Distribución de Materiales Educativos

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1. GENERALIDADES

1. ANTECEDENTES.

A través de la sexagésima quinta disposición complementaria final de la Ley Nº 30281, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2015, se faculta al Ministerio de Educación para que en un plazo no mayor de sesenta días calendario, se reestructure orgánicamente y modifique sus documentos de gestión, para dinamizar sus funciones, y mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos necesarios para el aseguramiento de la calidad de la educación, la adquisición y distribución de materiales educativos, la capacitación y el desarrollo docente, la implementación de la Ley de Reforma Magisterial, entre otras materias principalmente dependientes del Viceministerio de Gestión Pedagógica.

En consecuencia, mediante Decreto Supremo Nº 001-2015-MINEDU, se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Educación, en el que se crea la Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada, como unidad orgánica responsable de formular, proponer y supervisar la implementación de políticas, planes y proyectos que permitan la mejora de la calidad de la gestión de los servicios educativos a cargo de las Direcciones Regionales de Educación, o las que hagan sus veces, y de las Unidades de Gestión Educativa Local.

En ese escenario, la Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada conformó el equipo de modernización, con el fin de brindar asistencia técnica en materia de mejora de procesos, estructura organizacional y simplificación administrativa, tanto en la Dirección Regional de Educación y las siete Unidades de Gestión Educativa Local de Lima Metropolitana como en las DRE y UGEL de las Regiones del país.

1. BASE LEGAL.

• Constitución Política del Perú.
• Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (LOPE).
• Ley Nº 28044, Ley General de Educación.
• Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
• Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.
• Decreto Supremo Nº 007-2011-PCM, Decreto Supremo que aprueba la metodología de simplificación administrativa y establece disposiciones para su implementación, para la mejora de los procedimientos administrativo y servicios prestados en exclusividad.
• Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno – Capítulo III, Normas básicas para el ambiente de control, 1.4 Estructura Organizacional, de fecha 03 de noviembre de 2006.
• Resolución Ministerial Nº 543-2013-ED, que aprueba la Norma Técnica denominada “Normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones y programas educativos públicos y centros de recursos educativos”.
• Resolución Ministerial Nº 518-2012-ED, que aprueba el Plan Estratégico Multianual de Educación – PESEM.

1. ALCANCE.

El análisis de información se realizó, de manera preliminar, en las Regiones de Arequipa y Piura:

Teniendo los siguientes objetivos:

• Conocer la situación actual de las áreas que intervienen en el proceso, a través del análisis de las actividades que realiza el personal, clima organizacional, así como los niveles y formas de comunicación entre las áreas conformantes.

• Identificar y analizar funciones, procesos y actividades para determinar dificultades y oportunidades de mejora.

• Iniciar un proceso de rediseño en procesos y aspectos críticos internos que se encuentren vinculados con el proceso de abastecimiento.  

1. METODOLOGÍA.

1. Fases.

El presente informe es el resultado de un trabajo de cuatro fases:

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1. Fase I

Esta fase consiste principalmente en la constitución del equipo de trabajo, en la elaboración del plan de acción y en la asignación de recursos para su ejecución.

Las actividades principales en esta fase fueron las siguientes:

• Definir y asignar la responsabilidad de cada miembro del equipo.
• Desarrollar una reunión de coordinación inicial  con el Coordinador Territorial de Arequipa y Piura.
• Identificar al personal clave en las Direcciones Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local de ambas Regiones.
• Revisar información primaria y secundaria.
• Preparar las herramientas de recopilación y procesamiento de información.

1. Fase II

El objetivo de esta fase fue recopilar información e identificar los procesos relacionados, funciones, procedimientos y tareas asignadas a cada miembro de las áreas que realizan el proceso. Esta actividad es esencial, porque de ella depende el grado de exactitud con el que se muestra las debilidades y oportunidades de mejora en el presente informe.

Las actividades principales fueron las siguientes:

• Presentar el Plan de trabajo en Regiones.
• Revisión de información y organización de las áreas intervenidas.
• Identificación de los procesos/procedimientos.
• Identificación de roles y puestos clave de las áreas, de acuerdo a la participación en los procesos y procedimientos.
• Entrevistas a coordinadores y especialistas a fin de conocer la situación actual de sus actividades, limitaciones, clima laboral y nivel de soporte tecnológico.
• Recolección (solicitando a personas claves) principales estadísticas, bases de datos por cada proceso o área intervenida, para conocer el volumen de trabajo de cada puesto.

1. Fase III

Esta fase permitió analizar el conjunto de información recopilada en la fase II, para determinar y exponer, a través del presente informe, las limitaciones, dificultades y oportunidades de mejora para la toma de decisiones de los responsables.

Las actividades principales fueron las siguientes:

• Análisis de funciones vigentes y las que se realizan actualmente.
• Comparación de procedimientos aprobados con los recopilados. Se logró obtener mayor detalle de actividades y se identificaron procedimientos adicionales que aún no se encuentran normados.
• Validación de principales actividades identificadas por cada puesto.
• Identificación de los principales problemas.

1. Fase IV

Esta fase señala las posibles alternativas de mejora que deben implementarse, de acuerdo a la realidad de cada Región.

1. Herramientas metodológicas.

1. Entrevistas directas.

Se realizaron entrevistas directas a jefes y especialistas, en fechas y horarios programados de acuerdo a su disponibilidad.

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