¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

Debe tratar de implementar un instrumento de recuperación de información, en el cual pueda acceder a la información correspondiente a las series o asuntos del fondo documental.

¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

Si, el traslado en el cargo es temporal; de esta manera se dará cuenta de  las fallas que lleva en el archivo por la ausencia de este instrumento de consulta y las consecuencias que a futuro le pueden traer; así como la importancia de este y otros aspectos que se dejan de dar como la falta de un PGD.

¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

A simple vista por la falta de un inventario  hace evidente que no se cuenta con un plan de gestión documental.  

Las principales causas son:

El atraso en la búsqueda y entrega de los documentos.

No garantizan la continuidad de la gestión.

La falta de control y conocimiento sobre el contenido del archivo.

La falta de descripción de los documentos.

Falta de evidencias de la ausencia de los documentos.

 Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

Deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos; además se deben tener en cuenta las siguientes pautas o recomendaciones para garantizar su ciclo de vida:

•  Deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegerse para que no sufra daños, por eso es recomendable almacenarlos en fundas o carcasas.
• Considerar que la humedad y la temperatura son factores a considerar en el almacenamiento de los soportes ópticos.
• Los espacios destinados al almacenaje de este tipo de documentos electrónicos, deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y en lo posible con un mínimo de campo magnético.
• IMPORTANTE: Realizar actualización y migración de los datos y la información para evitar perdida de información. 

 ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

Desde mi punto de vista creo que NO, el inventario es la base fidedigna de lo que se encuentra almacenado en el archivo, sin el sería sumamente difícil  confiar en lo que te dicen allí que se encuentra.   Las consecuencias a futuro serian complicadas y seguramente nadie se hará responsable.

Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?

Es bastante importante ya que establece una relación ordenada entre la existencia, el contenido y la ubicación de los documentos.               La finalidad del inventario es testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la búsqueda de un documento con eficacia.                

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