AUDITORÍA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

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CASO DE ESTUDIO N° 2

El Molino San Javier (MSJ) se encuentra situado en Huacho. Fue fundado por Don José Rodríguez hace ya más de un siglo y hoy se encuentra dirigido por Walter Rodríguez, nieto del fundador, principal accionista y Gerente General.

El Molino elabora distintos tipos de harinas (pasteras, pizzerías, especiales, etc) y subproductos como afrecho (alimento avícola) y semillas. El Molino cuenta con una oficina administrativa en Lima (San Miguel), donde trabajan 100 personas distribuidas en las siguientes gerencias:

• Gerencia de Administración y Finanzas (dirigida por el Ing. Bruno Ros)

• Gerencia Comercial: 30 vendedores corporativos

• Gerencia de Producción que cuenta con 50 personas, entre Jefes de Producción y Operarios. Las 50 personas se repartían entre San Miguel y Huacho.

• Oficina de informática: 4 empleados; jefe de informática, especialista en sistemas y 2 especialistas en soporte técnico.

Hasta el año 2014, la estrategia de marketing fue vender a grandes clientes, por ejemplo a fábricas panificadoras y fábricas de pastas (fideos) con grandes volúmenes de compras. Los procesos de ventas, cobranzas y distribución, se manejaban de manera simple, fundamentalmente en forma manual por parte de la gerencia comercial. Diariamente, existía un número reducido de operaciones que eran controlables por parte del personal de ventas y de cobranzas, relacionados a los cobros de las ventas.

Durante el 2015, Walter Rodríguez decidió un cambio de estrategia e ingresar también en el segmento de clientes minoristas, es decir, venta a panaderías de barrio y con restaurantes lo que resultaba aparentemente muy rentable. El cambio de estrategia provocó que el número de clientes se multiplicara por 10, lo cual generó un incremento exponencial e intempestivo del número de operaciones de venta (autorizaciones de pedidos, emisión de facturas, gestiones de cobro, entre otros).

A las pocas semanas de implementar la nueva estrategia, ya resultaba evidente que la misma no podía ser soportada por los procesos actuales de carácter manual. Inmediatamente, comenzaron a manifestarse una serie de debilidades de la organización, desde problemas en la atención al cliente hasta errores diarios en las entregas de harina. Asimismo, graves errores en la facturación, cobranza y manejo de fondos impactaron en la rentabilidad del negocio.

Como parte del inventario de sistemas, se le ha transmitido al equipo auditor que en la actualidad se tienen los siguientes sistemas:

1. Sistema de facturación: genera la documentación que se debe presentar a SUNAT para el pago de impuestos mensuales. Toda la información generada se exporta directamente al sistema de SUNAT vía clave SOL . Esta hecho en CLIPPER

2. Sistema de cobranzas:

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