Administracion Documental

22 DE ABRIL DE 2012

TALLER SEMANA 1

GERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Estos son los Objetivos que debe perseguir el Administrador Documental:

En todas las Empresa debe fijarse una consigna que sirve como orientación satisfactoria tanto interna como externa para el usuario que requiere un servicio, la administración documental definida como políticas que se deben adoptar para seguir una serie de Procedimientos, busca perseguir agilidad para obtener información oportuna cuando se requiera. Llevar de forma ordenada y sistemática la documentación como soporte de una Entidad ya sea pública o privada.

El objetivo importante de la administración documental, es suministrar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios:

1. Fortalecer toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.

2. Conservar la memoria corporativa, de esta manera, la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

3. Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.

4. Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.

5. Incrementa la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.

6. Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

7. Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva, mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.

8. Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivistas

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