Análisis SI

Introducción.

En el presente documentos expondré como los sistemas de información generan cambios dentro de las organizaciones y la importancia de conocer los procesos internos de las empresas al implementarlos, ya que cualquier cambio, tendrá resultados sobre la rentabilidad y la satisfacción de los clientes de forma positiva o negativa según la profundidad del conocimiento del modelo de negocio actual y al que se pretende llegar.

Desarrollo.

Primera Parte.

Funciones de aplicación web.

Outlook.com

Actividad: Comunicación

Es un sistema de oficina diseñado para incrementar la productividad de los trabajadores.

Es un servicio gratuito de correo electrónico personal de Microsoft.

Permite ser más productivo, organizado y conectado.

Reúne los correos electrónicos, eventos de calendario y archivos.

Cuenta con una bandeja de entrada enfocada que clasifica automáticamente los mensajes importantes.

Entradas, procesos, salidas y retroalimentación de la aplicación.

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Vínculos externos de la aplicación.

La aplicación cuenta con vínculos a aplicaciones web de la suite ofimática web de la misma organización como Calendario, Contactos, Tareas, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Sway.  

Adicionalmente se incluyen vínculos a aplicaciones web de la misma organización mas no de la suite ofimática como Fotos, OneDrive, Skype, Bing, MSN, Flow y Forms.

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Valor que provee la suite ofimática a una organización.

La tendencia en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la mayor parte posible.

Una de las grandes ventajas de la mensajería electrónica es que, además de servir para transferencia de información sin el uso de papel, también resulta útil para el manejo de equipos de trabajo, mediante la asignación de tareas, lo que representa un ahorro de tiempo considerable.

Conectar las actividades de los trabajadores en todos los niveles de una organización.

Conectar a la organización con el mundo externo incluyendo a clientes, proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos

Segunda Parte.

Cambio organizacional que produce el desarrollo de nuevos sistemas.

Automatización: El cambio por automatización se da cuando las tareas que se realizaban manualmente pueden ser hechas de forma automática con algún SI que lo permite. Por ejemplo, la empresa dedicada a la distribución de dulces, La comercializadora Ragón, existe desde la década de los 70s, por lo que sus procesos solían ser en su mayoría, manuales; esto retrasaba las entregas y generaba insatisfacción por el servicio a los clientes. Por ello, decidieron implementar un sistema ERP que les permitiera tener control de las caducidades de las mercancías en distintas sucursales, tener un control de las existencias, un exacto control de stock, un proceso de cierre contable más rápido y eficiente ya que se actualiza en tiempo real, todo esto para mejorar la experiencia de sus clientes.

Racionalización: La racionalización se genera cuando es necesario analizar los procedimientos para generar mejoras continuas en los procedimientos internos que resultaran en el servicio al cliente. Para este tipo de cambio podemos utilizar también el ejemplo de la empresa Ragón, ya que para poder implementar el sistema ERP SAP Business One tuvieron que analizar de qué manera se realizaba el proceso completo desde que un cliente hace un pedido hasta que es entregado. De esta forma, se pudieron notar fallas en la logística o los procedimientos para abastecer el almacén, clasificar los productos, mantener el stock necesario, evitar que los productos caducaran y cubrir las exigencias de los clientes para de esta forma, configurar de la mejor forma este SI.

Cambios de paradigma: Este cambio genera un cambio en la naturaleza del negocio. En este caso tenemos a la clínica dermatológica Racdeerma. Por la naturaleza del negocio estaban a costumbrados a hacer citas de boca en boca y mantener el control con un documento Excel. Cuando notaron que sus ventas iban bajando y que los clientes solo asistían una vez a consulta decidieron implementar un sistema CRM que les permitiera administrar y dar seguimiento a sus clientes.

De esta forma ahora pueden recordar a sus clientes las citas, ofrecerles descuentos, enviar felicitaciones y en general tener un mejor seguimiento para no perder a los clientes que ya se tiene ganados; fue difícil para el personal aprender a manejar el sistema y dejar atrás las formas tradicionales, rudimentarias y poco efectivas para gestionar las consultas, pero lo lograron.

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