Administracion Documental

ACTIVIDAD SEMANA No 1

1. Objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

 Proporcionar información mucho más rápida, efectiva y exacta.

de los documentos que se requieren.

 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan, para evitar la producción de documentos innecesarios que no ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

 Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

 Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

 Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.

 Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos

dentro de cualquier institución pública o privada.

 Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de

calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio

ambiente.

2. Realizar un ensayo (máximo 2 hojas); sobre el papel del Administrador Documental, en la entidad donde usted labora y/o estudia.

ESQUELETO DE MI SEGUNDO HOGAR

Cuando entré a trabajar en la Empresa que hoy en día laboro se me hiso muy fácil pues solo era ingresar información al programa elaborado para esta función, con el pasar del tiempo escuche la palabra archivo que para todos era lo más aburrido, significa basura, polvo y gripe, sin darnos cuenta de lo que realmente significa. Es toda la información de la empresa plasmada en papel es el esqueleto de nuestra empresa, en este archivo encontramos sus inicios y todo lo que ha pasado en ella, hoy en día aun parece muy aburrido pues no está organizado como debería, aunque está separados minuciosamente en cajas por meses se dificulta por el espacio tan pequeño para tanta información.

Como sería de agradable ir en busca de un documento y saber en qué lado la podemos encontrar sin perder tiempo, sin pararnos un buen rato, sin rascarnos la cabeza, sin saber por dónde empezar , sin ir en busca de la persona que lo archivo para que nos informe en qué lado encontramos la información requerida.

¿Para qué se debe archivar?-¿se dice así?-¿se necesita estudiar para saber cómo conservamos toda la documentación de una empresa?

Pues bien no solo es guardar todos los papeles en una caja de cartón, sabemos que no es fácil se necesitan una serie de reglas para:

• Conservarlos en perfecto estado

• Ordenarlos correctamente

• Garantizar disponibilidad en el momento que se necesiten

• Saber en qué lado los podemos encontrar

• Minimizar espacios, costos y tiempo

• Evitar dolores de cabeza

No

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