Administración Del Tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Se considera que el tiempo es uno de los recursos más importante y crítico para los administradores. Administrarlo significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento, sacando el mejor provecho y evitar los espacios vacíos (tiempos muertos o sin hacer nada), con el fin de tener más productividad laboral, eficacia y mejores resultados.

IMPORTANCIA DEL RECURSO DEL TIEMPO

La importancia de este recurso está dentro de sus características esenciales, cuyo manejo es sumamente complicado; ya que el tiempo es:

Inelástico. No se puede acumular como la energía, o ahorrar como el dinero. El tiempo es el que es aquí y ahora, no puede ser modificado.

Indispensable. En todo lo que hagamos necesitaremos tiempo, siempre y en todo caso, puesto que no existe ninguna acción en la cual no sea necesario un tiempo determinado. Es esencial y solo nosotros determinamos cómo vamos a utilizarlo.

Atípico. No existe nada igual, cualquier cosa que hagamos requiere de tiempo. Incluso no hacer absolutamente nada (que ya es hacer algo) requiere de tiempo. No hay ningún recurso ni siquiera parecido.

Equitativo. Para todos y cada uno de los seres que vivimos en este planeta tenemos el mismo reparto de tiempo: 24 horas al día. Es exactamente el mismo para todos, obviamente uno de los elementos que cambia es cómo utilizamos ese tiempo.

Inexorable. No está en nuestras manos, no lo podemos evitar. El tiempo no se puede parar, pasa y avanza sin freno. Hemos de adaptarnos a él, no al contrario. Hasta el momento nadie ha conseguido dar marcha atrás, modificar la velocidad del tiempo o limitar su transcurso habitual.

Insustituible. Podemos en general hacer una cosa u otra, en la mayor parte de las ocasiones del día a día. Pero el tiempo no lo podemos sustituir por una acción u otra.

CAUSAS DE LA MALVERSACIÓN DEL TIEMPO

• Falta de información.

• Comunicaciones lentas y absurdas.

• Interrupciones constantes.

• Desorganización de los colaboradores.

• Exceso de urgencias.

• Llamadas telefónicas.

• Exceso de burocracia.

• Errores de terceros.

• Viajes.

• Salidas para resolver problemas.

• Exceso de reuniones.

• Incompetencia de los jefes.

• Falta de organización personal.

• Confusión de prioridades.

• Escasa delegación en nuestros colaboradores.

• Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo.

• Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio.

• Poca puntualidad y control de horario.

• Dilación de las decisiones importantes.

• Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA APROVECHAR EL TIEMPO

1. Ser organizado en todo momento, haciendo las actividades en su debido momento.

2. Establecer una meta diaria, cumpliendo con los plazos para llevar a cabo todas las tareas propuestas.

3. Establecer prioridades, ubicando las actividades de mayor importancia como principales en las metas o tareas diarias.

4. Ocupar el tiempo libre en actividades productivas, alimentando de manera positiva la actitud.

5. Procurar siempre tener tiempo, para realizar todas las tareas propuestas.

6. Anotar las ideas que se piensan para desarrollarlas luego.

7. Dormir lo suficiente.

8. Mantener metas realistas.

TAREAS PROACTIVAS

Son las tareas que nacen de la iniciativa, asumiendo la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidiendo en cada momento qué hacer y cómo hacerlo.

TAREAS REACTIVAS

Son tareas que se realizan por reacción, sin análisis ni reflexión. Son realizadas por personas que permiten que los defectos de las otras personas las controlen.

PLANIFICACIÓN Y DELEGACION DE FUNCIONES

Es el proceso de evaluación en el que se determina en forma exacta la organización, se anticipa a la toma de decisiones, en el que se establecen metas y se eligen los medios para alcanzarlas, decidiendo lo qué hay que

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