Administracion

Objetivos

Al terminar el estudio de este capítulo, deberá ser

capaz de:

1. Definir la planeación.

2. Describir el proceso de planeación.

3. Describir los componentes de un plan.

4. Explicar cuáles son las principales técnicas para el

estudio del futuro.

Definición de planeación

El proceso de planeación es la herramienta para administrar las relaciones con el

futuro; es una aplicación específica del proceso de tomar decisiones. Las decisiones

que buscan influir en el futuro o que se pondrán en práctica en él son decisiones de

planeación. Este proceso consiste en:

• Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios para

realizarlos.

• Imaginar una situación futura y trabajar para construirla. O: “la mejor forma

de evitar el futuro es inventarlo” (Alan Kay).

Actitudes con respecto a la planeación

La planeación es también una cuestión de actitud. Planear es el resultado de las

actitudes que favorecen el cambio, que reconocen la necesidad de cambio y de

la acción para hacer que suceda. En un periodo de 10 años o menos, usted tendrá la

oportunidad de observar grandes cambios en el mundo de las organizaciones. En

un lapso mayor, los cambios serán drásticos.

Por ejemplo:

• Hasta la década de 1960, Matarazzo era un gran grupo de empresas de São

Paulo. Después de esa época, desaparecieron gradualmente o fueron vendidas

o adquiridas por otras organizaciones. Hoy poca gente recuerda ese nombre.

• Antes de la década de 1980, Microsoft y Windows eran nombres

desconocidos.

• En 1989, tras 70 años de existencia, la antigua Unión Soviética se derrumbó

y se desintegró en países independientes, siendo Rusia el mayor de ellos. La

desaparición de la ex URSS acabó con la Guerra Fría y terminó con la idea

del comunismo.

Las empresas y otros tipos de organizaciones se transforman para crecer y

sobrevivir, o desaparecen; todo depende de su capacidad de lidiar con los cambios.

Uno de los factores que explican la capacidad de supervivencia es la actitud de los

administradores en relación con el futuro. Ésta puede ser proactiva o reactiva. Dependiendo

de la actitud que predomine entre los administradores, la organización

se verá más o menos afectada por los acontecimientos.

ACTITUD PROACTIVA

La actitud proactiva está representada por las fuerzas que desean e impulsan los

cambios en la organización. Es la actitud de los administradores que procesan

de manera positiva las tendencias que provienen del ambiente y del interior de la

empresa. Esa información, que se utiliza en forma proactiva, provoca cambios que

permiten a la organización alterar de manera dinámica sus sistemas internos y sus

relaciones con el ambiente.

• Un ejemplo de actitud proactiva es la invención japonesa de la administración

esbelta y su filosofía de hacer productos de alta calidad y bajo costo.

Capítulo 13 Proceso de planeación 171

Los japoneses procesaron positivamente la información que provenía del

ambiente y de sus propios sistemas internos: inicialmente, ellos no ofrecían

eficiencia ni calidad; los consumidores querían calidad y precio bajo, y los

fabricantes tradicionales tampoco lograban ofrecer eso. Con esa información

y decididos a cambiar, planearon e hicieron que sucediera el cambio.

ACTITUD REACTIVA

La actitud reactiva está representada por las fuerzas que desean y mantienen la estabilidad,

que conservan el status quo. Es la actitud de los administradores que no

procesan la información proveniente del medio ambiente externo y del interior de

la propia organización. Esa información no provoca ningún cambio.

Las fuerzas que ofrecen resistencia a los cambios conservan la estabilidad. Por

ejemplo: la comodidad con la situación actual, la tradición y la fuerza de los hábitos

o del pensamiento conservador, los sistemas de control y los procedimientos

estandarizados, que definen el comportamiento aceptable y hacen que las personas

reaccionen en forma convencional.

EQUILIBRIO DE FUERZAS

En todas las organizaciones ambos tipos de fuerzas están presentes y son necesarios.

La actitud proactiva es importante para el crecimiento y el cambio; la actitud reactiva

sirve para mantener la estabilidad e impedir cambios abruptos e innecesarios.

En algunas empresas, las fuerzas que prefieren la estabilidad son más fuertes; en

otras, se favorece el cambio. Cuando predomina la actitud proactiva, la organización

es capaz de ajustarse a los cambios en el ambiente y eleva su eficacia. Cuando

predomina la actitud reactiva, se preocupa poco por la necesidad de innovar y

compromete su eficacia.

Componentes de un plan

Los planes son el resultado del proceso de planeación. Un plan es una guía para

las acciones a tomar; establece a qué situación se deberá llegar, lo que debe hacerse

para alcanzarla y los recursos que se aplicarán en ese esfuerzo. Los planes también

deben incluir una previsión de los medios de control de la acción y de consumo de

los recursos, para asegurar que se realicen los objetivos.

Algunos planes son informales y no llegan a registrarse en papel. Por ejemplo,

usted pretende titularse algún día en la materia que trata este libro; ése es su

objetivo. Desde luego, tiene idea de esa información, pero probablemente no está

escrita en ningún lugar. En otros casos, es necesario formalizar y documentar los

planes. Algunas organizaciones, como el gobierno y las grandes burocracias, están

altamente reglamentadas y documentan todos sus planes para consulta posterior,

definición de responsabilidades, comunicación y exigencias legales. Las organizaciones

informales, como los grupos de amigos y familias, hacen planes, pero no

acostumbran ponerlos en papel.

Pasemos ahora al estudio de los principales componentes de los planes: objetivos,

medios de realización de los objetivos y medios de control.

172 Parte III Planeación

OBJETIVOS (Y METAS)

Los objetivos son los resultados deseados. Son fines, propósitos, intenciones o estados

futuros que personas y organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicación

de esfuerzos y recursos. Aunque no siempre son explícitos,

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