Identificación de una problemática

Identificación de una problemática

Introducción:

El objetivo de esta evidencia de aprendizaje es que al analizar el caso de estudio presentado de la biblioteca pública se puedan observar y analizar la problemática que tienen los empleados en la manera de como realizan sus actividades, una vez definido el problema se determina las posibles soluciones.

Desarrollo:

En la biblioteca se presentan varios casos que afectan el correcto funcionamiento de la misma, por lo que no se puede brindar un servicio de calidad a la ciudadanía o usuarios que lo requieren.

• ¿Qué procesos ocurren o se llevan a cabo en la biblioteca?

Se realiza el registro de nuevos usuarios mediante un formato preimpreso y se asigna un numero de registro, con el cual sirve como identificación para poder hacer uso de consulta, préstamo y acceso a internet.

En la parte de consulta, el usuario debe de llenar un formato preimpreso (hoja de visita), realiza su consulta bibliográfica dentro de las instalaciones y al terminar registra su salida dentro de la misma hoja de visita, al parecer nadie vigila este proceso por lo que lo realiza solo el usuario.

En la parte de préstamo, el empleado de mostrador recibe la petición por parte del usuario, por lo cual debe solicitar su credencial de elector, verificar si ya tiene un adeudo, si tiene adeudo no presta el libro y solicita regrese el anterior, en caso de que no tenga adeudos, localiza el libro y solicita al usuario el llenado del formato de préstamo, lo sella y coloca la fecha límite de devolución, entrega el libro al usuario.

Para el acceso a internet el empleado de mostrador cobra el tiempo que será requerido el servicio por parte del usuario, habilita y le informa al usuario que computadora debe utilizar, monitorea el uso y si incurre en falta bloquea el equipo y le avisa al usuario, en caso contrario se mantiene al pendiente del tiempo restante.

• ¿Quiénes se encuentran involucrados en los procesos?

Los empleados de mostrador (Juan y Carlos) y el director de la biblioteca.

• ¿Qué información o datos son importantes en la organización?

Los datos que los usuarios proporcionan, ya que son datos sensibles, siendo estos: nombre completo, dirección, teléfono y numero del INE, estos datos deben de tratarse con responsabilidad y no dejarlos al acceso de todos los empleados. También podemos decir que las fecha en que se presta un libro, la fecha en la que se debe devolver y los días de retraso, para así evitar que se estén prestando más libros a ese usuario sin devolver el anterior.

• ¿Qué errores tienen los procesos definidos actualmente?

Al registro de nuevos usuarios, se llenan en hoja de registro, sus datos personales, debido al incremento de usuarios que hacen uso de la biblioteca, en varias ocasiones cuando un usuario solicita un préstamo no se consulta si ya cuenta con préstamo activo.

• ¿Qué problemas adicionales identificas en la organización?

Principalmente que todo se registra de manera manual en libros de registro, no se expide una credencial de identificación del usuario, no se valida la autenticidad de los datos proporcionados por el usuario al momento del registro.

• ¿Un sistema de información podría solucionar los problemas identificados? ¿Por qué?

Si, porque al realizar el alojamiento de los datos en BD, para poder consultarlos se realizará de manera más eficiente, al realizar el préstamo de libros, se pueden programar alertas enviadas a los empleados de mostrador para avisar cuando se debe de regresar un libro y estos a su vez poder ponerse en contacto con el usuario y recordarle la fecha.

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