Agrupaciones documentales

INFORME

En el transcurso de las administraciones anteriores no se le dio ningún tipo de organización que generaron que cada unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones según su jerarquía ilustrada en el organigrama originan el fondo documental acumulado en la alcaldía de Alcalá valle del cauca, existe diferentes agrupaciones documentales en las cuales se encuentran las siguientes:

 Decretos.

 Resoluciones.

 Contratos (prestación de servicios, obra, arrendamiento, interadministrativos)

 Actas de levantamiento.

 Comprobantes de egreso.

 Actas de posesión.

 Predial unificado

 Nominas

Los medios de clasificación documental se están atendiendo de acuerdo a cada oficina productora de la entidad, y siguiendo el principio de procedencia los principios rectores de la política archivística, hay que normalizar por tanto las agrupaciones por encima del fondo, creando los cuadros de clasificación generales del archivo que responda a dicho principio y resolver de alguna manera los tiempos estipulados para ello Este principio permite identificar e independizar cada uno de los fondos documentales, y las agrupaciones de que se componen, - siendo la serie el más significativo de los niveles de dichas agrupaciones -, existentes entre el documento y el fondo, y que plasmaremos en el cuadro de clasificación de cada fondo documental. Estos niveles, a su vez, permiten una representación, es decir, una descripción, Jerarquizada, interrelacionada y diferenciada en cada uno de ellos, en cuanto a Intensidad y contenido informativo, yendo de lo más general a lo más específico.

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