Implementación del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales “ERP” en la empresa de calzado “Aguima Shoes”

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Fecha

Motivo

V1.0

Juan Patricio González Brito

César González

Diego Andrade

2/12/2018

Primer borrador

V1.1

Juan Patricio González Brito

César González

Diego Andrade

6/12/2018

Versión modificada

Nombre del proyecto

Siglas del Proyecto

Implementación del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales “ERP” en la empresa de calzado “Aguima Shoes”. 

AGOERP

Descripción del proyecto: ¿Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde?

El proyecto se basa en la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales “ERP” por sus siglas en inglés, en una empresa de calzado llamado Aguima ubicada en la ciudad de Cuenca Ecuador. Dicha implementación se realizará con la herramienta de Software Oddo. El proyecto empezará con la aprobación de este documento por parte del cliente, el depósito del primer monto por parte de la empresa de calzado “Aguima Shoes” y se desarrollará parcialmente en las instalaciones de Aguima en sus tres locales y parcialmente remoto.

Definición del Producto del Proyecto: Descripción del producto, servicio o capacidad a generar.

La herramienta Odoo (Conocido anteriormente como “OpenERP”), de código abierto u “Open Source” cubre las necesidades empresariales en una única interface de usuario. Odoo está desarrollado sobre una arquitectura web, es modular, escalable, fácil de usar, y no requiere ningún pago de licencias para ser utilizado. Las áreas empresariales que se pretenden cubrir con la herramienta son: Gestión de ventas, Punto de venta, Gestión de compras, Gestión de Inventario, Facturación y Contabilidad, Contactos, Recursos Humanos (Nóminas, Empleados, Asistencias, Ausencias).

Definición del Requisito del Proyecto: Descripción de requerimiento funcionales, no funcionales, de calidad, etc.

Los requerimientos expuestos por el cliente para la realización de este proyecto son:

• Importar los productos al inventario desde una plantilla de Excel.
• Los ítems tienen 16 características, entre otros: código, descripción, cantidad, precio.
• Usar variantes de productos (tallas).
• El inventario se maneja por códigos.
• Se precisa archivar automáticamente los productos fuera de stock.
• Facturación electrónica.
• Informe de Anexos Transaccional Simplificado.
• Calcular comisiones de venta.
• Varios métodos de pago en el POS, cheque entre ellos.
• Estados de las facturas (Cobrado, pagado, etc.)
• Diferentes fechas de pago.
• Reportes por vendedor.
• Cálculo de roles y comisiones de venta.
• Cálculo de comisiones a vendedores externos.
• Obtener reportes de vendedores externos.

• Son tres los locales comerciales, cada uno con un punto de facturación. Los locales comerciales generan gastos que son cubiertos con el corriente de caja chica.

Requerimientos de infraestructura y software:

• Un servidor L de 1and1 (Procesador Intel Xeon 2 vCores, RAM 2Gb, SSD 80Gb) utilizando un instalador bitnami.
• Módulos Odoo Generales a ser Instalados: Gestión de Inventario, Gestión de Ventas, Punto de Venta, Debates, Gestión de Facturas, Contabilidad, Gestión de Compras, Directorio de Contactos, Nómina, Empleados, Asistencias, Ausencias, Gastos.
• Módulos Odoo de Localización a ser Instalados: Partner para Ecuador, Establecimientos y Autorizaciones del SRI, Ecuador Plan de Cuentas, Ecuador Impuestos, Punto de Venta Ecuador, ATS, Documentos electrónicos, Retenciones.
• Sistema y base de datos a ser instalados en la nube  que puedan ser accedidos por su equipo de trabajo desde cualquier parte del mundo con conexión a Internet.
• La información almacenada en la base de datos se respalda a diario.
• Nuevos módulos pueden ser instalados y adecuados de acuerdo a la necesidad de su empresa (implica costo adicional).

Objetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de triple restricción.

Concepto

Objetivos

Criterio de éxito

1. Alcance

 Instalación y puesta en marcha del sistema, resolución de problemas y además acompañamiento y mantenimiento mensual del sistema.

2. Tiempo

 Tiempo estimado de 12 semanas desde la firma de contrato, para la puesta en marcha del sistema.

3. Costo

 La estimación del costo se estima en unos 2500 dólares americanos para la implementación y una remuneración mensual desde su inicio de 79.99 $, el mismo que equivale a la suscripción a la nube y al mantenimiento y respaldo de los equipos.

Finalidad del Proyecto: Fin último, propósito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto.

La necesidad de la empresa “Aguima Shoes” dedicada a la Importación y Comercialización de calzado femenino de contar con un Software de calidad para el manejo de los recursos en las diferentes áreas de manejo, ya que en el momento no cuentan con herramienta digital integrada que les permita manejar correctamente sus cuentas lo que desemboca en un problema al momento de tener sus áreas comerciales, de facturación y de recursos humanos ordenadas.

Justificación del Proyecto: Motivos, razones, o argumentos que justifican la ejecución del proyecto

Con la implementación del proyecto AGOERP, la empresa “Aguima Shoes” tendrá un mejor manejo de recursos, inventarios, facilidad de manejo de facturación, correcto manejo de recursos humanos y por ende más productividad. Contará con las siguientes herramientas para el manejo total de la áreas interesadas de la empresa:

• Gestión el Inventario.
• Importar productos con sus cantidades, costos y demás características desde una hoja de cálculo Excel.
• Publicar productos en su página de comercio electrónico.
• Archivar ítems automáticamente una vez salidos de stock.
• Crear cotizaciones, órdenes de compra, facturas físicas o electrónicas, notas de venta, retenciones, etc.
• Obtener reportes de ventas, compras, impuestos, utilidad, etc.
• Tener una lista de clientes bien organizada.
• Calcular y gestionar Comisiones de venta