Control de calidad de los medicamentos

Universidad Autónoma de Querétaro

Facultad de Química.

Adquisición de medicamentos y demás insumos para la salud.

Código: PN/AM/02/00

Sustituye a: N/A.                        Elaboración: Marzo 2019.

Elaboró: Equipo 1.

Alan Ricardo Cardoso Sánchez.

Ricardo Charles Tabarez.

Luis Ángel Iturralde Canino.

Fernanda Padilla Álvarez.

Emma Isabel Terrazas Martínez.

Revisado por:                   Aprobado por:

CONTENIDO

I.      OBJETIVO

II.     ALCANCE

III.    RESPONSABILIDADES

IV.   DEFINICIONES

V.    DESARROLLO DEL PROCESO

VI.   REFERENCIAS.

VII.  ANEXOS

1. OBJETIVO

Garantizar un correcto ciclo de distribución de los productos en la farmacia, que permita controlar y regular la adquisición, almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos y demás insumos para la salud.

1. ALCANCE

Aplica para todas las áreas encontradas en farmacia y es responsabilidad de todos los involucrados seguir lo indicado en este documento.

1. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del personal de farmacia acatar lo dispuesto en este documento para dar cumplimiento con los requerimientos de técnico/legales en cuanto a la adquisición de Medicamentos, insumos y demás productos encontraos en farmacia. Las responsabilidades de cada uno de los involucrados en las diferentes áreas por las que está compuesta farmacia, se explican a continuación:

1. Responsable Sanitario: elabora la proyección de compra mensual en base al consumo histórico y requerimientos que por temporada se demandan. Revisa las compras por demanda diaria para dar el servicio al cliente. Requiere a proveedores la información técnica/legal inscrita en la normativa vigente.
2. Auxiliar de Farmacia: personal farmacéutico quien colabora con el Responsable Sanitario en las tareas de carácter técnico legal.
3. Personal de Caja: personal quien hace la venta y/o dispensación de medicamentos e insumos y quien debe notificar, faltantes y venta de los mismos al Auxiliar de Farmacia o al Responsable Sanitario para que este del seguimiento necesario.
4. Encargado de Administración de Farmacia: personal administrativo quien es el encargado de hacer la gestión para aceptación de compra y quien debe requerir que en las compras que el proveedor entregue la facturación de antimicrobianos por separado y que de referencia de lotes y caducidades en el mismo formato.
5. Encargado de Almacén: personal responsable de dar seguimiento al proveedor, planificar el día y fecha de recepción a proveedores y hacer cumplir las condiciones para recepción y entrega a Piso de Venta.

1. DEFINICIONES

• Medicamento. Toda substancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacéutica y se identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas. Cuando un producto contenga, nutrimientos será considerado como medicamento, siempre que se trate de un preparado que contenga de manera individual o asociada: vitaminas, minerales, electrólitos, aminoácidos o ácidos grasos, en concentraciones superiores a las de los alimentos naturales y además se presente en alguna forma farmacéutica definida y la indicación de uso contemple efectos terapéuticos, preventivos o rehabilitatorios.
• Medicamento alopático. Toda substancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacéutica y se identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas, y se encuentre registrado en la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos para medicamentos alopáticos.
• Medicamento genérico. Especialidad farmacéutica con el mismo fármaco o sustancia activa y forma farmacéutica, con igual concentración o potencia, que utiliza la misma vía de administración y que mediante las pruebas reglamentarias requeridas, ha comprobado que sus especificaciones farmacopéicas, perfiles de disolución o su biodisponibilidad u otros parámetros, según sea el caso, son equivalentes a las del medicamento de referencia.
• Medicamento herbolario. Producto elaborado con material vegetal o algún derivado de éste, cuyo ingrediente principal es la parte aérea o subterránea de una planta o extractos y tinturas, así como jugos, resinas, aceites grasos y esenciales, presentado en forma farmacéutica, cuya eficacia terapéutica y seguridad ha sido confirmada científicamente en la literatura nacional o internacional.
• Medicamento homeopático. Toda sustancia o mezcla de sustancias de origen natural o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio y que sea elaborado de acuerdo con los procedimientos de fabricación descritos en la Farmacopea Homeopática de los Estados Unidos Mexicanos, en las de otros países u otras fuentes de información científica nacional e internacional.
• Medicamento magistral. Cuando sea preparado conforme a la fórmula prescrita por un médico.
• Medicamento oficinal. Cuando la preparación se realice de acuerdo a las reglas de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.
• Insumos para la salud: Medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos.

1. DESARROLLO DEL PROCESO.

Proceso de adquisición de medicamentos y demás insumos para la salud.

1. Revisión de necesidades: Realizar revisión de necesidades en base al consumo histórico y requerimientos diarios de la farmacia, para después poder hacer un análisis en que abarca: Inventarios máximos y mínimos contra necesidad y de esta manera tener el número exacto por producto. Todo esto se llevara a cabo del día 1 al día 10 de cada mes.
2. Presentación de proyección de compra a las áreas Administrativa/Financiera de la farmacia: Será responsabilidad del encargado de farmacia realizar la proyección de compra debidamente justificada. Solo en los casos en donde el medicamento sea un requerimiento urgente este paso será omitido. Esto se llevará a cabo los días 11 de cada mes o el inmediato superior (día hábil). Después de haber sido analizado en base a presupuesto se harán los ajustes necesarios y se entregara el contrato de adquisición del día 12 al día 15 de cada mes.
3. Gestión de compra: Una vez aceptado el proyecto de compra por la dirección administrativa y financiera de la farmacia, será responsabilidad del responsable del almacén gestionar la compra correspondiente. Se gestionará la recepción con el proveedor y se planificará la entrega a la farmacia. El responsable del almacén notificará la fecha y la hora en la que será la recepción del producto solicitado al responsable de farmacia. Esto se llevara a cabo en los días 15 al 25 de cada mes.
4. Recepción y distribución: Será responsabilidad del personal responsable del almacén, recepcionar los medicamentos por parte de los proveedores.  La recepción será programada del día 26 al 30 de cada mes. En la recepción de los medicamentos y demás insumos para la salud se deberá de hacer revisión de los siguientes puntos:

• En la factura debe estar inscrito el nombre del principio activo o bien el nombre comercial, la fecha de caducidad y el lote. De no ser así la empresa debe entregar un oficio donde se haga responsable de los lotes y caducidades de sus productos. Todos estos puntos deben verificarse en la recepción.
• Los productos deben estar en buen estado, tanto en su envase primario como el secundario y la apariencia física debe ser la indicada.
• Las condiciones de almacenamiento deben cumplirse por parte del proveedor (red de frío).
• Las cantidades deben ser las estipuladas en el contrato de adquisición. De no ser así se debe especificar el porqué de los cambios y la solución para cumplir con dichos requerimientos.

Este expediente es entregado al Responsable Sanitario para que haga las revisiones que le competen, quien por medio del Formato “Bitácora de entrega de Expedientes de Entrada a Almacén, Responsable, Sanitario y Responsable Administrativo” hace entrega a responsable administrativo para las gestiones necesarias administrativas que la compra comprende.

1. REFERENCIAS

• Ley General de Salud, fracción IV del artículo 226.
• Reglamento de Insumos para la Salud en sus artículos del 28 al 32.
• Acuerdo por el que se determinan los lineamientos a los que está sujeta la venta y dispensación de antibióticos, vigente a partir del 25 de agosto del 2010.
• Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud, quinta edición en el Capítulo XXIII: Control de Antibióticos.

1. ANEXOS

1. Diagrama de flujo de adquisición de medicamentos y demás insumos para la salud en farmacia.

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1. Formato de entrega de faltantes.

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PRODUCTOS Y MEDICAMENTOS FALTANTES EN FARMACIA

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