ALIMENTOS TRANGENICOS

FORMULARIOS

Actualmente, en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre, se emplean formularios, éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organización, dentro y fuera del área de trabajo.

Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.

DEFINICIÓN.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.-

OBJETIVO:

 Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

 Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

Objetivos específicos

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fase prediseño:

En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

 ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

 ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

 ¿Son necesarias todas las copias previstas?

 ¿Es lógica la secuencia de los datos?

 ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

 ¿Esta autorizado el diseño del formulario?

 ¿Cuál es el departamento origen?

 ¿Cuál es la finalidad del formulario?

 ¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

 ¿Es necesario un subtitulo?

 ¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

 ¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

 ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

 ¿Debe tener el formulario un número de serie?

 ¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

 ¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

Fase del diseño:

Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados.

Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado:

Manual: requiere espacios adecuados para que la información quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretación.

A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir, aunque no exista una estandarización.

En impresora de equipo de cómputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.

Una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño:

El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

 ¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

 ¿Se encuentra en una posición adecuada?

 ¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?

 ¿El lenguaje es claro?

 ¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que

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