso la muerte. Además, para nosotros como empresa puede generar una disminución en la frecuencia de los ingresos de las ventas ya que no se vende el producto original.
• Riesgo político: este riesgo afecta los intereses económicos de las empresas, gracias a los cambios que se pueden generar en las políticas de un país o de una región.
• Tecnología cambiante: hoy en día se están viendo implementadas las tecnologías y se están viendo, diseños de nuevas aplicaciones que te brindan información y la capacidad de adquirir productos sin necesidad de moverse de la comodidad del hogar. Hay muchas aplicaciones que se están desarrollando para atender parcialmente las necesidades médicas de las personas y esto puede ser un factor que afecte nuestro mercado.
• Crecimiento lento del mercado: esto puede suceder si hay una caída de la demanda de nuestro mercado, generando la disminución de poder adquisitivo de las personas pudiendo generar un crecimiento de alto desempleo.

• OPORTUNIDADES

• Medios de comunicación: falta establecer más el manejo de medios de comunicación y de redes sociales, ya que por medio de estas la empresa puede tener una imagen visible y potente, de esta manera se aumentarán los ingresos y la marca podrá ser reconocida a nivel departamental.
• Alianzas estratégicas con otras empresas: se pueden buscar convenios y sociedades con nuestros proveedores más grandes, teniendo acciones en estas empresas que permitan un grado más alto de ingresos y disminución de costos por ser una compra y venta directa de productos.
• Expansión de la empresa en el territorio nacional: se puede planear una franquicia en otro departamento o incluso en otra ciudad de Colombia, esto permitirá la integración a nuevos mercados nacionales, generando un margen de ganancias mayor.
• Venta online: además de tener un establecimiento de negocio, se puede contemplar la posibilidad de ventas por internet, siempre y cuando, se siga manteniendo la calidad y asequibilidad por la que somos conocidos en el mercado farmacéutico y cosmético.
• Auto-cuidado: esto puede generar mayores márgenes de ingresos, además de la posibilidad de tener una mejor imagen con nuestros clientes, tanto que por medio del voz a voz la gente conozca de nuestra empresa y pueda llegar a ella y convertirse en un cliente.

1. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS Y OPORTUNIDADES DE NEGOCIOS

Problemas administrativos

• Teniendo en cuenta mala comunicación interna, la empresa se está viendo afectada porque no se trabaja en grupo y la productividad de los trabajadores, aunque no es mala, podría ser mejor, esto está impidiendo que aumenten los ingresos muy significativamente que es a lo que se quiere llegar.
• Gracias a la falta de liderazgo, el personal a veces no sabe qué camino recorrer y se van directamente al gerente, sin irse al conducto regular ya que no existe una buena relación allí, no se está escuchando al personal, ni al administrador.
• Como los trabajadores tiene poca motivación, en ciertas ocasiones se puede ver reflejado en la agilidad y eficacia con la que se atienden a los clientes, pero también la actitud frente a las ventas, a los logros y al progreso de la empresa.

Oportunidades de negocio

• Teniendo en cuenta la variedad y cantidad de productos, se puede pensar en oportunidad de negocio como convertirnos en un proveedor de farmacias más pequeñas o que apenas están iniciando su proceso para llegar al punto de equilibrio de la empresa.
• Gracias a la gran oferta que tenemos de los productos con excelentes precios se pueden participar en desarrollos y mejoramientos de mercados que pueden realizar empresas más grandes dedicadas a lo mismo que nosotros y que llevan más años de experiencia en el mercado.
• Por el gran posicionamiento de la marca en el sector, podemos buscar la iniciación de una nueva farmacia en Bello, pero en otro sector ampliando nuestra competitividad en el mercado y generando más ingresos ya que se requieren los mismos proveedores para suplir las necesidades empresariales.

1.  DESCRIPCIÓN Y RELACIÓN DE LAS PARTES INTERNAS (PROCESOS) Y EXTERNAS (PROVEEDORES) DE LA ORGANIZACIÓN.

• CARACTERÍSTICAS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

1. Identidad de los miembros: El grado en que los empleados se identifican con la organización como un todo, es ALTO ya que después de preguntar a cada trabajador pude concluir que el nivel de pertenencia que tienen hacia la empresa es muy bueno. Los trabajadores se sienten respaldados por la gerencia de la empresa, en cuanto a las necesidades personales que puedan pasar y se puedan presentar en el día a día en la vida laboral.

1. Énfasis de grupo: El grado de en el que se organizan las actividades laborales en grupo alrededor es BAJO. Esta empresa realiza pocas actividades y pone pocos incentivos para lograr una meta de venta a nivel grupal.

1. Enfoque de las personas: El grado en que las decisiones de gerencia tienen en cuenta a las personas dentro de la organización es ALTO, ya que después de una pequeña charla con el gerente, con el administrador y con los empleados.

1. Integración de unidades: La empresa tiene una buena integración de unidades y se puede considerar en un grado ALTO, ya que la participación que tienen es asertiva lo que hace que el funcionamiento de la empresa sea bueno y logre cumplir las metas y los objetivos que se proponen.

1. Control: Las reglas, los reglamentos y la supervisión de DROGUERIAS GRUPO FARMA SAS, para controlar el comportamiento de los empleados es de grado ALTO. Esta empresa maneja un control bastante detallado, teniendo un conducto regular que se sigue cuando los empleados cometen una falta.

1. Tolerancia de riesgos: En esta empresa el grado en que se alienta a los empleados a ser emprendedores e innovadores para la toma de riesgos es inexistente, por lo tanto, es un grado BAJO. DROGUERIAS GRUPO FARMA SAS, es una empresa que no motiva a sus empleados a crear nuevas cosas, no está abierta a nuevos cambios ya que es esencial la conservación de la esencia de la empresa.

1. Criterio de recompensas: Las recompensas como incrementos de salarios y las promociones no se asignan a un criterio de desempeño de los empleados, por lo tanto, el grado de este criterio es BAJO. La empresa tiene un salario y unas prestaciones determinadas, sin ninguna negociación de aumento de salario por un buen desempeño en la labor específica de cada empleado. Los salarios son estandarizados y las demás ganancias son por un cumplimiento en ventas.

1. Tolerancia de conflictos: Se puede evidenciar en la empresa que los empleados están muy enfocados en el tema de ventas y los conflictos que se pueden llegar a generar entre ellos son informados de inmediato al gerente y él toma las medidas respectivas para solucionar el problema o establecer una sanción. No hay mucha tolerancia en la resolución de conflictos las medidas por afectar el ambiente laboral son muy exigentes, teniendo en cuenta la falta. Por esto se puede afirmar que el grado de tolerancia de conflictos es BAJO.

1. Orientación a medios y fines: La gerencia no tiene resultados o salidas en la obtención de resultados en otros lugares de este sector, aunque hay dos sucursales más en el municipio de envigado, no hay una posibilidad de que se pueda llevar esta empresa a otra ciudad como Bogotá o Cali. Esto genera que el grado de orientación y medios afines sea BAJO.

1. Enfoque de sistemas abiertos: Es una empresa con un sistema abierto ya que depende del entorno (clientes, proveedores, competidores, etc.) La dependencia que hay entre esta empresa, sus proveedores y sus clientes es infinita, gracias a la variedad de productos que en ella se encuentran, la inclinación de los clientes es hacia nuestra farmacia. Siempre se busca la satisfacción de los que hacen parte del entorno, teniendo clientes, proveedores y vecinos felices con los servicios que se prestan. Se puede definir que el grado del enfoque de sistemas abiertos es ALTO.

OBJETIVOS

• General: Aumentar las ganancias cada año de la empresa.

Aumentar el margen anual de ingresos de una manera proactiva y segura en la venta de medicamentos, sin dejar de lado los demás productos y servicios ofrecidos. (Elaboración propia)

• Producción: Seguir prestando servicios de inyectología, revisión de la presión y prueba de glucemia con el fin de acompañar al cliente en su proceso de salud y calidad de vida. (Elaboración propia)
• Producto: Incluir medicamentos poco comunes de excelente calidad y mejorar los medicamentos que ya se encuentran en la farmacia, siempre y cuando se tenga la seguridad y confiabilidad del producto.
• Sistemas: Utilizar las nuevas tecnologías para mantener actualizados a los trabajadores y a los clientes sobre la información de medicamentos y productos de la salud.

1. Proveedores

• Coopidrogas: es una cooperativa droguista reconocida nacionalmente por ser el proveedor de las droguerías más grandes y reconocidas         de Colombia para permitirles acceder a precios más bajos que el resto. Para afiliarse a esta cooperativa se debe pagar cierta cantidad de dinero y también se deben cumplir ciertos requisitos de tiempo mínimo en el mercado, mínimo de ventas y transparencia legal. Este es el proveedor principal.
• Comercializadora Herson: este proveedor es fuerte en cuanto a medicamentos genéricos, se podría decir que son medicamentos de una gama más alta a muy buen precio y con ellos se maneja un crédito a 60 y 90 días.  
• Comercializadora Jaser y Depósitos Mónaco: no son proveedores tan significativos para la Droguera, en cuanto a volumen de compras mensual, pero se destacan por distribuir productos específicos que en ningún otro depósito se encuentran.

1. LIDERAZGO: DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL LIDERAZGO Y EL COMPROMISO CON RESPECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, AL ASUMIR LA RESPONSABILIDAD POLÍTICA, LOS PROCESOS Y LOS ROLES

El problema administrativo más relevante para nosotros es la falta de liderazgo, ya que de esto se desprenden muchas cosas en cuanto a la organización y el funcionamiento interno que la empresa pueda tener, no se está escuchando a los empleados, ni se les está dando la oportunidad de hablar cuando ocurren situaciones en cuanto al funcionamiento de la empresa. Adicionalmente, el personal a veces no sabe qué camino recorrer y se van directamente al gerente, sin irse al conducto regular ya que no existe una buena relación allí, no se está escuchando al personal, ni al administrador.

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