La Administración Documental.

Teniendo en cuenta la temática del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental?

Respuesta: para mí la administración documental es una de las partes primordiales que se debe tener en la empresa debido que en cualquier momento se hace necesario revisar cualquier documento y es de suma importancia que la persona encargada del archivo se preocupe por tener todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los procesos administrativos de las empresas.

Y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas actualmente?

Respuesta: La información plasmada en los documentos existentes en la empresa que se encuentren bien almacenados ayudan y dan un parte de alivio para en el momento que sea necesario buscar cualquier archivo se haga de una manera eficaz y eficientemente lo cual diferenciaremos los antiguos de los actuales por su orden.

1. Mencione al menos 5 aspectos de la Ley 594 de 2000

Respuesta: archivo central, conservación de documentos, documento administrativo, copia autenticada y administración de archivos.

 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o conoce.

Respuesta: Archivo, archivista, archivo de gestión, archivo del orden departamental y código.

1. Brinde su opinión frente a los aportes de dos de sus compañeros

Respuesta: Mi opinión referente a los aportes de Mauricio Celis es q tanto el como yo concordamos en que la administración documental tiene plenamente mucho interés para una empresa debido a que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

 Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Respuesta: Yo voy hablar de una empresa que en si es una clínica odontológica.

Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: esta función es muy importante en esta empresa debido a ellos elaboran sus documentos en unos formatos con el logo y Nit. de la empresa para seguridad a su vez cuentan con sellos exclusivos de la clínica que los identifican y todo documento que se procese o reciba y salga de allí debe de contar con estas identificaciones o la firma de quien lo redacte.

Mantenimiento: puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual haya sido guardada la información. En la clínica se da que cada 6 meses se hace mantenimiento a los computadores y a los estantes donde se almacena los documentos observando que todo esté en orden o si hay algo defectuoso poder arreglarlo.

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