Recopilación y análisis de la información.

Recopilación y análisis de la información

En esta fase de recolección es donde realmente se lleva a cabo buena parte del proceso de investigación orientado al desarrollo del Benchmarking. En esta etapa es donde se debe llevar a cabo con el mayor detalle posible todo el proceso de recolección de información tanto de fuentes primarias visitas, entrevistas, encuestas; y  como secundarias bases de datos, reportes, publicaciones, estudios previos, centros especializados, entre otros.

Primero debemos identificar las áreas que debemos analizar y conocer, esto va a depender del producto o servicio que vamos a ofrecer y el mercado meta, lo cual nos ayudará a saber qué tipo de datos que debemos buscar y la forma de recogerlos.

Existen diversas técnicas de recopilación de datos, estás son:

• Entrevista telefónica: Esta forma de recopilación de datos es quizá la más fácil, puesto que te permite obtener mucha información en poco tiempo, utilizas pocos recursos y es fácil de realizar, pero la gente no suele confiar mucho en este tipo de entrevistas o no gasta tiempo en ello.
• Entrevista personal: Permite obtener una información más real, se pueden establecer relaciones pero requieren de más recursos y tiempo.
• Encuestas: Son métodos viables, consumen pocos recursos, la información es concreta y resumida pero en ocasiones se requiere que la información sea detallada y amplia, puede ser un buen tipo de recurso si la información que se necesita debe ser breve.
• Publicaciones/medios de comunicación: Son fáciles de identificar, el acceso al público es inmediata, existe gran variedad de recursos pero en ocasiones es costosa, muy trillada y consume tiempo y dinero.
• Investigación en archivos: permite conocer las tendencias que existen en el mercado meta, la accesibilidad a la información es rápida, no requiere de muchos recursos pero quizá la información sea muy variada o falten datos.

Una vez que se tiene la información requerida, se prosigue a organizarla y analizarla.

• Organización

La organización consiste en la clasificación y resumen de la información. En este paso se debe de filtrar los datos encontrados para deshacerse de lo que no servirá y quedarse con lo más importante para continuar con el análisis.

• Análisis

La fase de análisis es aquella donde la recolección de datos es completada y los principales hallazgos son debidamente identificados. Esta es la fase donde se debe esmerar todo el equipo interno de Benchmarking, liderados por su coordinador, para realizar todo el proceso de revisión de datos y análisis detallado para la toma de decisiones.

En esta fase se debe considerar lo siguiente:

• Determinar si todos los datos recolectados son comprensibles y útiles para el objetivo del trabajo.
• Ha de revisarse que información de la recolectada no aporta elementos clave al análisis, para así no perder tiempo en ella.
• Eliminar de entrada los datos innecesarios, inexactos o irrelevantes.
• Analizar el proceso en sus partes para valorar qué información determina las mejores prácticas objeto de análisis
• Organizar y reordenar los datos que evidencien diferencias. Utilizando un método de priorización que permita identificar cual de toda la información recolectada es información de mejor calidad, para así evitar destinar tiempo a analizar datos que tal vez no reporten datos muy confiables.
• Organizar la información de tal manera que sea fácil su lectura y análisis.
• Separe los datos en diferentes categorías o subgrupos, para poder identificar más fácilmente las variaciones o similitudes en el patrón de desempeño.
• Identificar patrones comunes, y eliminar datos de instituciones que considere deban ser revalorados o visitados nuevamente si existieran inconsistencias
• Convertir los datos a comunes denominadores para que pueda realizar comparaciones acertadas.
• Normalizar los datos a través del uso de escalas estandarizadas según variables de uso común para todas las organizaciones (edad, localización geográfica, rangos, entre otros.
• Comparar los resultados y proyectar el futuro desempeño. Este es el punto en que su organización puede empezar a observar los resultados del proceso realizado de Benchmarking. Lo que no es otra cosa que observar donde está Usted con posibilidades de mejorar y comparado con quién podría estar mucho mejor.

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