Estrategias De Ventas Pond's

RECEPCION.

FUNCIONES DEL PERSONAL.

Recepcionista de Hotel:

Su trabajo:

Cuando la gente piensa en un recepcionista de hotel, por lo regular no se da cuenta de que las obligaciones que le corresponden llevar a cabo varian enormemente de un hotel en otro. Esta variedad de trabajo dependerá, en gran parte del tamaño del hotel, de su localización, y del tipo del negocio que ya traiga.

En el hotel de una ciudad grande y de mucho movimiento, el recepcionista se dedica principalmente a recibir y dar la bienvenida a los visitantes, a registrar todas las llegadas y a atender las preguntas y quejas relativas al alojamiento de los visitantes. Las reservaciones por adelantado en este tipo de hoteles, pueden también ser obligaciones del recepcionista, pero, como regla general, un hotel grande contara con personal especialmente encargado de esto. Habrá cierta cantidad de trabajo de oficina relativo a los registros de los visitantes en los libros.

En un hotel mediano, donde quiera que este situado, el recepcionista se requerirá no solo para recibir y dar la bienvenida a los visitantes, sino también para llevar las reservaciones por adelantado y las cuentas de los huéspedes y probablemente también para recibir el pago de estas al final de la estancia del cliente.

En el hotel pequeño con menos llegadas y desalojos por dia, el recepcionista también tendrá que encargarse de atender la correspondencia, las cuentas de los proveedores y frecuentemente tendrá que fungir como asistente del gerente o propietario

Funciones del personal.

Recepcionista.

1. Conoce todo el hotel incluyendo la localización de sus cuartos y los precios

2. Conoce el manejo de los racks, el llenado de tirillas y significado de los colores de las micas

3. Conocer el reglamento interior de trabajo

4. Conoce a todos los ejecutivos del hotel

5. Conoce todos los servicios del hotel para proponerlos a los huéspedes

6. Conoce los lugares turísticos de la ciudad

7. Conoce el llenado de formas de reservaciones y de recepción

8. En algunos hoteles debe de conocer el manejo del conmutador

9. Conoce el manejo de la correspondencia

10. Conoce todos los suministros que tiene un cuarto

11. Recibe los pendientes del día

12. Hace conteos periódicos del rack

13. Asigna cuartos según reservaciones

14. Distribuye la correspondencia

15. Controla llaves de cuarto y llave maestra

16. Llena revisiones de almacén para suministros de recepción

17. Verifica reportes de ama de llaves

18. Registra a los huéspedes a su entrada

19. Realiza cambios de cuarto

20. Da salida a los cuartos a la salida del cliente

21. Controla entrada de poco equipaje

22. Envía solicitudes de cortesía

23. Registra y maneja la entrada de grupos

24. Cuando el departamento de reservaciones esta cerrado, recibe solicitudes, cambios o cancelaciones

25. Vende los servicios del hotel

26. Controla los envíos de giros y telegramas a huéspedes

27. Realiza revisiones periódicas de cuartos

28. Solicita al doctor cuando algún huésped lo pide

29. Debe exponer a su jefe los comentarios que escuche del cliente sobre el hotel

30. Supervisa limpieza general de recepción

31. En algunos hoteles autoriza salidas tarde

32. Supervisa trabajo de junior Clerk (asistente de recepción)

33. Mantiene actualizado el archivo de recepción

34. Conoce el manejo de paquetes y planes especiales.

Asistente del recepcionista (junior Clerk).

1. Llena folios a mano

2. Llenado de tirillas de información

3. Contesta teléfonos

4. Distribuye recados y correspondencia

5. Controla llaves de cuartos

6. Envía correspondencia a huéspedes

7. Da información a los huéspedes

8. Hace el pre registro de grupos

9. Hace lista de grupos y las distribuye

10. Cuando se retira el recepcionista, toma su puesto temporalmente

11. Realiza inventario de papelería

12. Obtiene inventario de llaves

Jefa de teléfonos.

1. Selecciona, junto con el jefe de personal, al personal del departamento

2. Entrena al personal de nuevo ingreso

3. Supervisa el trabajo de las telefonistas

4. Establece sistemas de trabajo en su departamento

5. Supervisa que se hagan los cargos respectivos por las llamadas de larga distancia

6. Revisa las llamadas matutinas a huéspedes

7. Revisa y archiva el reporte de llanadas de larga distancia

8. Hace reportes a la compañía de teléfonos por fallas en el equipo

9. Hace reporte de asistencia de personal

10. Planea horarios de trabajo de su personal

11. Supervisa la actualización de los racks de informacion

12. Tiene el control de archivo del departamento de teléfonos

13. Realiza juntas del personal entre las operadoras

14. Verifica que el recibo que la compañía de teléfonos manda al hotel para su cobro tenga las llamadas correctas

15. Realiza ante la compañía de teléfonos aclaraciones si hay discrepancia en los recibos

16. Cuando una telefonista se ausenta por alguna razón, cubre el puesto de inmediato

17. Asiste a las juntas de jefes de departamento

18. Atiende personalmente las lllamadas de huéspedes importantes

19. Hace reporte semanal al gerente de llamadas oficiales

20. Elabora presupuestos de ingresos y egresos del departamento

21. Lleva el control de las llamadas LADA

22. Mantiene actualizada la lista de teléfonos de emergencia

Telefonista

1. Conoce el manejo del conmutador

2. Recibe pendientes del turno anterior

3. Conoce todos los servicios del hotel y los promueve

4. Verifica que el equipo de trabajo se encuentre en buenas condiciones

5. Verifica que las líneas estén funcionando en su totalidad; de no ser asi, hace el reporte correspondiente

6. Atiende solicitudes de clientes para llamadas a larga distancia

7. Hace cargos a los clientes por llamadas a larga distancia

8. Hace la relación de llamadas de larga distancia de su turno

9. Actualiza los racks de informacion

10. Toma y recibe recados telefónicos a los clientes

11. Localiza personas por medio de voceo

12. Llama a los huéspedes a la hora que éstos lo deseen (llamadas

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