SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE MEDELLIN

CIRCULAR XXXXX

XX DE XXXX DE 2013

DE:                 SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE MEDELLIN

PARA:         SERVIDORES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN, DIRECTORES DE NÚCLEO EDUCATIVO, DIRECTIVOS DOCENTES DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES, NO OFICIALES Y DE COBERTURA CONTRATADA DE LA CIUDAD DE MEDELLIN.

ASUNTO:        POLITICAS DE SEGURIDAD Y ADMINISTRACIÓN DEL SIMAT

La Secretaría de Educación de Medellín establece los siguientes criterios para el buen manejo administrativo y operativo del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT.

POLITICAS DE SEGURIDAD

1. Asignación o cambio de contraseñas, perfiles, roles de usuarios.

• Las contraseñas son palabras de conocimiento exclusivo de un individuo particular, y de la buena utilización de éstas y las políticas que sobre ellas aplique depende la garantía autenticación en un sistema.
• Se definieron los siguientes roles para el acceso al Sistema Integrado de Matriculas SIMAT

• Establecimientos Oficiales: Rol que permite el ingreso, modificación y actualización de los datos  necesarios para el registro de la población matriculada en un establecimiento educativo oficial, al igual que la generación de los reportes necesarios para garantizar el adecuado seguimiento a la población registrada en el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT.

• Cobertura Contratada: Permite el ingreso, modificación y actualización de los datos  necesarios para el registro  de la población matriculada de un establecimiento educativo que brinda servicio de cobertura contratada, al igual que la generación de los reportes necesarios para garantizar el adecuado seguimiento a la población registrada en el  SIMAT.

• Establecimientos Privados: Permite  el ingreso, modificación y actualización de los datos  necesarios para el registro  de la población matriculada en el establecimiento educativo no oficial, al igual que la generación de los reportes necesarios para garantizar el adecuado seguimiento a la población registrada en el  SIMAT.

• Tutores: Permite creación, ingreso, actualización de la información necesaria para el registro efectivo de la población matriculada en cualquier establecimiento educativo de la ciudad, al igual que la generación de los reportes necesarios para garantizar el adecuado seguimiento a los registros del SIMAT.

• Consulta: Permite visualizar la capacidad actual de los grupos de cualquier establecimiento educativo de la ciudad y la población matriculada en ellas; igualmente la generación de los reportes necesarios para garantizar el adecuado seguimiento a los registros que tiene en el SIMAT

• Consulta Entidades Externas: Permite visualizar el estado de la población registrada en cualquier establecimiento educativo de la ciudad.

• El rector de cada establecimiento educativo oficial, no oficial y de cobertura contratada deberá informar al administrador del SIMAT mediante oficio, la persona responsable de administrar el SIMAT en su establecimiento educativo; indicando nombre completo, cédula de ciudadanía, cargo, tipo de contrato (para los establecimientos educativos oficiales), rol de acuerdo con las funciones de usuario arriba mencionadas, fecha de activación y desactivación.  Igualmente informar cualquier novedad frente a los usuarios asignados.

• El usuario asignado es intransferible, dado que quien figure como titular de dicho usuario responderá por la información y procedimientos realizados.

1. Lineamientos básicos de seguridad

• La Secretaría de Educación  inactivará el sistema Integrado de Matrículas SIMAT  dos días por semana, para realizar ajustes en la información cuando se requiera; estos serán los días jueves de 4:00 pm hasta las 5:30 pm y viernes de 3:00 pm hasta las 4:30 pm  

1. Control de acceso a la información

• En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en concordancia con los artículos 33 de la Ley 1098 de 2006 (Código de Infancia y Adolescencia) y articulo 1 de la Ley 1266 de 2006 (Habeas Data),  se debe garantizar  por  parte de los usuarios del Sistema Integrado de Matricula –SIMAT- los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad aplicable a los registros contenidos en dicho Sistema.

• En los casos de solicitud de información para procesos de orden judicial de la población registrada en el SIMAT, éstas deben estar acompañadas del oficio de la Entidad Judicial solicitante debidamente radicado y dirigido a la Secretaria de Educación Municipal

POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN

• Las novedades de los alumnos (retiros, traslados, deserciones, actualización de datos, etc.) deben ser registradas en el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT cuando se presenten.

• En el menú Inscripciones el campo denominado “número de formato” debe llevar un número creado así :

AAAADANEXXXX

        AAAA:                 Es el año de la vigencia

DANE:        Son los últimos cuatro dígitos del código DANE del establecimiento educativo que requiere hacer la inscripción.

XXXX:        Son 4 dígitos de verificación del establecimiento que realiza la inscripción.

• Los datos de la población registrados en el Sistema Integrado de SIMAT deberán coincidir con los datos reales de la persona.

• En el formulario del alumno, sin excepción alguna se deberán registrar todos los datos del estudiante, en especial la información sobre:   residencia (dirección, barrio, municipio), afiliación al sistema de salud, situación socioeconómica y la información de los Familiares (padres y/o acudiente).

• Se debe dar cumplimiento a los tiempos establecidos para el desarrollo de todas las etapas del proceso de matrícula, el responsable de su cabal cumplimiento será el rector de cada establecimiento educativo, teniendo presente que la población vulnerable debe recibirse en cualquier época del año.

• Los establecimientos educativos deberán registrar las novedades de retiro, aprobación y reprobación de los estudiantes al finalizar el año lectivo; con miras a facilitar la matrícula tanto en su establecimiento, como para otros bien sea de la ciudad o de  otras jerarquías.

• Cuando el establecimiento educativo requiera orientación y atención sobre la administración, procedimientos y operación del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, deberán dirigirse a la mesa de ayuda ubicada en el segundo piso del Bulevar de San Juan, calle 44  número 51-50  Para todos los asuntos referentes a la planta de cargos docente y cobertura educativa deberán remitirse a los profesionales encargados en la Subsecretaría de Planeación Educativa de la Secretaría de Educación en el tercer piso del edificio Carré, carrera 52 número  44B – 17.

• Se deben cumplir los tiempos establecidos en el acto administrativo que organiza el proceso de matrícula emitido por la Secretaría de Educación en el primer semestre de cada año y  que detalla las etapas para la matrícula según la Resolución 5360 de 2006 del Ministerio de Educación Nacional. El responsable de dicho cumplimiento será el rector de cada establecimiento educativo.

• La población deberá ser debidamente identificada en el Sistema Integrado de Matricula SIMAT (Victimas del Conflicto, Necesidades Educativas, Capacidades Excepcionales, Grupos Étnicos), según corresponda.

• Utilizar los formatos creados para las solicitudes especiales (retiros de otras jerarquías, casos especiales) diligenciando la totalidad de los campos, además consolidar las solicitudes en los formatos para tal fin y enviarlos únicamente los días jueves al tutor asignado.

• Cuando se envié un requerimiento relacionado con la orientación, la administración, procedimientos y operación del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT vía correo electrónico, este debe contener el nombre de la persona como firma del correo, el cargo, el teléfono de contacto y el nombre del establecimiento educativo al cual pertenece.

• Los requerimientos y necesidades de cada establecimiento educativo relacionado con la orientación,  la administración, procedimientos y operación del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT deberán ser remitidas únicamente por la persona encargada del SIMAT, reportada en la carta de autorización del rector.

• Los requerimientos y necesidades de cada establecimiento educativo relacionados con el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, solo serán atendidas por el tutor asignado, absténgase de enviar las solicitudes a varios tutores.

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