Guía de manejo de materiales autorizados

1. OBJETIVO

Validar que el material entregado al Área de Reciclaje ó a terceros para su destrucción o salida de Zona Franca esté debidamente aprobado por la Gerencia correspondiente.

1. ALCANCE

Aplica para materias primas, materiales de empaque, producto terminado, repuestos, herramientas, equipos, entre otros materiales autorizados para destrucción.

1. RESPONSABLES

1. El Asistente de Costos y Presupuesto es responsable de valorizar la destrucción e incluir el valor de la baja en el informe de Pérdidas & Ganancias del mes correspondiente.

1. El Coordinador de Cartera es responsable de hacer seguimiento a los pagos cuando las destrucciones se cobren al cliente o proveedor.

1. El Coordinador de Gestión Ambiental es responsable de validar que el material entregado al Área de Reciclaje o a terceros corresponda al material autorizado para destrucción y de suministrar evidencias fotográficas entre otros soportes cuando así lo requiera el cliente, el proveedor o la Dian. También será responsable de gestionar la destrucción de repuestos, herramientas, equipos entre otro material diferente a los materiales empleados para la fabricación de los productos de la compañía.

1. El Director de Inventarios ó a quien este delegue es responsable de notificar al Jefe de Comercio Exterior, al Coordinador de Gestión Ambiental, al Jefe de Seguridad y demás partes involucradas, sobre las materias primas, material de empaque y producto terminado autorizado para destrucción. También será responsable de dar de baja al material a nivel de sistema.

1. El Jefe de Comercio Exterior ó quien este designe es responsable de gestionar ante Zona Franca y Dian los permisos para la salida del material, así como programar con los funcionarios de estas entidades las visitas para las inspecciones. De igual manera, deberá suministrar evidencia fotográfica a dichas entidades cuando sea requerido. 

1. Los Administradores de Almacén son responsables de alistar y coordinar el traslado del material al Área de Reciclaje. También serán responsables de emitir las actas de entrega de materias primas, material de empaque y producto terminado y entregar las copias a quienes corresponda.

1. Los Gerentes de Área son responsables de aprobar la destrucción o disposición final de los materiales, repuestos, herramientas equipos y otros bajo su administración, indicando motivo de la destrucción, código, descripción, lote, cantidad y unidad de medida, entre otros datos que consideren relevantes. De igual manera, deberán indicar si la destrucción es con cobro a terceros.

1. PERIODICIDAD

El material será validado por el Coordinador de Gestión Ambiental en compañía del Administrador del Almacén para el caso de materias primas, material de empaque y producto terminado ó quien solicite la destrucción de otros materiales, los días lunes, miércoles y viernes. De requerirse la validación fuera de los días establecidos deberá ser notificado y coordinado previamente entre las partes involucradas.

1. GENERALIDADES

LOS CONCEPTOS

1. DESCRIPCION

1. DESTRUCCIÓN DE MATERIAS PRIMAS, MATERIAL DE EMPAQUE Y PRODUCTO TERMINADO

Aplican también en esta sección los repuestos codificados y/o almacenados en el Almacén de Repuestos, el cual se encuentra custodiado por la Dirección de Inventarios.

1. El Jefe de Comercio Exterior ó quien este designe cuenta con cuatro (4) días hábiles a partir de la fecha de notificación de destrucción de material por parte del Director de Inventarios, para gestionar ante Zona Franca los permisos correspondientes para dar salida al material.

1. La Zona Franca dispone de dos (2) días hábiles a partir de la notificación del Jefe de Comercio Exterior para solicitar a la Dian la inspección del material. 

1. La Dian dispone de ocho (8) días calendarios a partir de la notificación de Zona Franca para programar la inspección y autorizar la salida del material. Para el caso de materiales de empaque (no aplica para materia prima ni producto terminado), el Jefe de Comercio exterior o quien este delegue deberá suministrar a la Dian evidencia fotográfica de la destrucción. Esta evidencia será suministrada por el Coordinador de Gestión Ambiental. Una vez ha sido entregados a la Dian los registros fotográficos, la entidad dispone de dos (2) días hábiles para aprobar la salida del material mediante un acta. 

1. El Jefe de Comercio Exterior o quien este designe deberá notificar oportunamente al Coordinador de Gestión Ambiental y al Jefe de Seguridad la fecha programada por la Dian para inspeccionar el material.

1. La revisión del material con la Dian la realizará el Coordinador de Gestión Ambiental y/o el Jefe de Seguridad.

1. La validación interna del material a destruir vs. el material autorizado se realizará antes de la visita programada por la Dian.

1. El material a destruir deberá estar alistado de la siguiente manera:

• Identificar cada caja con la leyenda MATERIAL AUTORIZADO PARA DESTRUCCIÓN
• Acordonar la zona donde se sitúe el material
• Posicionar las cajas de manera que pueda leerse la etiqueta de cuarentena y se facilite la validación del código, registro y cantidades
• Listar el material con la siguiente información: código, lote, descripción, registro y cantidad según corresponda.

1. El Coordinador de Gestión Ambiental procederá a validar el material a destruir vs. el material autorizado, sí:

• El Director de Inventarios ha suministrado los soportes de autorización de destrucción del material
• El material está debidamente alistado e identificado
• El Administrador de Almacén está disponible para realizar acompañamiento
• Se cuenta con un montacargas para realizar inmediatamente el traslado a Reciclaje

1. Se recomienda programar la validación y posterior traslado del material a primera hora del día.

1. Cualquier inconsistencia presentada durante la validación del material deberá ser notificada al Director de Inventarios.

1. Una vez finalizada la validación interna y emitidas las actas de control interno, el material deberá trasladarse al Área de Reciclaje en espera que la Dian lo inspeccione y autorice la salida de Zona Franca.

1. Cuando el material sea entregado a terceros previa inspección y autorización de la Dian, el Jefe de Seguridad debe asignar un guarda que asista toda la operación de cargue. El Coordinador de Gestión Ambiental deberá solicitar al Administrador de Despachos copia del formato Control de Cargue de Despachos Nacionales y al Jefe de Seguridad copia del formato “Orden para Salida de Materiales” SG-02/F01 Versión 1. según corresponda, para validar el material entregado.

1. DOCUMENTOS Soportes

1. Cada una de las áreas que participa activamente en la operación debe guardar en sus archivos internos los soportes correspondientes:

Inventarios: Acta interna original firmada, correos de aprobación, orden de trabajo despachada para el caso de DMR y soporte de salida del sistema con código de motivo.                                        

Gestión Ambiental: Acta interna original firmada (Actas de Muestras y Activos & Otros), certificado de disposición final (según aplique) y registro fotográfico (según aplique).                                         

Comercio Exterior: Acta original de Zona Franca, copia firmada del acta interna correspondiente, pases de salida y descargas e-franco                                        

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