Administración Documentos

OBJETO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Hoy en día se le da un lugar a la gestión documental, debido a muchos procesos de recuperación de archivo, sobre todo cuando vamos a tomar toda la documentación, como un soporte de nuestra que hacer diario. Teniendo en cuenta que es la técnica para organizar todo tipo de documentación física, digital o en dado caso audiovisual.

En una empresa deben tener parámetros de organización y sistemas que permitan la recuperación de información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, o eliminar aquellos que no sirven, y asegurar la conservación indefinida para documentos valiosos.

Esto no quiere decir que la labor es fácil, ya que es conciencia de cada individuo o usuario, para que su tarea sea más rápida, eficiente y segura, ya que los procesos de organización no es una actividad de paso sino la más importante de cualquier organización.

En el ámbito cultural, social, económico, político encontramos mucha información, con la que se planifica, organiza y controla todas las actividades que se realizan en la archivación de los registros, demás documentación y el procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Toda organización empieza desde la recepción de los documentos, donde debe haber una persona idónea para tal tarea y le de la importancia a la gestión documental. Para así tener un origen y un destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Este se utiliza como un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos finales:

a. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

b. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

c. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

d. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

e. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

f. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

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