Concepto de Base de Datos y sus elementos

Identificar el concepto de Base de Datos y sus elementos, tales como dato, campo, registro, tabla, además de interpretar y reconocer dichos elementos dentro de la información manejada en las diferentes tareas que como Contador realizas. Esto es el principio para comprender que al tener dicha información de manera estructurada a través de una base de datos, ésta se encarga de organizarla y te permite disponer de ella de forma eficaz y segura; recuperar y presentar los datos en varios formatos, así como generar diversos informes.

Es importante para ti reconocer los elementos fundamentales de la base de datos dentro de diversas herramientas con las que probablemente estás familiarizado, así como su nomenclatura dentro de éstas, a fin de que te sea sencillo identificarlos en los diferentes ámbitos de trabajo, tales como una agenda manual, archivos en papel, Excel, Access, entro otros.

Una vez identificados los elementos fundamentales se debe hacer hincapié que para esta estructura relacional, requiere se mantenga la integridad de datos o integridad referencial, estableciendo así un margen de seguridad y completitud de la información contenida, y estructurar el índice para hacer búsquedas con mayor rapidez.

Los objetos de una base de datos son los elementos con los que se cuenta para manipular la información contenida en ella, así se tienen:

• Tablas.- Objeto elemental de una base de datos; almacena datos en categorías.
• Consultas.- Permiten buscar y recuperar los datos que ha almacenado.
• Formularios.- Controlan la entrada de datos y las vistas de los datos. Proveen señales visuales que facilitan el trabajo con los datos.
• Informes.- Presentan su información de formas más útiles para el usuario.
• Macros.- Conjunto de una o más acciones para la automatización de tareas seleccionadas.

En esta sesión de estudios conocerás el propósito, la definición y uso de cada uno de estos objetos de la base de datos mencionados, reconocerás su utilidad dentro de las tareas que como Contador debes cumplir, así como la dependencia entre ellos.

Ya hemos comentado que la creación de una base de datos requiere de una herramienta informática, pero antes de poder hacerlo, debemos diseñarla adecuadamente, ya que esto permitirá obtener acceso a la información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la Base de Datos, tomaremos un tiempo para aprender los principios de un buen diseño y la manera de representar dicho diseño a través de un diagrama entidad-relación, ya que esto hará más probable que la base de datos termine adaptándose a nuestras necesidades y pueda fácilmente modificarse.

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que se tomen a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

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